¿Qué es una Factura Electrónica?
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es
decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos
que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de
servicios.
Una factura electrónica es una factura que se expide y
recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura
electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura
electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en
papel.
Formatos de facturas electrónicas.
- Existen diversos formatos de facturas firmadas
electrónicamente: pdf, edifact, ubl-xml, FacturaE
- El formato admitido por las Administraciones Públicas (AAPP) es solamente el FacturaE,
concretamente las versiones 3.2. y 3.2.1.
Requisitos para emitir y recibir facturas.
Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones
Públicas tienen tres requisitos específicos:
- Estar
escritas en un lenguaje informático determinado (FacturaE 3.2 ó 3.2.1).
- Estar
firmadas electrónicamente.
- Indicar
el destinatario de la factura electrónica.
En cualquier
caso si no dispone del software necesario, puede utilizar el sistema que el
Ministerio de Industria, Energía y Turismo pone a disposición de los usuarios
para la generación de facturas en formato FacturaE 3.2/3.2.1 en el portal de
entrada de Facturas Electrónicas.
Es necesario disponer de un certificado electrónico para la
presentación de la factura y generalmente su utiliza el certificado digital de
la FNMT que dispone la empresa para acceder a cualquier plataforma electrónica.
Los Organismo destinatarios de las facturas electrónicas
están dados de alta y recogidos en el Directorio de Unidades en el portal de
entrada de Facturas Electrónicas-
Obligatoriedad en la emisión de facturas electrónicas a los
Organismos Públicos.
Desde el 15 de enero de 2015 la factura electrónica es
obligatoria en España para determinados sectores de actividad y los
intercambios entre las Administraciones Públicas y sus proveedores.
Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica
y creación del registro contable de facturas en el Sector Público es el marco
legal principal de este escenario.
Se estable la obligación de presentar facturas electrónicas
a:
- AAPP
Estatal
- AAPP
Autonómica
- AAPP
Local
- Organismos
autónomos.
- Universidades
Públicas
- Entidades
de derecho público.
- Órganos
constitucionales.
- Mutuas de
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
Con las siguientes excepciones:
- Las
entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados
dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
- Las
sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca
directa o indirectamente a una administración pública.
Si bien, los
proveedores del sector público estarán obligados al uso de la factura
electrónica en sus relaciones con la Administración. Las AAPP podrán excluir de
esta obligación a las facturas inferiores a 5.000 euros.
la Ley 25/2013 permite la opción de que los proveedores
puedan emitir facturas en papel de importe inferior a 5.000€ siempre y cuando
la entidad pública notifique formalmente esta posibilidad.
Presentación de facturas electrónicas a los Organismos
Públicos.
la Ley 25/2013, establece "la creación obligatoria para
cada una de las Administraciones Públicas, estatal, autonómica y local, de
puntos generales de entrada de facturas electrónicas (PGE).
De este modo habría un punto general de entrada de facturas
electrónicas por cada nivel administrativo, en total tres PGE, salvo que las
Comunidades Autónomas o las Entidades Locales, en aplicación del principio de
eficiencia, se adhieran al punto general de entrada de facturas electrónicas de
la Administración General del Estado (FACe).
Los requisitos para esta presentación son:
- Los
proveedores deberán conectarse con cada uno de los diferentes Puntos Generales
(PGE) de entrada de facturas electrónicas que cada Administración española de
cualquier nivel puede tener.
- Cada
Administración puede solicitar información adicional en sus facturas
electrónicas. En el caso de FACe es necesario informar obligatoriamente de los
códigos de Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora al que se
dirige. Las demás administraciones que no adheridas a FACe (nacionales,
autonómicas o municipales) podrán solicitar otros campos necesarios para su
gestión interna.(*)
- El
formato a utilizar debe ser "facturae" en alguna de sus versiones
(3.2.1, 3.2).
(*) Por ejemplo, para la generación de Facturas de Logística destinadas al Servicio Canario de Salud se recomienda seguir unas instrucciones específicas y la utilización de la extensión del estándar de facturae SCSExtension, por lo que no se puede utilizar un programa estándar de generación de facturas electrónicas.
Puntos Generales de entrada de facturas electrónicas (FACe,
PeFAC, otros).
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas de la
Administración General del Estado. Permite la remisión de facturas en formato
electrónico a aquellos organismos de las administraciones que acepten la
recepción de facturas en formato electrónico y que estén dadas de alta en el
sistema.
PeFAC es el Punto
General de Entrada de Facturas del Gobierno de Canarias, para el envío de las
facturas a los órganos y entidades integrantes del sector público autonómico
con presupuesto limitativo.
El Punto de entrada de las AAPP Canarias que no sean las
anteriores utilizan el FACe como punto de entrada. Actualmente existen 99
entidades adheridas a este PGE.
Y en tercer lugar,
Portales propios de las administraciones no adheridas al
FACEe y que han dearrollado su propio Punto General de Entrada de facturas
electrónicas.
Órganos Gestores y Unidades Tramitadoras.
El sistema acepta la recepción de facturas dirigidas a
distintos organismos, para ello se hace necesario indicar a que organismo debe
ir dirigida la factura.
Dicha indicación debe ir recogida dentro de la factura que
se remite. Toda factura debe ir dirigida a una oficina contable, a un órgano
gestor y a una unidad tramitadora.
