La importancia de las copias de seguridad

Le recordamos la importancia de realizar copias de seguridad, y que, periódicamente junto con sus informáticos verifiquen la integridad; ya que protege los datos ante las pérdidas producidas por virus (como el cryptolocker), ataque de hackers, borrados involuntarios, caídas de tensión, etc.

 Las copias de seguridad son una copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en casos de su pérdida.

Recomendaciones

En caso de no tener una política de copias de seguridad coordinada por sus responsables informáticos, desde Canarlab se recomienda seguir el siguiente plan de mantenimiento:

Periodicidad:

• Mínima: una copia completa semanal.
• Recomendado: una copia completa diaria.

 Histórico: es recomendable mantener un histórico de copias de seguridad, como mínimo:

• Semanal: guarde una copia completa de las 5 últimas semanas.
• Mensual: guarde una copia completa de los 12 últimos meses.

Anual: guarde una copia completa de los 5 últimos años

La copia de seguridad de los datos de  SQL se ha de realizar a través de la consola de Microsoft SQL

RECUERDE: El fin último de un sistema de copias remotas es la posibilidad de recuperar la información en caso de desastre: incendio, inundación, etc. con la mayor celeridad posible. La inversión en copias de seguridad es infinitamente menor que afrontar la pérdida irreversible de información vital para su negocio y el de sus clientes.

Con el sistema de Copias Remotas de Canarlab, Vd. mismo puede recuperar la última copia de sus datos a través de Internet, de una forma fácil y sencilla.

La importancia de actualizar el Navegador

El navegador de Internet, sea cual sea el que se use, sigue siendo el principal vehículo del internauta para acceder a la Red a diario. 

Mantenerlo actualizado es importante para evitar vulnerabilidades de versiones antiguas. Cabe destacar que el 23 % de los usuarios de Internet utilizan versiones antiguas y obsoletas de los navegadores web

Existen varias razones por las que es importante actualizar el navegador con cierta periodicidad. 

Entre los navegadores obsoletos más utilizados por los usuarios se encuentra Internet Explorer en sus versiones 6, 7, 8 y 9. Como es el navegador por defecto del sistema operativo Windows y en el XP, muchos usuarios consideran, de forma errónea, que es suficiente esa versión para su navegación habitual. 

A este respecto, hay que puntualizar que la mayoría de los ataques informáticos que se realizan provienen de páginas web que explotan las vulnerabilidades existentes en navegadores y extensiones que no se han actualizado de forma debida, por lo que los riesgos de seguridad y amenazas se multiplican de forma exponencial. 

Los navegadores web, al igual que el resto de aplicaciones, nunca son 100% seguros, ya que en ocasiones presentan diversos defectos que los delincuentes aprovechan para acceder a información personal del usuario. Es, por tanto, de vital importancia tener instalada la última versión del navegador, si se quiere minimizar tanto el riesgo de ataques hacia el equipo como la apropiación de la información más sensible. 

Comprueba si el navegador está actualizado 

Los usuarios pueden comprobar si su navegador está actualizado mediante el acceso a esta información desde la barra de menú. 

• En Internet Explorer es necesario acceder al sistema de actualizaciones de Microsoft para conocer si hay alguna versión pendiente del navegador. 
• En Opera, en el menú "Ayuda" existe una opción denominada "Comprobar actualizaciones".
• En Firefox, en el menú "Ayuda" la opción se denomina "Buscar actualizaciones". 
• En Google Chrome esta comunicación está accesible desde la opción de menú "Información de Google Chrome".

También las extensiones 

No solo es importante mantener actualizado el navegador, sino también el resto de aplicaciones y extensiones asociadas al mismo; es decir, disponer de las últimas versiones de plugins propietarios que permiten disfrutar de tecnologías multimedia como Adobe Flash, Java o Microsoft Silverlight. 

Estas tecnologías, sino se renuevan, también pueden suponer un problema de seguridad, ya que pueden ser empleadas como puerta de entrada al sistema operativo y a los datos personales almacenados, incluidos los de acceso a la banca electrónica o a diferentes plataformas on line. 

Además, la rapidez a la hora de actualizar también es importante. La mayoría de los usuarios necesitan más de un mes para poner al día la versión más reciente. Este tiempo puede ser aprovechado por criminales para utilizar las vulnerabilidades encontradas en versiones anteriores del navegador. 

Mayor rapidez 

Otra de las principales ventajas de tener un navegador actualizado es la rapidez de carga de una página web. Los últimos motores incorporados en las principales aplicaciones muestran estos sitios de forma más veloz que las versiones antiguas. Además, las actualizadas cuentan con las últimas novedades tecnológicas, de modo que los usuarios pueden navegar por cualquier página sin sufrir problemas de carga o incompatibilidades con las tecnologías más avanzadas que emplee. 

