El proceso de elección e implantación de un ERP

En el artículo la importancia de contar con un ERP ya hablamos de los beneficios que aporta una herramienta de este tipo a la gestión de las empresas. Ahora es el momento de pasar a la acción, elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades y, finalmente, implantarlo.

No olvidemos que existen ERP para Pymes, Despachos Profesionales y para Departamentos de RrHh, entre otros.

Para saber cuál es el ERP adecuado debemos en primer lugar, determinar cuáles son nuestras necesidades actuales y cuáles serán a medio y largo plazo, así como definir el alcance y los objetivos que pretendemos con su implantación. No será una tarea superficial, pues un análisis de este tipo implica cuestionar nuestros métodos y nuestros procesos. 

Una vez definidos los puntos anteriores, deben ser consensuados con la dirección de la empresa, que ha de ser la punta de lanza del cambio y quien designe la persona responsable de liderar el proyecto, fiscalizar el proceso y velar por el éxito de la puesta en marcha.

Para que todo el proceso sea exitoso, la elección del fabricante y el proveedor responsable de la implantación es fundamental. Las claves de esta decisión son las siguientes:

1. Reputación  y garantía del fabricante.
2. Reputación, experiencia y garantía del proveedor.
3. Modelo de licenciamiento y coste de la implantación.
4. Escalabilidad del producto (garantía de que no frene o sea un hándicap en nuestro crecimiento, que permita aumentar sus funcionalidades).
5. Garantía y coste del mantenimiento.
6. Política de atención al cliente.
7. Número de implantaciones.
8. Versión del producto, analizando su recorrido e incidencia en el mercado y su obsolescencia.
9. Casos de éxito y referencias de implantación.

Una vez resuelto qué producto elegiremos llega el momento de afrontar la implantación.

El proceso de implantación de un ERP o de cualquier otra herramienta nunca puede suponer la parálisis de la actividad ordinaria ni de la capacidad de producción, por lo que es recomendable que la  implantación se desarrolle en fases ordenadas, consensuadas y controladas, bajo la supervisión del jefe de proyecto nombrado por la dirección de la empresa y en estrecha relación con el proveedor.

Es importante que cada una de las fases sea testeada convenientemente para evitar una posible acumulación de errores, que sin duda supondrán un quebranto, un desvío en el presupuesto y la sensación de fracaso entre los afectados, lo cual desembocará en el rechazo y el desánimo generalizado.

Hay que tener en cuenta que la implantación de un ERP durará varios meses, por lo que debemos ser previsores y determinar antes del comienzo de cada fase las necesidades y los recursos que requeriremos para afrontarla, con el fin de evitar retrasos o pérdidas de productividad.

No podemos olvidar tampoco lo importante que es la formación de los futuros usuarios, algo que ha de plantearse con antelación y que se alargará hasta finalizar la implantación. 

Es conveniente, en este punto, combinar la teoría con ejemplos prácticos de la propia empresa; así optimizaremos los resultados y acortaremos la curva de aprendizaje.

Como último paso, y para dar por finalizado el proceso, hemos de analizar los resultados obtenidos en función de los objetivos marcados, lo que nos servirá para determinar si la implantación y la absorción del ERP han sido exitosas.

Fuente: Wolters Kluwer

Más información sobre ERP para Pymes , ERP para Asesorías y ERP para RrHh

La importancia de contar con un ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) se define como un “software de gestión empresarial que permite gestionar y optimizar de forma integrada los procesos operativos de los distintos departamentos de una empresa, mediante procesos transparentes en tiempo real.”

Contar con un ERP en nuestra empresa nos permite unificar y ordenar toda la información de la que se dispone, acceder de manera inmediata a los datos y custodiarlos de forma segura. Además, este proceso exige la revisión de los procedimientos previos a la implantación del software, lo que incide directamente en su optimización.

Con la implantación de un ERP se integran tanto los procesos internos de la compañía (contabilidad, finanzas, producción, costes, inventarios, ventas,…) como los externos (su relación con clientes y proveedores), quedando toda la información compilada y automatizada en una única base de datos compartida, lo que posibilita además el intercambio de información interna, con todas las ventajas que eso supone en la gestión diaria.

Los beneficios que aporta un ERP a una empresa son los siguientes:

• Optimización de la organización interna

El ERP facilita la organización de la empresa y permite optimizar  los procesos y los recursos, lo que incide en la optimización y eficiencia de la propia gestión y en la relación con los clientes, sobre todo si además hemos implantado un CRM (Customer Relationship Management).

