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viernes, 5 de septiembre de 2014
jueves, 7 de agosto de 2014
Nuevo informe de datos para la Cotización IDC
Mediante este informe podemos comprobar que los datos informados en el programa de Nóminas correspondan con los de la Seguridad Social. Ahora existe la posibilidad de acotar los trabajadores que se relacionen en el IDC según diversas peculiaridades.
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En la actualidad, en el marco del Sistema RED se puede obtener un Informe de Datos para la Cotización, para un período de liquidación determinado y para un Código de cuenta de Cotización (IDC/PL-CCC).
En dichos informes figura, como en el resto de IDC´s, la relación de condiciones de cotización de las que tiene información la Tesorería General de la Seguridad Social sobre el conjunto de los trabajadores de alta en elcorrespondiente CCC.
Con carácter general, dichas condiciones de cotización deben ser conocidas por parte de los autorizados y empresas dado que proceden de información previamente comunicada por los autorizados a través de las altas, bajas o variaciones de datos, o han sido comunicadas por la Tesorería General de la Seguridad Social en el momento de la inscripción de la empresa o en momentos posteriores.
No obstante, determinadas condiciones de cotización pueden ser conocidas por la Tesorería General de la Seguridad Social sin que por parte de los autorizados o empresarios se haya informado específicamente sobre las mismas.
Entre estas condiciones se pueden encontrar, entre otras posibles, todas aquellas relacionadas con situaciones de incapacidad temporal de los trabajadores.
Con el fin de ofrecer a los usuarios, para un período de liquidación concreto, la consulta de los trabajadores para los que se aplican determinadas peculiaridades de cotización, se ha creado un nuevo Informe de Datos para la Cotización (IDC/PL-CCC) que permitirá relacionar únicamente los trabajadores para los que se aplique la peculiaridad o peculiaridades previamente seleccionadas por el solicitante del informe –por ejemplo, una incapacidad temporal derivada de contingencias comunes o profesionales-.
En un primer momento dicho informe solo se podrá obtener de forma online a través de la misma funcionalidad ya existente para el IDC/PL-CCC.
Para obtener el IDC acotado, en la primera pantalla de la actual funcionalidad se ha añadido un nuevo campo “Seleccionar Peculiaridades”
Al seleccionar dicho campo, se mostrará una segunda pantalla en la que se podrán seleccionar la peculiaridad o peculiaridades sobre las que se desea obtener el informe, pudiendo seleccionarse una única peculiaridad de cotización o varias de forma simultáneas.
Las peculiaridades de cotización existentes se encuentran recogidas en la tabla siguiente donde las correspondientes a situaciones de incapacidad temporal y resto de prestaciones de corta duración de pago directo por parte de las entidades gestoras o colaboradoras, son las comprendidas entre los valores 21 a 34.
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lunes, 28 de julio de 2014
Recomendaciones Sistema Creta
Ampliando el anterior Blog de "procedimientos de trabajo", le detallamos una serie de recomendaciones
que nuestros clientes en fase de pruebas ya están poniendo en práctica.
Se trata de acciones a tener en cuenta de cara a la correcta adaptación
e implantación del nuevo sistema de liquidación directa.
1. CONSULTA EL CÁLCULO DE LA LIQUIDACIÓN ANTES DE QUE SE EMITA EL RECIBO DE LIQUIDACIÓN DE COTIZACIÓN.
La
consulta de cálculos es una gestión que la TGSS pone en marcha con el
nuevo sistema de cotización. Esta consulta permitirá al usuario conocer
los cálculos totales de la liquidación presentada, con independencia de
su estado (borrador, liquidación confirmada o rectificada) así como su
alcance (por la totalidad o parcialidad de trabajadores conciliados).
La
TGSS devolverá al usuario un desglose del cálculo de la cuota
empresarial y de la cuota a cargo del trabajador, a nivel de
liquidación. Además, permitirá solicitar los cálculos detallados de
todos los trabajadores con desglose de las cuotas en cada tramo (cuota
total, patronal y obrera).