Redes sociales como Facebook o servicios en línea de Google como Gmail utilizan tecnologías que no son compatibles con navegadores como Internet Explorer 6,7,8 o 9. 

De esta forma, los usuarios que dispongan de un navegador obsoleto no pueden usar todas las funciones disponibles en estas plataformas. 

Además, los desarrolladores web también están interesados en que los usuarios tengan un navegador con la última versión, ya que les permite emplear nuevas tecnologías y estándares web como HTML5 y CSS3. 

Por eso, existen iniciativas como Brower-Update para insertar un código en una página web y avisar al usuario si su navegador no está actualizado. 

Actualizaciones automáticas 

Las actuales versiones de los principales navegadores web como Internet Explorer, Google Chrome o Firefox, cuentan con un sistema de actualización automática de la aplicación; es decir, el sistema posee un gestor que permite descargar e instalar de forma automática una nueva versión del navegador en segundo plano. 

Sin embargo, para que esta actualización sea efectiva, es necesario reiniciar el navegador. Google Chrome realiza esta acción, pero nunca advierte al usuario que debe volver a ejecutar la aplicación, mientras que Firefox avisa mediante una notificación si pasan más de 24 horas sin reiniciar el navegador.

Fuente: 20 Minutos

Consulta el Blog sobre configuración de los Navegadores para la Administración

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Las apps en los hoteles

En un entorno donde el móvil lo tenemos siempre en línea y consultamos cualquier incidencia o novedad en el mismo, se plantea si es verdaderamente útil en el entorno hotelero.

El móvil es un elemento esencial del engranaje personal e interactuando con el hotel a través de él, el cliente puede tener la impresión de que el hotel está relacionándose con él en su 'lenguaje', lo que contribuye a mejorar la calidad percibida del servicio que están recibiendo.

Una de las razones más convincentes para crear una App propia para el hotel, es que puedes aprovechar todas las funciones del teléfono, como la geolocalización, para mantener al cliente informado de los servicios existentes en su entorno más cercano, “si quieres poder seguir el movimiento de tus clientes en el hotel para ofrecerles ese tipo de servicio personalizado, la única manera es a través de una App”.

Asimismo utilizando la App puedes enviar notificaciones a tus clientes, quizás ofreciéndoles un descuento en el servicio de habitaciones o anunciándoles un gran evento que va a tener lugar en el establecimiento. De este modo el cliente se entera inmediatamente y tiene más oportunidades de aprovecharse de ofertas promocionales en las que puede estar interesado.

A través de la App el cliente puede realizar reservas en los servicios ofertados por el propio hotel e incluso acceder a la sección de comercio electrónico para adquirir productos o servicios y pagar desde su móvil.

En el  mismo momento en que se realiza el check-in, y mediante un código QR, podemos favorecer la instalación de la App en el móvil del cliente y dejar de entregarle los frecuentes planos de las instalaciones y las instrucciones sobre los servicios del hotel. En la App el cliente encontrará toda la información que deseamos suministrar al cliente.

El 85% de los usuarios de móvil prefiere una App en su móvil, antes que una aplicación web. Por ello, y aunque existe la necesidad obvia de asegurarse de que la aplicación sea fiable, funcional y fácil de utilizar, podemos asegurar que “si tienes una App bien diseñada, puedes estar seguro de que captarás la atención de tu cliente”.

Por todo ello se prevé que llegará un momento en que las aplicaciones móviles dejarán de ser sólo una opción para los hoteles. La tecnología permite a los usuarios disfrutar de una experiencia mucho más personalizada y eficiente del establecimiento, y al mismo tiempo el hotel puede utilizar esa App de manera efectiva para incrementar las ventas adicionales de cualquiera de sus servicios, desde el entretenimiento a los snacks de última hora.

Y cuando el cliente deja el hotel y se va a casa, la App sigue instalada en su móvil, por lo que podemos seguir enviándole notificaciones sobre ofertas. Sin perder de vista la utilidad de provocar rellenar formularios de satisfacción desde su móvil y responderles directamente a su terminal de trabajo .... su omnipresente móvil.

Siendo esta herramienta muy diversa, no hay que tener reparos en disponer de una App propia para el Hotel desarrollada por la propia cadena y otra App para el check-in y los servicios ofertados in situ que requieren una adaptación inmediata del contenido de la misma sin depender de los servicios internos de la cadena.

Canarlab dispone de herramientas para crear su App con el apoyo de especialistas que le desarrollarán la App para su hotel y que mantienen su contenido de forma inmediata..

