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6 ventajas de utilizar un programa contable en tu empresa

Quienes gestionan una empresa conocen el tedioso problema que conlleva la acumulación de facturas, su fiscalización y organización. Las tareas de contabilidad suponen un auténtico quebradero de cabeza para cualquier empresario, que se enfrenta a diario a la difícil labor de mantenerse al día en estas cuestiones, a la vez que gestiona su propio negocio. ¿El resultado? En ocasiones, esta desorganización acaba provocando que se resientan ambos trabajos.
 
TNo se trata de una tarea menor: la contabilidad de una empresa constituye uno de los elementos básicos de su dirección. Su correcta gestión, llevarla al día y tener un fácil acceso a toda la información que se nos proporciona acerca de nuestros ingresos y gastos supone una auténtica necesidad, además de un importante imperativo legal. Cumplir con las normas y con los criterios de Hacienda conlleva tiempo y esta dedicación resulta ineludible.


Por ello, con el avance de las nuevas tecnologías, las formas tradicionales de gestión de la contabilidad están quedando completamente desfasadas, y son cada vez más empresas las que se suman a los programas de contabilidad informatizados.

¿Por qué usar un programa contable?

Los programas contables para la empresa son cada vez más habituales, y esto se debe al amplio abanico de ventajas que ofrecen. En este post te hablamos de las 6 más importantes:

1.    Ahorro. Contar con un sistema de gestión contable supone un ahorro notable en un doble sentido: en primer lugar, en tiempo, ya que se agilizarán tanto la tareas que lo que antes suponía horas de encuadre de cuentas y búsqueda de datos se reducirá a un simple ‘clic’; y en segundo lugar, en dinero, pues el tiempo que hemos invertido en ello, el uso de recursos humanos y los posibles errores contables -que siempre suponen un coste para la empresa- se eliminan.

2.    Mejora de la gestión del negocio. Estas soluciones de gestión contable no suponen un simple banco de almacenamiento de datos en los que organizarlos. Al introducir las cuentas de la empresa, este tipo de programas nos proporcionarán un análisis de los datos contables, lo que sin duda se traducirá en un suministro de información útil para la gestión empresarial.

3.    Ahorro de espacio. Este tipo de programas nos permiten almacenar una cantidad muy superior de información, sin la necesidad de ocupar más espacio que el de nuestro ordenador. Además, el cruce de datos permite evitar duplicidades de documentación.

4.     Simplificación. Las soluciones de gestión contable traen de la mano una serie de automatismos que nos permiten agilizar el trabajo diario: cierre y apertura de ejercicio, detección de facturas emitidas, recibidas y duplicadas, regularizaciones de fin de año, periodificación de gastos, contabilización automática de las liquidaciones, etc.

5.    Disponibilidad. La libertad de la que nos dota la informatización de toda nuestra base contable nos permite acceder a nuestra información contable desde cualquier terminal en la que contemos con el programa. El acceso desde cualquier lugar del mundo a través, por ejemplo, de aplicaciones móviles, se ha convertido en tendencia.

6.    Confidencialidad y seguridad. La pérdida de información deja de ser una opción con este tipo de soluciones, que garantizan la existencia de copias de seguridad. Un accidente con tu ordenador no supondrá nunca la catástrofe de haber perdido para siempre todos tus datos contables. Además, las soluciones de gestión contable cumplen –y ayudan a cumplir- con la Ley de Protección de Datos. 

¿Necesitas una solución contable para mejorar la gestión de tu negocio? Contáctanos y te informaremos sobre el producto que mejor se adapte a tu empresa.

3 formas de mejorar tu gestión de recursos humanos

Contar con un equipo humano motivado, eficaz, cualificado y defensor de la empresa es el sueño de cualquier empresario. Pero para lograr ese nivel de implicación es necesario crear el clima adecuado, y ello pasa irremediablemente por poner especial mimo –e invertir en consecuencia- en al área de recursos humanos. Los tiempos han cambiado y la mayoría del personal cualificado busca mucho más que un sueldo: la aspiración es encontrar un lugar en el que sentirse útil, valorado y realizado.
 
