Los nuevos gestores de contenido, una garantía de seguridad

Cada usuario tiene un perfil personalizado y puede escoger cómo y con quién comparte la documentación.

La seguridad es uno de los factores clave a la hora escoger de qué manera compartimos la información entre los empleados de la empresa y nuestros clientes. Demasiada permeabilidad puede poner en riesgo la confidencialidad de documentos de determinados usuarios o información privada de la propia empresa. Pero un fácil acceso a la información no siempre está reñido con una disminución de la seguridad. La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar.

Los nuevos gestores proponen un sistema de perfiles personalizados que restringen el acceso a la información según el usuario, aumentando así la confidencialidad de algunos documentos. Un seguro para los clientes, usuarios también de los gestores, en un entorno cada vez más colaborativo. Cada usuario decide con quién comparte la información, escogiendo los contactos y asignando categorías a los mensajes. También se puede editar la visibilidad de los documentos. 

Se facilita así que los clientes trabajen a través del cloud sin riesgos para la seguridad de la información, en un entorno de total confidencialidad y respetando al 100% la normativa de protección de datos.

La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar

Pero hay más ventajas. Cuando la información está almacenada en un ordenador, la seguridad se ciñe a él, con los inconvenientes que esto produce. Tanto es así que se calcula que el 51% de las organizaciones no puede recuperar datos después de un fallo del disco duro. Un riesgo que disminuye de manera considerable con el uso de los software asociados a la nube. 

Con los nuevos gestores de contenido, la información está siempre disponible ya que se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo electrónico, evitando así que un fallo técnico concreto acabe con los documentos. Y para más seguridad, también hacen backups automáticos, actualizando la información almacenada, sin riesgos de pérdidas o deterioros. Una serie de elementos a tener en cuenta, si lo que se tiene entre manos es información clave para el funcionamiento de una organización.

La gestión documental compartida, la manera más eficaz de relacionarse con el cliente

Los nuevos programas de software permiten a empresa y cliente trabajar sobre un mismo documento, ahorrando tiempo y ganando productividad.

La nube o cloud, su nombre en inglés, ha revolucionado la manera como organizamos y gestionamos nuestros documentos. Y no es para menos. La idea de poder acceder a servidores con todos nuestros archivos desde cualquier conexión a Internet y en cualquier momento, no tiene más que ventajas. Y las empresas no han querido quedarse al margen. La gestión documental en las asesorías y despachos comerciales se está transformando y no solo a nivel práctico, con el acceso ágil a los documentos, sino también a nivel organizativo, estableciendo unos modelos de trabajo más colaborativos y flexibles.

La gestión documental compartida favorece el flujo de trabajo o workflow de los documentos. No es solo una nueva manera de almacenar la información, sino una ayuda para que los usuarios la clasifiquen, jerarquicen y decidan con quién compartirla. De esta manera, dos o más personas pueden trabajar sobre un mismo documento o sobre los mismos datos de manera colaborativa, ahorrando tiempo y energía y sin las limitaciones propias, por ejemplo, del correo electrónico. Este rápido intercambio de información mejora la gestión del conocimiento dentro de la empresa cosa que ayuda a los diferentes departamentos a trabajar de manera cooperativa y, a su vez, facilita la movilidad del personal dentro de la empresa.

El cloud computing permite además una mejor integración del trabajo durante los viajes de los empleados

Los beneficios de la gestión documental van más allá y están cambiando también la manera como los despachos se relacionan con los clientes, que también tienen acceso a los flujos de información. Los nuevos software permiten a los clientes formar parte del proceso, accediendo a los documentos, revisándolos de manera rápida y añadiendo su feedback, agilizando una vez más el proceso y ahorrando enormes cantidades de tiempo. 

Y aún hay más. Las aplicaciones asociadas a estos nuevos software hacen que la relación entre empresa y cliente sea más rápida e inmediata si cabe, ya que ambos pueden acceder a la documentación desde cualquier dispositivo electrónico. La interacción casi simultánea evita hacer trabajo innecesario y saca el máximo rendimiento del trabajo colaborativo. Las nuevas aplicaciones, además, mantienen la seguridad documental ya que conservan los perfiles que cada usuario tenga configurados.

El cloud computing permite además una mejor integración del trabajo durante los viajes de los empleados o cuando teletrabajan ya que el acceso al material y a los documentos es el mismo desde cualquier terminal. La empresa tiene así mayor flexibilidad organizativa y de adaptación a las necesidades del flujo de trabajo.