Puede descargarse como ejemplo una de estas App

 ( Hotel Barcarola u Hotel Sant Pol )

Contacta con nosotros en este enlace

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Fuentes: Vivi Hinojosa (Hosteltur) .  App: Creadas por Reskyt

La paradoja del Tiempo

Una de las quejas más frecuentes entre los profesionales es la siguiente: “No tengo tiempo”. Esto es rigurosamente falso, puesto que todas las personas disponen exactamente de 24 horas cada día. La cuestión es saber administrar bien este recurso.

Muchos departamentos de Recursos Humanos tienen la necesidad de controlar el horario que realizan los trabajadores de la compañía. 

La principal duda que les surge es si solamente desean controlar la presencia del trabajador, es decir, su hora de entrada y salida y que cumplan las ocho horas reglamentarias de su puesto de trabajo, o bien, profundizar de alguna manera en el control horario del personal, gestionando su tiempo, haciendo partícipes a los mandos intermedios, que al fin y al cabo, son los que más trato directo tienen con su personal.

Realizar una gestión del tiempo efectiva, nos permitirá conocer las horas productivas que el trabajador realiza en su puesto de trabajo, valorarlas y saber si efectivamente es rentable en las funciones que desempeña.  Nos permitirá evaluar su puesto, promocionarlo, pagarle incentivos por su trabajo, etc. Por ejemplo, en las Administraciones Públicas es obligatorio realizar una jornada laboral de 37,5 horas semanales, lo que obliga de alguna manera a los funcionarios encargados de llevar el control horario de la plantilla, a poner un sistema de control de presencia eficaz y de fácil uso.

Por otro lado, el Real Decreto Ley 16/2013 de 20 diciembre sobre Medidas para Favorecer La Contratación Estable y Mejorar La Empleabilidad de los Trabajadores obligó a todas las empresas registro de  horas en contratos de trabajo a Tiempo Parcial.

La jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. 

Se entiende por ello la obligación del empresario de: 

• Disponer de un registro de la jornada diaria que cada trabajador realiza
• Totalizar la jornada efectuada por cada trabajador en función del periodo que se toma en cuenta para el abono de las retribuciones
• Hacer entrega a cada trabajador de copia del resumen elaborado con esa periodicidad. 

Sin un sistema de Control de Presencia y Gestión del Tiempo eficaz, cumplir con esta obligación puede ser un verdadero quebradero de cabeza e incurrir en errores con mayor facilidad.

En Canarlab y en Wolters Kluwer, entendemos todas estas necesidades y ponemos a vuestro servicio nuestro producto a3Equipo - Gestión del Tiempo, así como especialistas que le ayudaran en la implantación y puesta en marcha del sistema. Más información en el siguiente enlace: http://www.canarlab.es/soluciones_RRHH_gestion-tiempo.php

Marcos Torres
Director Comercial

Facturar con Excel vs FacturaGo

Cualquier versión actualizada de Excel dispone de plantillas de facturas. 

Aunque llevar la facturación con Excel tiene un inconveniente: resulta muy complejo.

Dejemoslo claro desde un principio, para evitar malentendidos: Excel es probablemente el programa más poderoso y polivalente con el que una empresa puede contar. ¿Quién se atreve a negar la evidencia?

Cualquiera que se haya asomado al abismo de la hoja de cálculo sabe de lo que hablo. Y es que con Excel pasa como con las grandes urbes: nunca te las acabas aunque lleves semanas pateándolas. Siempre, en cualquier esquina, te esperará una sorpresa.

La diferencia es que con Excel no todas las sorpresas son gratas, especialmente cuando a uno le aparecen los clásicos códigos de error y terror: #¡VALOR! “, “#¡DIV/0!”, “#¡NULO!”…

Por lo que convendría rebajar esta retórica entusiasta para un programa que fue pensado, fundamentalmente, para hacer cálculos. Así que al grano......

Hacer facturas con plantillas de Excel

Decíamos que Excel es un programa polivalente. Y es que sirve para todo. Hasta para la facturación.

Cualquier versión actualizada de Excel dispone de plantillas de facturas. Se trata de una opción cómoda y rápida para emprendedores que no quieren perder el tiempo con una tarea tan poco edificante como imprescindible.

Sólo has de seleccionar la plantilla que más te convenza y rellenar los campos correspondientes. Las plantillas de factura de Excel cumplen con todos los contenidos de la normativa de facturación, por lo que no deberías quebrarte la cabeza pensando en el “¿Me habré dejado algo?”. Al menos en un principio.

Desventajas de Excel para hacer facturas

Trabajar con Excel tiene un gran inconveniente: se trata de un programa complejo que está al alcance de todo el mundo. Cualquiera puede abrir una hoja de Excel y ponerse a escribir, aunque no tenga ni idea.