Todo ello ha derivado en un cada vez mayor protagonismo del área de recursos humanos en muchas empresas. El paradigma lo encontramos en compañías como Google, famosa en todo el mundo por ofrecer a sus trabajadores bonos de gimnasio o de masajes gratis, o por instarles a dedicar un 20 por cinto de su jornada laboral a la creatividad. Sin ir tan lejos –no todos contamos con ese presupuesto-, cualquier pequeña o mediana empresa puede valerse de soluciones que la ayuden a gestionar a su equipo y coordinarlo adecuadamente, reduciendo la incertidumbre y ayudándoles a trabajar más felices. 


Todo ello redunda, además, en un ahorro de costes para la empresa: aprovechar adecuadamente la fuerza de trabajo, sin desaprovecharla ni sobrecargarla, ayudándola a desarrollarse a pleno rendimiento, sin duda reportará muchos beneficios a la empresa.

¿Qué debo tener en cuenta para gestionar bien mis recursos humanos?

Es importante tener en cuenta que son muchas las deficiencias que se pueden encontrar a la hora de gestionar el capital humano de un negocio. No contar con las herramientas organizativas necesarias para la correcta administración de nuestros recursos puede traducirse en un declive de nuestra eficiencia. 

Para que eso jamás te ocurra, en este post recordamos cuáles son las patas más importantes en que se basa una buena gestión de recursos humanos.

• Cumplir con tu responsabilidad como empleador. Ello pasa, en primer lugar, por gestionar adecuadamente la retribución de los trabajadores y tener siempre a mano la normativa que se les aplica (legislación laboral, convenios colectivos…) Existen herramientas que pueden ayudarte a no fallar en este proceso, automatizando procesos y alertándote cuando debas llevar a cabo alguna tarea –por ejemplo, subir el salario de tus trabajadores cuando corresponda-. Además, existen portales de uso compartido entre empleadores y empleado, desde tu móvil y a través de una app, con los que comunicarte con ellos de forma rápida y eficaz. 
• Organizar al equipo para que funcione como un engranaje perfecto. No hay nada peor que un trabajador desmotivado, y este problema puede producirse por un exceso de trabajo, pero también por todo lo contrario. Lo mismo se aplica a un mal ambiente laboral, a la ausencia de mecanismos de promoción o de rotación en la empresa o a la mala comunicación entre departamentos. Afortunadamente, existen herramientas informáticas que ofrecen una amplia gama de soluciones a estos problemas.Por ejemplo, relacionadas con procesos de selección de personal tanto interno como externo –con registro de la ficha personal de cada empleado i candidato-, así como soluciones de gestión del tiempo, que sirven para identificar y justificar las incidencias en cuestiones de horarios, calendario, etc. 
• Formar a tus empleados para que mejoren sus conocimientos y crezcan a nivel profesional. En la actualidad, la formación es más necesaria que nunca. Lo que se da por hecho ahora, habrá cambiado en seis meses. Por eso es tan importante gestionar con inteligencia y mimo la formación de nuestros empleados, ayudándoles a crecer en la empresa y a sentirse orgullosos de ella. Utilizar herramientas de gestión en esta área puede ayudar al departamento de recursos humanos a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo: existen, por ejemplo, portales para empleados de uso compartido con el departamento de RRHH que puedes utilizar para impartir cursos online y medir su grado de conocimiento de forma automatizada. Podrás crear catálogos de competencias y objetivos, formularios, sistemas de evaluación a tu medida… generando un sistema descentralizado de planificación y gestión de las actividades formativas.

¿Necesitas asesoramiento para gestionar de forma más ágil los recursos humanos de tu empresa? Pídenos asesoramiento. 

¿Cómo cumplir con la Ley de Protección de Datos en tu negocio?