• Ayuda en la toma de decisiones

El acceso a toda la información de la empresa de forma fácil, rápida y ordenada nos permite tomar decisiones en base a datos y no a creencias, lo que evitará las decisiones impulsivas, erróneas o mal enfocadas. Para ello, claro está, el análisis y la interpretación de esos datos deben ser los correctos.

• Aumento de la productividad

La automatización de los procesos internos aumentará la productividad de los empleados, desaparecerán las tareas duplicadas y se eliminará la información redundante.

• Reducción de costes

La normalización de los procesos y los flujos de trabajo incide directamente en la optimización del tiempo y de los recursos, lo que disminuirá los costes.

• Mayor control

La implantación de un ERP hace posible un mayor control en todas las operaciones, pues cada una de éstas queda reflejada y asignada a un individuo o recurso, en un tiempo y fecha concreta, con unos objetivos y como consecuencia de un procedimiento, lo que permite hacer un seguimiento en todos los procesos en cada una de sus etapas.

• Planificación del futuro

Disponer de la información histórica, los comportamientos y las tendencias nos permite crear escenarios futuros con estimaciones realistas, minimizando el margen de error.

• Crecimiento ordenado

La mayoría de los ERP son modulares, escalables y están conectados entre sí, lo que permite en caso de crecimiento la incorporación de nuevos módulos y el flujo organizado de la información entre ellos.

Fuente: Momo Marrero

Más información sobre ERP para Pymes , ERP para Asesorías y ERP para RrHh

Beneficios de la Gestión Documental en la nube

Dentro de las aplicaciones que se pueden encontrar en la nube está la Gestión Documental; que, aunque no lleva muchos años en desarrollo está tomando fuerza en el mercado, pues los despachos profesionales están comenzando a comprender las ventajas de esta modalidad, que permite gestionar toda la información bajo condiciones óptimas y sin grandes esfuerzos técnicos, humanos o económicos.

Esta herramienta se vuelve una opción mucho más atractiva para los despachos, ya que permite respaldar todas las actividades relacionadas con el uso, producción y gestión de documentos de forma segura y sin depender de herramientas limitantes como el correo electrónico, que se vuelve realmente agobiante cuando al mismo hay documentos adjuntos que deseamos conservar. 

En la actualidad muchos despachos están accediendo a toda su información en la red desde cualquier dispositivo conectado a internet, sin necesidad de instalar algún software en sus servidores y terminales, utilizando programas "gratuitos" con escasa seguridad en el tratamiento de los datos.

Aumento en la seguridad: aquí radica la diferencia entre los diversos proveedores de estos sistemas de gestión documental. Los documentos almacenados en la nube deben de contar con un sistema de copias activas: respaldo diario y otro semanal con un sistema de retención de 28 días (puede buscar diferentes versiones del documento hasta esos días). También deberá de contar con un sistema de copias inactivas: una copia cada fin de mes mantenida durante 1 año y una copia cada fin de año mantenida durante 5 años.

Aumento de la eficacia: con esta solución le rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las tareas que antes eran manuales pasan a ser automáticas. Lo anterior permite que hacer más en el mismo tiempo y disminuir el margen de error. La gestión documental debe de permitir que se almacenen de una forma rápida y eficaz los correos electrónicos, con sus documentos adjuntos, que gestione cada empleado del despacho.

Aumento de la productividad: al reducir los tiempo de los procesos la productividad del despacho aumenta. Es muy conveniente que los programas de gestión que utiliza el despacho permita publicar directamente los informes en la gestión documental, evitando así pasos intermedios.  

Ahorro de espacio: con gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos se reducen notablemente gracias a la digitalización de la información, ya que aproximadamente el 15% de la superficie útil de un despacho se utiliza en el almacenamiento de carpetas con documentos de los clientes.

Ahorro de costos: reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de almacenamiento y administración de archivos, ya que al eliminar el espacio físico en los servidores del despacho no tenemos un costo fijo de servidor + copias, sino que en una gestión en la nube se paga solo por lo que usa (espacio + usuario + copias)

Acceso rápido a la información: reduce tiempos de búsqueda y permite la recuperación de documentos, maximizando así el rendimiento de las horas de cada empleado en el trabajo. Se estima que éstos dedican unos 56´al día en la búsqueda de documentos. 