Esta gestión te será de utilidad para
comprobar los cálculos de la liquidación que la Tesorería te remite a
través del documento de cálculo de la liquidación (similar al documento
Tc1 previo), en los casos en los que detecte descuadres entre este y los
listados de costes, de forma previa para su comprobación antes de
conformar la liquidación.
2. RECUERDA GENERAR LA ACCIÓN DE AFILIACIÓN AIT - Anotación de Incapacidad Temporal.
Según
se especifica en el Boletín de Noticias Red 2011/04 (*), se deberán
comunicar aquellas situaciones de baja médica de las que la Seguridad
Social no tenga información.
Estas situaciones se concretan en los siguientes casos:
-
Trabajadores
de alta en empresas colaboradoras de la Seguridad Social que asumen a
su cargo las prestaciones de asistencia sanitaria, conforme a lo establecido en el artículo 77.1.a) del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social.
Únicamente deberán ser comunicadas aquellas situaciones de incapacidad temporal derivadas de contingencias profesionales, respecto de las cuales la empresa sea colaboradora con la Seguridad Social.
-
Trabajadores excluidos de la prestación económica por incapacidad temporal.
Asimismo, a partir de la fecha indicada, a través de esta transacción se deberán comunicar los inicios de las situaciones de descanso por maternidad o paternidad, respecto de las que la correspondiente entidad gestora –Instituto Nacional de la Seguridad Social o Instituto Social de la Marina- no hayan dictado, a la fecha de inicio del descanso, la correspondiente resolución de reconocimiento de la prestación, bien por falta de solicitud del interesado o por encontrarse la solicitud pendiente de resolución.
-
Situaciones de suspensión de la relación laboral por descanso por maternidad o paternidad.
En el sistema Red actual, se puede informar el inicio de estas situaciones de IT sin necesidad de realizar la acción de afiliación AIT, y el fichero de cotizaciones se procesa correctamente.A partir del Sistema de Liquidación Directa (Proyecto Cret@), sin embargo, será imprescindible que cuando se informe que un trabajador ha iniciado una situación de IT (por alguna de las casuísticas anteriormente relacionadas), se realice además la acción de afiliación AIT – Anotación de Incapacidad Temporal. En caso contrario, la información entre el Fichero General de Afiliación (FGA) y los datos de cotización que envíe a la TGSS no estará nivelada y se devolverán errores en los trabajadores.
3. TEN PRESENTE LAS COMUNICACIONES A REALIZAR ANTE UN CAMBIO DE CONDICIONES DE COTIZACIÓN DE TUS TRABAJADORES, PARA PODER CONCILIAR CON ÉXITO TRABAJADORES Y TRAMOS.
Estos
son los criterios con los que se deberán construir tramos
independientes, dependiendo de la situación del trabajador en cada
momento.
- Períodos de alta y/o baja
- Variación de datos que determinen modificaciones en las liquidaciones de cuotas
- Peculiaridades de cotización que modifican las liquidaciones de cuotas
- Otras situaciones que determinan modificaciones en las liquidaciones de cuotas
4. EVITA DESCUADRES ENTRE EL RLC Y LOS LISTADOS DE COSTES
Aunque
el envío del fichero de bases sea validado correctamente, debemos
prestar atención a los posibles descuadres que se puedan producir entre
el Recibo de Liquidación de Cotización (RLC) con respecto a los listados
de costes que emitamos desde la solución de nóminas.
- El hecho de que las empresas ya no se encarguen de realizar el cálculo de las cotizaciones, sino que sea la propia Tesorería quien lo realice y facture a las empresas.
- Por existir discrepancias entre los datos de la solución de nóminas con respecto a los datos consignados en el Fichero General de Afiliación (FGA).