La gestión documental compartida abre así un sinfín de posibilidades a las empresas, que ven como su día a día se va alterando en pro de la productividad, agilizando los procesos y ahorrando tiempo.

Facturas proforma

No tienen la validez de las facturas ordinarias pero este tipo de documentos también cumple importantes funciones. Se trata de una especie de borrador que permite a las compañías informar a sus clientes de los detalles de la operación que están a punto de cerrar.

Finanzas y contabilidad

Son similares a las facturas convencionales que se elaboran una vez se ha cerrado y completado una transacción, es decir, las que se entregan cuando se ha entregado el producto o prestado el servicio y el cliente ha satisfecho el pago correspondiente, pero cumplen una función diferente. 

Las facturas proforma comparten muchas características con las ordinarias pero, al contrario que estas, no tienen validez fiscal ni contable. Empresas y profesionales autónomos las utilizan principalmente para informar a sus clientes sobre los detalles de una operación que se encuentra en desarrollo, pero también son una pieza importante en el proceso de exportación de mercancías.

Características

•Son muchos los modelos de este tipo de documento que se pueden encontrar por internet y aún más las opciones para diseñarlos de forma personalizada. Lo más importante es que debe mostrar claramente y de forma bien visible las palabras factura proforma, habitualmente en el encabezado para diferenciarlas fácilmente de las facturas ordinarias.

•El resto de datos e información que deben constar en ellas son similares a los de las facturas comunes. Así, tienen que reflejar la fecha, los datos del vendedor y el cliente, los productos o servicios comercializados, así como sus precios detallados, el importe total de la transacción y los impuestos aplicables a la misma. Se pueden añadir también otros datos como el precio del transporte o los seguros pertinentes.

•Además, hay que tener en cuenta que las facturas proforma no siguen la misma numeración que las que tienen validez contable, por lo que es necesario establecer una nueva específica para ellas (aunque también se puede optar por no numerarlas).

•Puesto que no tienen validez oficial, estos documentos pueden ir modificándose según se desarrollen las negociaciones con el cliente, algo que no es posible con la versión definitiva.

Usos

•La principal utilidad de este tipo de facturas es funcionar como una especie de borrador de la factura definitiva. Así, pueden servir como si fueran un presupuesto u oferta comercial para un cliente cuando existe un cierto compromiso de cerrar un trato. Dado que no pueden emplearse como justificante de pago, estos documentos se elaboran principalmente para desempeñar una función informativa.

•Su otra gran misión es la de declarar el valor de la mercancía en las aduanas cuando se realiza una exportación, por lo que son un documento habitual y necesario en el comercio internacional. Así, sirven para justificar los gastos que se pretenden deducir, los cuales deben estar perfectamente especificados en la factura (por ejemplo, las facturas proforma son fundamentales cuando se envían muestras sin valor comercial).

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Canarlab presentó sus proyectos de gestión para pymes y autónomos

Santa Cruz de Tenerife, 14 de junio de 2016

En el transcurso de la Jornada Iniciativas Pyme-Tiempo de Crecer que se celebró hoy en la capital tinerfeña

La gestión de los modelos de negocio, las proyecciones económicas, el trabajo previo a la formación de una pyme o un plan de financiación, son algunos de los muchos aspectos que fueron tratados en la Jornada Iniciativa Pyme-Tiempo de Crecer que se ha celebrado hoy en  Santa Cruz de Tenerife. 

Ha sido una jornada profesional que pretendía facilitar datos, ideas, programas y productos que ayuden a las pymes y autónomos a la formación y financiación  con las perspectivas de crecer y ampliar sus proyectos de trabajo y gestión, para lo cual ‘Iniciativa Pymes’ se ha configurado como un programa en el que participaron diversas entidades y profesionales de diferentes sectores financieros y empresariales  que desarrollaron en sus intervenciones las nuevas perspectivas de negocio, sea cual fuere el sector o formato.

En el transcurso de la jornada de trabajo, los primeros ponentes, Miguel Ángel Robles, director general de Interban Network, y Víctor Saavedra, director de Auditoría Interna & Control Financiero y profesor de la Escuela Superior de Estudios Técnicos de Canarias (ESETEC) comenzaron por explicar las necesidades básicas para que el negocio sea real, efectivo y rentable. La vida de un proyecto debe comenzar con el análisis del proyecto, el volumen de rentabilidad, la financiación, la capacidad de deuda y de recursos con todas sus alternativas, teniendo en cuenta todos los cambios y las alternativas que en materia económicas van a llegar progresivamente a nuestros mercados.