Ejemplo del Anterior Ayuntamiento: Todas las facturas que
remita a esta administración (incluidas las que presente en papel), deberán
incluir la siguiente codificación (Códigos DIR3):
- Código de Entidad L01380309
- Órgano de tramitación L01380309
- Oficina contable L01380309
- La Unidad
Tramitadora es la que tiene atribuida la función de contabilidad en el
organismo y que también son competentes para la gestión del registro contable
de facturas.
- El Órgano
gestor es el centro directivo, delegación, subdelegación territorial u
organismo de la Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad
Local a que corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de
gasto.
- La
Oficina contable en el organo administrativo al que corresponda la tramitación
de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación.
Los organismos que están dados de alta están recogidos en el
Directorio de Unidades y dicho directorio es accesible desde la página principal del
portal de proveedores del FACe.
Las unidades de los organismos de la Comunidad Autónoma Canaria no están
disponibles en su punto de entrada.
Una misma oficina contable puede tener diferentes órganos
gestores, como podemos ver en el siguiente ejemplo
Generación, presentación y seguimiento de las FacturaE.
Generación: Existen multitud de sistemas de gestión
económica que permiten la generación de facturas en formato facturae
3.2./3.2.1.
En cualquier caso si no dispone del software necesario,
puede utilizar el sistema que el Ministerio de Industria, Energía y Turismo pone a disposición de los proveedores para la generación
de facturas en formato FacturaE 3.2/3.2.1 en el portal FacturaE y para la generación de facturas a presentar en el PeFAC en este enlace (PeFAC)
Presentación: Acceda al Portal de Acceeso y remita sus
facturas electrónicas generadas por un programa en formato 3.2 o 3.2.1
Cuando se presenta la factura en el portal, el sistema
devuelve un justificante con un código de registro administrativo de la
presentación de la factura.
Consulta de Facturas presentadas: El portal le permite la
consulta del estado de la tramitación de las facturas remitidas. La consulta
puede realizarse o mediante certificado electrónico o mediante la introducción
de una serie de conceptos relativos a la factura que se desea consultar.
Las entidades públicas deberán informar de los siguientes
estados de facturas:
- Registrada
- Registrada
en RCF (Registro Central de Facturas)
- Contabilizada
(la obligación ya está reconocida)
- Pagada
- Rechazada
- Anulada.
Anulación de facturas:
Si el proveedor detecta que la factura remitida es incorrecta puede
solicitar la anulación de la factura.
La factura quedará en estado de “solicitud de anulación”, en
este estado es el órgano tramitador del organismo el que debe anular la factura
a partir de la solicitud de anulación del proveedor.
Almacenamiento de facturas:
El portal de facturas electrónicas NO es un almacén de facturas para
proveedores, el sistema permite el envío de facturas a los distintos organismos
adheridos, la anulación de facturas y la consulta del estado de las mismas,
pero en ningún caso permite a los proveedores visualizar el original de la
factura ni su descarga.
Presentación a Empresas y a usuarios o consumidores.
Es interesante conocer también las posibilidades de
presentación facturas electrónicas a otras empresas o consumidores finales.
Obligatoriedad en el sector privado.
Las empresas de determinados sectores estarán obligadas a
expedir y remitir facturas electrónicas a particulares o empresas que se lo
soliciten, según la Ley 25/2013,
Sectores obligados:
- Financiero (Banca, Seguros, Planes de Pensiones...)
- Energético (compañías de aguas, gas y eléctricas)
- Telecomunicaciones
- Agencias de viajes
- Servicios de transporte de pasajeros
- Comercio al por menor
Requisitos de cualquier factura emitida.
Independientemente del medio de expedición de la factura,
sea electrónica o en papel, debe garantizar los siguientes requisitos desde su
expedición y durante todo el periodo de conservación:
A.- Consentimiento.
Pero, ¿puedo obligar a mi cliente a aceptar una factura
electrónica?
No, el destinatario debe dar su consentimiento para que se
le puedan enviar facturas electrónicas. Y dicho consentimiento del receptor de
la factura depende del tipo de receptor:
- En
general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que
puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito
cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento
para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el
pago de ésta.
- Sin
embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del
receptor tiene que ser expreso (artículo 63.3 de la Ley por la que se modifica
el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y
Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto
Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre). No obstante, el consentimiento expreso
no tiene por qué ser específico. Esto significa que la recepción de facturas
electrónicas puede ser una condición más del contrato que firme con un
proveedor. Por tanto, el receptor aceptará recibir facturas electrónicas cuando
contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer
con detenimiento las cláusulas de los contratos porque la recepción de facturas
electrónicas puede ser una de ellas.
B.- Legibilidad
La legibilidad significa que la factura electrónica pueda
ser leída por humanos.
No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo
facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas
ofimáticos (como los procesadores de texto).
C.- Autenticidad del origen de la factura
Significa que se tiene que garantizar la identidad del
proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del
emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
D.- Integridad del contenido de la factura
Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la
factura no ha sido modificado.
Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma
electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.
¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la
integridad del contenido de una factura electrónica?
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de
una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos
que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que
permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria
conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que
la misma documenta.
No obstante, para el caso particular de la factura
electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos
que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del
contenido. Estos son:
- Mediante firma electrónica.
- Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
- Mediante medios validados por la Agencia Estatal de
Administración Tributaria (AEAT).
¿Es admisible como factura electrónica un PDF enviado por
correo-e, sin firma electrónica?
Lo será, como cualquier otro sistema adoptado, en la medida
en que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una
pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la
entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro
modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura.
Pero si generamos la factura en PDF y la firmamos electrónicamente, estaremos cumpliendo con los principios de autenticidad e integridad.
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