Abrir una empresa supone mucho más que dar salida a una buena idea de negocio: existen infinidad de factores menos atractivos a los que hay que atender y, por mucho que nos pese, es necesario dedicar cierto tiempo a planificar, por ejemplo, cómo cumplir con todas las normas que rodean nuestra actividad para conseguir que nuestra empresa no solo sea ejemplar en cuanto al producto o servicio que ofrece, sino en todos los ámbitos. Eso sí, hay labores para las que es mejor ponerse en manos de profesionales y ahorrar así tiempo para dedicarlo a lo verdaderamente importante: el crecimiento de nuestra empresa. Una de esas tareas que sin duda merece la pena delegar es el cumplimiento con la Ley de Protección de Datos.
 
¿Qué es la normativa sobre protección de datos y en qué casos debemos tenerla en cuenta? ¿En qué aspectos debes fijarte para saber si estás haciendo las cosas bien? Y lo que es más importante, ¿cuál es la fórmula óptima para cumplir con la legalidad y evitar no solo sanciones, sino quejas por parte de tus clientes? En la actual sociedad de la información, no dar la talla en la protección de datos -nombre y apellidos, email, envío de comunicaciones comerciales…- puede suponer un descrédito para cualquier marca. Y viceversa. Hacer saber a tus clientes que cumples a rajatabla con la ley puede ayudarte mucho a mejorar tu imagen y transmitir la seriedad que caracteriza a tu empresa en todas sus facetas.

¿Qué es la protección de datos?

Sin duda una de las áreas de cumplimiento legal que más afecta a las empresas es la protección de datos. La mayoría de negocios trabajan, como mínimo, con una base de datos de sus clientes en la que se recopila información sobre ellos: nombre, dirección, teléfono, email, profesión, edad… Se trata de información necesaria para nuestro día a día que, sin embargo, no podemos almacenar de cualquier manera ni utilizar a nuestro antojo. 

Para ello existe la Ley de Protección de Datos, que recuerda que nuestra propia Constitución reconoce al ciudadano la facultad de controlar sus datos personales –que son todos aquellos que permitan identificarle- y la capacidad para disponer y decidir sobre ellos. Esta normativa es de obligado cumplimiento para todas las personas físicas o jurídicas que posean datos de carácter personal de personas físicas. Por tanto, la ley afecta tanto a personas jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones, etc.) como a personas físicas (particulares o autónomos) y a las Administraciones Públicas, que estarán sometidas a ella siempre que posean datos de carácter personal de personas físicas. Eso sí, la ley no se aplica a aquellas que sólo posean datos de personas jurídicas (por ejemplo, de otras empresas).

Si es tu caso y te ves obligado a cumplir con esta legislación, debes saber que existen ciertos derechos que debes garantizar. Por ejemplo, el ciudadano tiene derecho a ser informado de su recopilación, a consentir siempre expresamente que los almacenes, a revocar su consentimiento en cualquier momento, a ser informado de posibles cesiones a terceros… y a ser indemnizado si se incumplen sus derechos.  Además, con la era de Internet, surgen nuevas posibilidades de incumplimiento: envío de publicidades, política de cookies, política de privacidad…
Las sanciones por incumplimiento en materia de protección de datos pueden oscilar entre los 900 y los 600.000 euros pero, por encima de ello, el riego para tu reputación que implica incumplir con un cliente puede ser tu peor sanción.

¿Puede ser mi empresa responsable en caso de incumplimiento? 

Una de las grandes novedades normativas de los últimos años en España ha sido la introducción de la llamada responsabilidad penal de las personas jurídicas. La reforma del Código Penal de 2010 (aclarada en otra reforma posterior, de 2015) sirvió para introducir por primera vez en nuestro ordenamiento jurídico esta figura, que consiste en que las personas jurídicas (empresas, fundaciones y demás) pueden ser criminalmente responsables de los delitos que se cometan en su seno.

La novedad es importante, ya que hasta 2010 solo las personas físicas podían responder por delitos. Crece, por tanto, la necesidad de que las empresas estén preparadas para evitar posibles incumplimientos que acareen multas millonarias o incluso la obligación de cerrar sus puertas. A día de hoy, las empresas están obligadas a contar con un plan en materia de protección de datos.