La ‘Flexibilidad y optimización de recursos económicos’, fue el tema desarrollado por Luis San Juan, gerente de marketing de Northgate, que quiso transmitir la últimas tendencias y novedades, pero con especialidad énfasis en cómo adaptarse a las nuevas formas del mercado, con ajustes para no endeudarse más de lo necesario, ser flexibles en nuestros servicios y nivelar gastos con ingresos, sin invertir o asumir gastos que se pueden externalizar. Ser realistas en lo que necesitamos y adaptarnos a ello.

‘La Pyme ya es móvil’, fue el tema difundido por Xavier Ciaurriz, director comercial Mass Market de Wolters Kluwer, quien hizo un balance y una exposición actualizada de cómo las conexiones y las aplicaciones móviles son todo el futuro de negocio. Hizo referencia a las aplicaciones, software y servicios que hacen que la gestión sea efectiva, real e inmediata y sin grandes infraestructuras: El móvil o la tablet será tu oficina y desde ahí tendrás todo el control de tu negocio. Canarlab, como partner, es en Canarias quien ofrece este tipo de servicios y quien facilita esa gestión en las islas.

‘Evolucione: crecer para llegar a donde nadie ha llegado’, con la intervención de José Miguel Álvarez, director de sucursal Canarias de Crédito y Caución, explicó cómo trabajar, vender, negociar, pero también innovar para ir a mas, para conseguir más posicionamiento en el mercado y en nuestros sectores de negocio.

 

Canarlab, como entidad partner de Wolters Kluwer encargado del desarrollo de todo el programa de trabajo, invitó a  Ricardo Alayón, director financiero del Grupo Fred Olsen, que disertó sobre la ‘Financiación de la inversión’ desde las perspectivas tradicionales y las nuevas alternativas. Mientras que José Merlo, vocal del Patronato y delegado de finanzas de la Fundación Seur, que habló sobre la ‘Tesorería en equilibrio’ o cómo garantizar que una organización disponga de recursos para el crecimiento.

La última  parte del programa estuvo dedicado a desarrollar la idea y realidad de que las personas son el verdadero valor diferencial del negocio y en el foro final los asistentes realizaron cuestiones que en cada uno de los apartados y, poniendo algunos su empresa como ejemplo, vieron cómo se podían aplicar algunos de  los programas y software que a lo largo de la mañana fueron presentados.---

¿Lleva su empresa un registro de jornada diaria?

Todas las empresas deberán instaurar sistemas para registrar la jornada y aplicarlo a todos los trabajadores. 

Así lo ha manifestado la Audiencia Nacional en una reciente sentencia que tiene una especial repercusión por la carga (costes labores y de gestión) impuesta a las empresas.

Lo que dice la Audiencia Nacional

La Audiencia Nacional considera en dos sentencias, de fechas 4/12/2015 y 19/2/2016,  que la obligación de registro de la jornada de cada trabajador que establece el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores (ET) "a efectos del cómputo de horas extraordinarias" se extiende a todos los casos y no queda condicionada a la realización efectiva de horas extras. 

Registro diario de jornada

Es un registro diario de jornada, del que posteriormente se podrá inferir y controlar la efectiva superación de la jornada ordinaria. Se produce de esta manera un doble control o fiscalización: 

a) Por los trabajadores a título individual y personal porque la empresa tiene la obligación de entregar mensualmente los correspondientes resúmenes derivados de los registros diarios a cada trabajador

b) Por parte de la representación legal de los trabajadores que en ejercicio de sus facultades de información y control tiene derecho a recibir copia de los registros diarios de jornada previstos en el artículo 35.5 ET.

Atención. El registro diario de jornada debe existir en todas la empresas de forma obligatorio independientemente de su actividad o tamaño, ya sea a través de medios mecánicos o bien manuales, reflejándose, día a día y de forma individual por cada trabajador, la jornada diaria realizada.

Gestione el personal presente y ausente en su empresa

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Modelo 282 y el REF de Canarias

Nueva declaración informativa anual de Ayudas recibidas en el marco del Régimen Económico y Fiscal de Canarias y otras ayudas de Estado, derivadas de la aplicación del Derecho de la Unión Europea.