Cumplimiento de la ley: contribuye al cumplimiento de la LOPD, ya que los archivos almacenados en la nube y puestos a disposición de los clientes están cifrados y sólo de pueden "bajar" con la contraseña que cada cliente posee. Deberá de exigir que los servidores donde se almacene su información radiquen en la Unión Europea.

Ahorro de papel: con gestión documental el uso de papel físico disminuye drásticamente ya que toda la información queda almacenada en formato digital, de esta forma no sólo se ahorran los costos de la administración del papel, sino que se ayuda al cuidado del medio ambiente al reducir la cantidad de impresiones.

Control de la información: facilita la organización de archivos durante las actividades de trámite y la puesta a disposición de los clientes del despacho.

En Canarlab le proponemos una solución de gestión documental en la nube con acceso fácil desde los propios programas de gestión. 
Más información en  http://goo.gl/WrMwj1

Descarga nuestra App en http://goo.gl/tFJtgV

Programa de Conferencias Canarlab 2013

El próximo día 14 de Marzo realizaremos una serie de conferencias dirigidas a los Profesionales Laborales Fiscales y Empresas con la intención de comentar la importancia de la Firma Electrónica y analizar la actual problemática de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias de las distintas Administraciones del Estado.

El evento se realizará en el centro Urban de Los Majuelos en horario de 10 a 14 horas. 

Inscríbete AQUÍ

10  Recepción de asistentes

Bienvenida

Marcos Torres Socas (Director Comercial de Canarlab)

10.25 - 10.55   Sesión I

Notificaciones Electrónicas Obligatorias

Se analizará el marco conceptual de las notificaciones electrónicas obligatorias de la Seguridad Social, Agencia Tributaria, Tráfico así como un producto específico para las gestión de estas notificaciones y los anuncios por comparecencia publicados en los Tablones Electrónicos.

Ponente: Sergio Ruiz Sierra (Director de Artic Soluciones)

11.00 – 11.25   Sesión II

Certificado Digital y Firma Electrónica

Se analizarán las posibilidades de tener un certificado e empresa, de apoderado o de autorizado con limitación de funciones en cada uno de ellos.

Ponente: Jorge Lorenzo Pintor (Director TIC de la Cámara de Comercio)

11.30 – 11.55   Sesión III

Asesnet y Portal Web

Porque hoy en día el Despacho debe tener presencia en las redes sociales, presentamos una herramienta para que el usuario diseñe su Web y Portal de Clientes. Enlazado también con el Portal Asesor de A3Software.

Ponente: Juan Ramón Hernández (Director de Canarlab)

11.55 - 12.10 Descanso

12.15 – 12.55   Sesión IV

La Asesoría ante el cambio

Se analizará la visión que tiene actualmente Wolters Kluwer (A3Software) sobre los Despachos Profesionales y su futuro ante el reto que supone los actuales cambios. 

Ponente: José María Molero (Responsable de canal de A3Software)

13.00 – 13.25   Sesión V

La Empresa ante el cambio

Porque hoy en día se necesita una mayor interacción entre las empresas y la asesoría, presentamos las estrategias de A3Software para la Pyme y el acuerdo alcanzado con Femete para el sector de los S.A.T.

 Ponente: Elias Santos (Responsable Pymes de Canarlab)

13.30 – 13.45   Clausura

* Este programa puede sufrir variaciones.

Acuerdo de colaboración entre Femete y Canarlab

Descuento del 20% en servicios y productos profesionales del sector de la informática y de las comunicaciones.

Unas 1.200 pymes y autónomos del sector del metal y de las nuevas tecnologías de la provincia tinerfeña se podrán beneficiar desde hoy de un 20% de descuento en productos y servicios profesionales del sector TIC que ofrece Canarlab S.L., gracias al convenio de colaboración que ha suscrito esta empresa con la patronal Femete.

Canarlab es una empresa canaria, Distribuidor de A3 Sofware para Canarias, con 19 años de experiencia en implantar software de gestión para Pymes. Mediante el convenio firmado, los asociados a Femete podrán acceder a soluciones a3ERP de facturación y contabilidad, además de programas específicos para la gestión de talleres y servicios técnicos que automatizan y agilizan el trabajo administrativo, además de optimizar la gestión y planificación de sus recursos.