Los
errores más comunes que pueden ocurrir, según nuestra experiencia en el
proyecto piloto de la TGSS, son los que le detallamos en la siguiente
tabla:
| DATO | Descuadre | Motivo |
| Código de ocupación |
Diferencias en las “Cuotas de IT e IMS” (IT e IMS de accidentes de trabajo)
|
El código de cotización que hay informado en la aplicación de nómina es diferente al registrado en la TGSS
|
| Código de contrato o tipo de cotización aplicada |
Descuadre en “Otras cotizaciones” (desempleo, FOGASA y formación profesional)
|
Los
tipos de cotización que se están aplicando en el programa de nóminas no
coinciden con la peculiaridad de cotización que tiene el trabajador en
el FGA. Por ejemplo:
|
| Bonificaciones o reducciones |
Descuadre en los apartados de “Reducciones” o “Bonificaciones”
|
El
trabajador no tiene informada en la aplicación una determinada
bonificación o reducción. Sin embargo, por las condiciones de
contratación, la TGSS aplica la bonificación o reducción correspondiente
en el Recibo de Liquidación de Cotización.
|
Es por ello que hacemos hincapié en la importancia de igualar o nivelar los datos.
Para
ello, deberá solicitar estos ficheros y comparar los datos de la
aplicación con los que Sistema Red facilita. En el caso de encontrar
discrepancias, deberá modificar los datos en la aplicación, o bien
realizar la acción correspondiente para corregir la situación a nivel de
Sistema Red.
Los ficheros que se pueden solicitar son:
- Informe datos de cotización-Trabajador Cuenta Ajena (IDC)
- Informe datos de cotización/Periodo liquidación-CCC (IDC)
- Informe de trabajadores en alta en un CCC (ITA)
De
esta manera y manualmente se puede cotejar la información de los
trabajadores de alta en una cuenta de cotización, qué códigos de CNAE
tienen registrados, los códigos de ocupación, los datos de cotización,
etc.
Todo
este proceso nos evitará errores en el momento de comenzar a trabajar
en real con el Sistema de Liquidación Directa y permitirá que el impacto
en nuestro trabajo diario sea menor.
5. NIVELA TU BASE DE DATOS ANTES DE LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA CRETA
La
nivelación de datos es un proceso que conviene realizar de manera
previa a la implantación del Sistema Creta, para que, una vez estemos
trabajando con el nuevo procedimiento, no tengamos errores relacionados
con:
- Grupos de cotización
- Coeficientes de parcialidad
- Código de ocupación
- Código de contrato
- Bonificaciones o reducciones
En
toda esta información pueden haber discrepancias entre los datos que
actualmente figuran en las soluciones de nómina y los datos consignados
en el Fichero General de Afiliación (FGA), dada la experiencia que hemos
tenido con nuestros clientes durante la fase Beta del nuevo sistema.
A
continuación le explicamos algunos de los datos que pueden provocar
discrepancias en el envío del Fichero de Bases y el motivo por el que se
producen. De esta forma, comprobará lo importante que resulta igualar o
nivelar los datos:
| DATO | Motivos por los que se pueden provocar discrepancias |
| Grupos de cotización |
En
grupos de cotización diarios (GC del 08 al 11) que cotizan por la
modalidad mensual, se informará en el Fichero de Bases del valor M
asociado al trabajador.
Si
en el fichero general de afiliación el trabajador consta con un grupo
de cotización del 1 al 7, la TGSS rechazará el valor M y devolverá error
en el envío.
|
| Coeficientes de parcialidad |
El
trabajador está informado a tiempo completo en la aplicación y, por
tanto, no se están generando horas a tiempo parcial en el Fichero de
Bases.
Sin embargo, el trabajador consta con coeficiente de parcialidad en el Fichero General de Afiliación.
|
El
trabajador está informado a tiempo completo en la aplicación y, por
tanto, no se están generando horas a tiempo parcial en el Fichero de
Bases.