La nueva regulación comunitaria para el control y seguimiento de determinados incentivos fiscales regulados en la Ley 19/1994, de 6 de julio, de modificación del Régimen Económico y Fiscal (REF) de Canarias que tienen la consideración de ayudas de Estado, ha sustituido el sistema hasta ahora aplicable (de notificación y posterior autorización comunitaria) por un mecanismo de adecuación del global de los incentivos integrados en el Régimen Económico y Fiscal de Canarias a la normativa comunitaria.

El nuevo modelo 282 tiene por objeto detallar la información necesaria para el seguimiento de dichas ayudas para controlar que la acumulación de las ayudas e incentivos fiscales percibidos en el ejercicio, no supere unos determinados límites. Si se superan, el exceso  tendrá la consideración de ayuda de estado por lo se estará obligado a:

• Devolver el exceso.
• No podrá seguir aplicando el REF de Canarias hasta que no se haga efectiva la devolución.

¿Cómo afecta?

Para minimizar el coste del cumplimiento de esta nueva obligación informativa, se ha establecido que el plazo de presentación de la misma se haga coincidir con:

• El de la presentación de las correspondientes autoliquidaciones del IRPF
• El Impuesto sobre Sociedades
• El Impuesto sobre la renta de No Residentes con establecimiento permanente (para los contribuyentes de este último impuesto sin establecimiento permanente, su plazo es el mismo que para los contribuyentes del IRPF).

Sanciones a aplicar:

• La no devolución del exceso, se sancionará con el 20% del importe del mismo.
• La presentación con datos incompletos, inexactos, o falsos, será sancionada, por cada dato o conjunto de datos omitido, falso o incorrecto, con 20€ con un mínimo de 300€, y un máximo de 20.000€.
• La presentación fuera de plazo, o por un medio que no sea telemático, sin requerimiento de la AEAT. En este caso la sanción y los límites serán la mitad de los arriba establecidos.

¿A quién afecta?

A todo contribuyente del Régimen Económico y Fiscal de Canarias que pueda haber recibido algunas de las siguientes ayudas que se han de informar en el modelo 282:

1.- Ayudas regionales al funcionamiento: Se informarán estas ayudas recibidas en el devenir de la empresa y que no pueden superar:

• Para las empresas industriales, el 17,5% del importe neto de cifra de negocio, generado en el ejercicio.
• Para el resto de actividades, el 10% del importe neto de cifra de negocio, generado en el ejercicio.

Estas ayudas incluye:

• Ayudas del régimen especial de empresas productoras de bienes corporales (art. 26 Ley 19/94)
• Deducción por inversiones no iniciales en Canarias (art 94 Ley 20/91 y DA 13 y 14 Ley 19/94)
• Incentivos de la ZEC (arts 43 a 46 de la Ley 19/94)
• Reserva para inversiones en Canarias (RIC), en la parte regulada en el art 27.4.Bbis, C y D de la Ley 19/94)
• Exenciones de entregas interiores en el Arbitrio sobre Importaciones y Entregas de Mercancías en las Islas Canarias  (art. 2.4 de la Ley de la Comunidad Autónoma de Canarias 4/2014)
• Ayudas al transporte de mercancías (RD 362/2009, de 20 de marzo)

2.- Ayudas regionales a la inversión: Se informaran las ayudas que ha recibido la empresa para su creación y puesta en funcionamiento, total, o parcial.

Estas no pueden ser superiores a los importes indicados en el Reglamento UE (651/2014   de la Comisión, de 17 de junio de 2014 y explicadas en el siguiente cuadro.

Estas ayudas incluye:

• Incentivos a la inversión (art 25 de la Ley 19/94)
• Deducción por inversiones iniciales en Canarias (art 94 Ley 20/91 y DA 13 y 14 Ley 19/94)
• RIC, en la parte regulada en el art 27.4.A y B de la Ley 19/94
• Otros incentivos regionales concedidos por Administraciones Públicas para inversiones iniciales

3.- Ayudas a las PYME (at 27.bis de la Ley 19/94) y para obras audiovisuales (DA 14ª Ley 19/94):  Se informarán las deducciones que aplica la empresa por Deducciones en “África Occidental” y en “Publicidad y Promoción”.

Estas no pueden superar:

• La primera no puede ser superior a 7,5 millones por empresa y proyecto.
• La segunda no puede ser superior a 2 millones de euros por empresa al año.   

4.- Otros incentivos

Más información sobre soluciones Fiscales en  http://goo.gl/nk35z0