Una solución de gestión para delegar el cumplimiento de la Lopd

 

Normalmente las pequeñas y medianas empresas optan por externalizar las labores de cumplimiento en materia de protección de datos: contar con un profesional del sector legal en plantilla que se encargue de estas tareas puede resultar demasiado costoso para estructuras empresariales de pequeño tamaño.

Una vía intermedia consiste en contratar una solución de gestión en materia de Lopd, como a3ERP|Lopd, un software sobre protección de datos desarrollado por Wolters Kluwer que está diseñado específicamente para cumplir los requerimientos que establece la Ley Orgánica 15/99 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, y el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999.

Esta solución de gestión facilita la creación y mantenimiento de tus ficheros de datos, así como su modificación y rectificación. Incorpora todos los documentos de seguridad que necesitarás para cubrir la ley: relación contractual de prestaciones de servicios (entre tu empresa y tu cliente), relación contractual con clientes y proveedores, documentos de confidencialidad, auditorías, sistemas de protección, responsables del tratamiento, copias de seguridad, etc.

La clave está en alcanzar una solución que se adapte a tus recursos y que no quite tiempo a tu negocio, con todas las garantía de cumplimiento con la legalidad. 

¿Necesitas ayuda para implementar un plan de cumplimiento sobre protección de datos en tu empresa? Consúltanos.

Modelo 190 2016 Modificaciones

El pasado 11  de Octubre se ha publicado la orden HAP/1626/2016 por la que se modifica la Orden EHA/3127/2009.

Artículo primero. Modificación de la Orden EHA/3127/2009, de 10 de noviembre, por la que se aprueba el modelo 190 para la declaración del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta y se modifican las condiciones para la presentación por vía telemática de los modelos 111 y 117 por los obligados tributarios que tengan la consideración de grandes empresas, así como la hoja interior de relación de socios, herederos, comuneros o partícipes del modelo 184 y los diseños lógicos de los modelos 184 y 193. 

Los campos  de ‘Percepciones dinerarias’ y ‘Percepciones en especie’ pasan a denominarse a ‘Percepciones dinerarias no derivadas de incapacidad temporal’ y  ‘Percepciones en especie no derivadas de incapacidad temporal’ respectivamente, donde se añadirán las referencias de importes no correspondientes a incapacidades temporales.

Las modificaciones que sufren las claves son las siguientes:

Clave A – Rendimientos del trabajo: Empleados por cuenta ajena en general.

Se suprimen las subclaves 01 y 02 de la clave A.

Se incluirán todas aquellas percepciones dinerarias o en especie en concepto de rendimiento del trabajo. También se incluirán en esta clave las percepciones correspondientes a los trabajadores manuales que perciban sus retribuciones por peonadas o jornales diarios, así como las correspondientes a las relaciones laborales especiales de carácter dependiente y a los contratos o relaciones laborales de duración inferior al año.

Se incluirán también en esta clave las percepciones en concepto de incapacidad laboral abonadas directamente por el empleador al trabajador.

Clave B- Pensionistas

Se pasa de 4 subclaves a 3. Las subclaves que se mantienen son:

• Subclave 01: Se consignará esta subclave cuando se trate de percepciones consistentes en pensiones y haberes pasivos de los regímenes de la Seguridad Social y Clases Pasivas, con excepción de las que deban relacionarse bajo la subclave 02, percepciones en concepto de incapacidad laboral abonadas directamente al trabajador por la Seguridad Social o Clases Pasivas o respectiva mutua colaboradora con la Seguridad Social. Si las prestaciones son directamente abonadas por el empleador, se reflejarán en la clave A.

• Subclave 02: Se consignará esta subclave en todas las percepciones de la clave B en las que el importe de las retenciones se haya determinado con arreglo al procedimiento especial previsto en el artículo 89.A del Reglamento del Impuesto.

• Subclave 03: Se consignará esta subclave en todas las percepciones de la clave B distintas de las subclaves 01 y 02.