Sin embargo, el trabajador consta con coeficiente de parcialidad en el Fichero General de Afiliación.
|
6. MEJORA LA COMUNICACIÓN CON LOS ORGANISMOS IMPLICADOS
La comunicación es una de las premisas más claras del nuevo sistema:
implanta nuevos sistemas de gestión de información, ya que la
inmediatez de la recepción y envío de datos va ser fundamental y los
organismos implicados van a compartir y contrastar los datos en tiempo
real.
Por tanto,tendrás que disponer de los datos
de tus clientes, empleados y mandos en el mínimo tiempo posible para que
la comunicación de la información sea lo más rápida posible.
7. TEN PRESENTE LAS FECHAS DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA CRETA
La implantación del Sistema Cret@ se divide en distintas fases muy claras.
Es posible que en julio seas seleccionado por la TGSS para participar
en el periodo de pruebas, y a partir de octubre para la entrada en vigor
del sistema.
Para estar preparado, tienes que realizar procesos como la
comunicación de datos bancarios o la nivelación de bases de datos para que, cuando llegue el momento, tengas toda la información a punto para su comunicación.
8. MANTENTE PERMANENTEMENTE INFORMADO
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domingo, 13 de julio de 2014
Sistema Creta - Procedimientos de trabajo
Una vez realizada la nivelación de datos se deben de adoptar una serie de nuevos procedimientos de trabajo para adaptarnos al nuevo sistema de facturación directa.
1. TEN PRESENTE LAS
COMUNICACIONES A REALIZAR ANTE UN CAMBIO DE CONDICIONES DE COTIZACIÓN DE TUS
TRABAJADORES, PARA PODER CONCILIAR CON ÉXITO TRABAJADORES Y TRAMOS.
A continuación se
muestran los criterios con los que se deberán construir tramos independientes,
dependiendo de la situación del trabajador en cada momento:
Estos son los
criterios con los que se deberán construir tramos independientes, dependiendo de
la situación del trabajador en cada momento.
- Períodos de alta y/o baja
- Variación de datos que determinen modificaciones en las liquidaciones de cuotas
- Peculiaridades de cotización que modifican las liquidaciones de cuotas
- Otras situaciones que determinan modificaciones en las liquidaciones de cuotas.
2. EVITA DESCUADRES
ENTRE EL RLC Y LOS LISTADOS DE COSTES
Aunque el envío del
fichero de bases sea validado correctamente, debemos prestar atención a los
posibles descuadres que se puedan producir entre el Recibo de Liquidación de
Cotización (RLC) con respecto a los listados de costes que emitamos desde la
solución de nóminas.
- El hecho de que las empresas ya no se encarguen de realizar el cálculo de las cotizaciones, sino que sea la propia Tesorería quien lo realice y facture a las empresas.
- Por existir discrepancias entre los datos de la solución de nóminas con respecto a los datos consignados en el Fichero General de Afiliación (FGA).
Los errores más
comunes que pueden ocurrir, según nuestra experiencia en el proyecto piloto de
la TGSS, son los que le detallamos en la siguiente tabla:
3. MEJORA LA COMUNICACIÓN
CON LOS ORGANISMOS IMPLICADOS
La comunicación es una de las premisas más claras del nuevo
sistema: implanta nuevos sistemas de gestión de información, ya que la
inmediatez de la recepción y envío de datos va ser fundamental y los organismos
implicados van a compartir y contrastar los datos en tiempo real.
Por tanto, tendrás que disponer de los datos de tus clientes, empleados y mandos en el mínimo tiempo posible para que la comunicación de la información sea lo más rápida posible.
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Por tanto, tendrás que disponer de los datos de tus clientes, empleados y mandos en el mínimo tiempo posible para que la comunicación de la información sea lo más rápida posible.
4. MANTENTE PERMANENTEMENTE INFORMADO
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viernes, 13 de junio de 2014
Sistema Creta - Arranca en 2014-T4
La previsión de Empleo es que este nuevo procedimiento de facturación directa, en el que la Seguridad Social calculará previamente las cuotas de Seguridad Social que deberá abonar el empresario por cada trabajador, se implante de forma gradual.