Hacer facturas con Excel no es tan dramático, pero aun así convendría no subestimar el programa. Aparte de la complejidad inherente, Excel presenta otros inconvenientes para hacer facturas. 

Aquí van las principales:

• La serie numérica has de controlarla manualmente.
• Al hilo de lo anterior: Excel no recuerda clientes, facturas pasadas, productos o servicios e impuestos.
• Las plantillas de factura no están al día de las modificaciones en la normativa de facturación, por lo que has de estar atento. Y bastante, pues estos cambios no suelen salir en primera plana de los periódicos ni abren los telediarios.
• Las plantillas de factura de Excel tienen un diseño muy limitado y poco manejable.
• La organización de las facturas no es de lo más óptimo. Más bien es de lo más molesto. No queda otra que abrir una carpeta, ya sea por cliente y año de facturación, e ir almacenando ahí las facturas. 

No es muy práctico, pero es lo que hay.......

En resumen: facturar con Excel consume más tiempo y es más trabajoso. Nadie duda de las excelencias de este programa de cálculo para lo que es su cometido principal, por el que se creó, pero cuando toca llevar una facturación ordenada y racional, Excel no resulta la opción más ejemplar.

Las cinco desventajas citadas dejan de serlo con un programa de facturación, que para eso está diseñado: para automatizar tareas, agilizar la gestión de las facturas y ahorrarte tiempo y trabajo.

Envío de datos a tu asesor

El siguiente problema reside en enviar los datos del programa de facturación al programa contable del asesor para tener ambos los datos contables al día.

Existe actualmente un programa de facturación en "la nube" que permite que los datos de las facturas emitidas y recibidas, así como los cobros y pagos de las mismas se enlacen directamente desde el programa del autónomo a la contabilidad del asesor.

Por otro lado, los asientos de gastos que contabiliza el asesor en su sistema contable se reflejan de forma automática en el cuadro de gastos de la facturación del autónomo.

Más información de este programa en www.facturago.es  

Ficheros electronicos con libros mercantiles

Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.

Esta Instrucción clarifica, finalmente, algunos aspectos  de la legalización de libros telemática, procurando que el tránsito desde el anterior sistema al vigente sea lo más flexible y sencillo posible, tanto para los empresarios obligados como para los registradores mercantiles responsables de su gestión y para ello se dictan una serie de instrucciones que resumimos a continuación. 

Primera. Medidas generales de seguridad en el tratamiento de los ficheros electrónicos de libros presentados telemáticamente a su legalización.

• Los ficheros serán objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización
• En caso de que se haya calificado la presentación como defectuosa y no haya sido objeto de subsanación, cuando caduque el asiento de presentación.

Segunda. Seguridad de los ficheros correspondientes a los libros remitidos sin cifrar.

• El registrador mercantil es responsable de los ficheros generados para la legalización y debe adoptar las medidas necesarias, de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal con grado de seguridad medio como mínimo y preservar el secreto de los citados ficheros mientras permanezcan en su poder.
• A los efectos de lo establecido en el Art.327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el empresario interesado, persona individual o jurídica deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalización.

Tercera. Opción de cifrado de los ficheros por el sistema de cifrado de clave simétrica.

El empresario, por razones de mayor confidencialidad y de seguridad de los archivos, podrá optar por no remitir en abierto los ficheros de la legalización, para ello podrá utilizar sobre cada fichero que desee encriptar algunos de los siguientes algoritmos de cifrado:

• El algoritmo 3DES (tripleDES) con longitud de clave de 168 bits.
• El algoritmo AES (Rijndael) con longitudes de clave de 128, 192 o 256 bits.

A estos efectos, se pondrá a disposición de los interesados, para su uso gratuito en la web registradores.org, el aplicativo que permite la encriptación de los ficheros y la generación de la clave secreta que el interesado debe custodiar.

Cuarta. Actuaciones de las entidades prestadoras de servicios de certificación como tercero de confianza.
Para presentar los ficheros cifrados se podrá utilizar si lo desea el sistema de cifrado con doble clave, pública y privada que pongan a disposición de los usuarios las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida y actuando éstas como tercero de confianza.

Quinta. Libros Legalizados en blanco que contengan asientos relativos a ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013.
Los libros legalizados en blanco (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de otra índole), que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no más tarde del día 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización.

Sexta. Presentación en el Registro Mercantil.
La legalización de los libros de la sociedad en los términos previstos en esta Instrucción podrá realizarse de manera conjunta, de todos los libros en un mismo acto o por separado, pudiendo cifrarse todos o sólo alguno de aquéllos.

Fuente: Wolters Kluwer España. 

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