Clave G – Rendimientos de actividades económicas

• Se suprime la subclave 04 en la que se informaban los importes correspondientes hasta el 11 de julio de 2015.

• El apartado de ‘Datos adicionales’ también modifica su redactado quedando de la siguiente manera: ‘Datos adicionales (solo en las claves A, B.01, B.03, C, E.01 y E.02)’. 

• En dicho apartado desaparece el campo de Movilidad 2014.

• Se crea un nuevo campo  ‘Percepciones derivadas de incapacidad temporal’, solo para percepciones correspondientes a las claves A y B.01.

• Cuando la prestación por incapacidad temporal sea satisfecha por el empleador se hará constar en el campo ‘clave de percepción’ la clave A y cualquier otro caso la Clave B, subclave 01.  

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El proceso de elección e implantación de un ERP

En el artículo la importancia de contar con un ERP ya hablamos de los beneficios que aporta una herramienta de este tipo a la gestión de las empresas. Ahora es el momento de pasar a la acción, elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades y, finalmente, implantarlo.

No olvidemos que existen ERP para Pymes, Despachos Profesionales y para Departamentos de RrHh, entre otros.

Para saber cuál es el ERP adecuado debemos en primer lugar, determinar cuáles son nuestras necesidades actuales y cuáles serán a medio y largo plazo, así como definir el alcance y los objetivos que pretendemos con su implantación. No será una tarea superficial, pues un análisis de este tipo implica cuestionar nuestros métodos y nuestros procesos. 

Una vez definidos los puntos anteriores, deben ser consensuados con la dirección de la empresa, que ha de ser la punta de lanza del cambio y quien designe la persona responsable de liderar el proyecto, fiscalizar el proceso y velar por el éxito de la puesta en marcha.

Para que todo el proceso sea exitoso, la elección del fabricante y el proveedor responsable de la implantación es fundamental. Las claves de esta decisión son las siguientes:

1. Reputación  y garantía del fabricante.
2. Reputación, experiencia y garantía del proveedor.
3. Modelo de licenciamiento y coste de la implantación.
4. Escalabilidad del producto (garantía de que no frene o sea un hándicap en nuestro crecimiento, que permita aumentar sus funcionalidades).
5. Garantía y coste del mantenimiento.
6. Política de atención al cliente.
7. Número de implantaciones.
8. Versión del producto, analizando su recorrido e incidencia en el mercado y su obsolescencia.
9. Casos de éxito y referencias de implantación.

Una vez resuelto qué producto elegiremos llega el momento de afrontar la implantación.

El proceso de implantación de un ERP o de cualquier otra herramienta nunca puede suponer la parálisis de la actividad ordinaria ni de la capacidad de producción, por lo que es recomendable que la  implantación se desarrolle en fases ordenadas, consensuadas y controladas, bajo la supervisión del jefe de proyecto nombrado por la dirección de la empresa y en estrecha relación con el proveedor.

Es importante que cada una de las fases sea testeada convenientemente para evitar una posible acumulación de errores, que sin duda supondrán un quebranto, un desvío en el presupuesto y la sensación de fracaso entre los afectados, lo cual desembocará en el rechazo y el desánimo generalizado.

Hay que tener en cuenta que la implantación de un ERP durará varios meses, por lo que debemos ser previsores y determinar antes del comienzo de cada fase las necesidades y los recursos que requeriremos para afrontarla, con el fin de evitar retrasos o pérdidas de productividad.

No podemos olvidar tampoco lo importante que es la formación de los futuros usuarios, algo que ha de plantearse con antelación y que se alargará hasta finalizar la implantación. 

Es conveniente, en este punto, combinar la teoría con ejemplos prácticos de la propia empresa; así optimizaremos los resultados y acortaremos la curva de aprendizaje.

Como último paso, y para dar por finalizado el proceso, hemos de analizar los resultados obtenidos en función de los objetivos marcados, lo que nos servirá para determinar si la implantación y la absorción del ERP han sido exitosas.

Fuente: Wolters Kluwer

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