Así, comenzará a introducirse en el último trimestre de 2014, empezando por el Régimen General al que están afiliados ocho de cada diez asalariados. Empleo quiere haber terminado esta implantación en julio de 2015.
Así, comenzará a introducirse en el último trimestre de 2014, empezando por el Régimen General al que están afiliados ocho de cada diez asalariados. Empleo quiere haber terminado esta implantación en julio de 2015.
Para la Seguridad Social supondrá manejar datos de alrededor de 13 millones de trabajadores de las más de 1,3 millones de empresas a las que gestionará la facturación directa, con un volumen de recaudación de 8.600 millones de euros. Esto implica un nuevo giro al sistema de Remisión Electrónica de Datos.
El resultado de la aplicación del anteproyecto supondrá un ahorro neto de 63,4 millones de euros anuales, por las menores cargas administrativas.
Fuente: Diario Cinco Días
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¿Cómo funciona?
La FacturaE será obligatoria para trabajar con las Administraciones
A partir del 15 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas.
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es
decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos
que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de
servicios.
Una factura electrónica es una factura que se expide y
recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura
electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura
electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en
papel.
Tipos de facturas electrónicas.
Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura
electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura
electrónica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser
transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La
diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento
automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado.
Las facturas en formato estructurado contienen datos y
pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de
facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por
los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de
formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o
Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado.
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente
en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas
en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un
proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el
reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en
papel escaneadas y los ficheros PDF.
Una factura electrónica obligatoria desde 2015
Con unos cuantos años de retraso frente al calendario inicialmente previsto, la factura electrónica se impone. Los importantísimos ahorros que supone para el conjunto de la sociedad son un colosal argumento para su implantación, lo más rápidamente posible, en el conjunto del tejido empresarial.
¿En qué
Administraciones Públicas será obligatoria la factura electrónica?
Esta obligación afectará a los tres niveles de la
Administración del Estado:
- Administración General del Estado (Estatal).
- Comunidades Autónomas (Autonómica).
- Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).
Y también a:
- Organismos autónomos.
- Universidades Públicas.
- Entidades de derecho público.
- Órganos constitucionales.
- Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
¿Hay excepciones?
- Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
- Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.
¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las
Administraciones Públicas?
Hay dos formas de hacerlo:
Mediante un software ERP que cree facturas
electrónicas, como a3ERP.
Mediante la intermediación de un prestador de servicios de
facturación electrónica (expedición por un tercero).
¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las
Administraciones Públicas?
Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones
Públicas tienen tres requisitos específicos:
- Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
- Estar firmadas electrónicamente.
- Indicar el destinatario de la factura electrónica.
¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para
las Administraciones Públicas?
Consulte la lista de certificados electrónicos que pueden
emplearse.
Tenga en cuenta que es muy probable que usted ya tenga un
certificado electrónico reconocido. Por ejemplo:
- Con motivo de las notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre).
- El DNI electrónico.
- En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.
¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a
las Administraciones Públicas?
Para que la factura electrónica dirigida a la administración
pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la
factura electrónica.
En particular, deberá identificar:
- Oficina contable
- Órgano gestor
- Unidad tramitadora
La administración le proporcionará la información necesaria.
¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones
Públicas?
Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a
través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado,
las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.
Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una
ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas
dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado,
Comunidad Autónoma o Entidad Local).
El envío de la factura electrónica se realizará a través de
Internet.
¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez
enviadas a las Administraciones Públicas?
Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas
electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de
diciembre, General Tributaria , al igual que si se hubiera tratado de una
factura en papel.
Al igual que con las facturas en papel, las facturas
electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:
- Legibilidad: La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica.
- Autenticidad del origen de la factura: Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
- Integridad del contenido de la factura: Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la
firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.
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