El acuerdo promoverá la organización de diferentes iniciativas dirigidas a fomentar el uso de herramientas informáticas que ayuden a mejorar la productividad en el sector, entre ellas, se realizarán unas jornadas informativas sobre “Tecnología para incrementar las ventas”.

Este convenio, que tiene una vigencia de un año renovable automáticamente, ha sido firmado por el presidente de la Federación Provincial de Empresarios del Metal y Nuevas Tecnologías de Santa Cruz de Tenerife, José Luis García Martínez, y Juan Ramón Hernández González, Director Comercial de Canarlab S.L.

Más información

¿A quién va dirigido?

a3ERP y los módulos que lo componen, han sido diseñados para responder a las necesidades de cualquier pequeña y mediana empresa, por lo que podrá crecer al ritmo que lo haga su negocio,evolucionando en funcionalidades y puestos de trabajo.

SAT es perfecto para talleres mecánicos de cualquier tipo, así como para cualquier Servicio de Asistencia Técnica: electricistas, fontaneros, frío industrial, aire acondicionado, electrodomésticos o cualquier otro negocio que implique gestión de nuestro personal técnico mediante partes de servicio.

Notificaciones Electrónicas Obligatorias

Actualmente se ha introducido nuevas formas en la actividad administrativa y empresarial. La más conocida es la Dirección Electrónica Habilitada (DEH), pero ahora otras administraciones públicas han implantado también su propia dirección electrónica,  Dirección General de Tráfico y Seguridad Social. Así mismo se espera que en el 2013 la implanten la Dirección General de Tributos del Gobierno de Canarias. Tampoco hay que olvidar las citaciones y notificaciones en los tablones de anuncios del B.O.E y similares (Notificaciones por comparecencia)

Todos nosotros confiamos en que estas notificaciones nos lleguen por correo electrónico para "bajarlas" y firmarlas. Pero no debemos olvidar que la Administración nos envía los  correos electrónicos por "cortesía", ya que es obligación del contribuyente acceder a la "Sede Electrónica" cada quince días para comprobar la existencia de las notificaciones. 

Al tener diferentes servicios web que revisar cada día para revisar las notificaciones pendientes de nuestros clientes, se va a complicar la labor administrativa del despacho.

WKE dispone de un acuerdo de colaboración con Artic Soluciones a través del cual, y gracias a la integración entre sus plataformas, los despachos profesionales podrán, de una forma ágil y eficiente, gestionar las notificaciones electrónicas de sus clientes.  

Artic Soluciones es una compañía que ha desarrollado un software que permite controlar el proceso de recepción de notificaciones electrónicas desde un único punto de acceso, destacando aquellas enviadas por organismos como la AEAT y la DGT. 

 Es especialmente útil para las asesorías de empresa, ya que pueden hacer uso de la figura del apoderamiento electrónico de la Agencia Tributaria. Como apoderados pueden recibir las notificaciones de sus clientes, ofreciéndoles un servicio diferenciador que:

• Evita a las empresas los problemas de las notificaciones electrónicas, tales como acceder al correo electrónico todos los días, que el e-mail se reciba en la carpeta SPAM y la consulta al buzón emisor antes de 10 días, lo que provocaría que el organismo emisor la considerará notificada y comenzará las acciones administrativas correspondientes.
• No implica carga de trabajo adicional, pues es el sistema quien de forma automatizada accede a todas las Direcciones Electrónicas.
• Les permita avisar a sus clientes de los requerimientos sin notificar, gracias a la opción de rastreo automático de los tablones electrónicos.

La colaboración entre ambas compañías se basa en la integración de Portal NEOS con la suite integrada a3ASESOR. La ventaja de aprovechar la base de datos centralizada que le facilita a3ASESOR, le permitirá minimizar el esfuerzo de carga y gestión de las notificaciones electrónicas. 

Por este motivo se ha incorporado una nueva opción "Notificaciones electrónicas" en el menú de a3ASESOR, que permite realizar la carga y actualización de aquellos clientes a los que desee gestionarle las notificaciones electrónicas en Portal NEOS. 

Visite también el blog sobre la presencia en Internet de las Despachos Profesionales pulsando en este enlace, Asesnet

Vendedor farmer vs hunter

Cuando hablamos de una red comercial pensamos en un equipo de personas con la misión de vender y vender a toda costa. En la pequeña empresa y en la asesoría las labores comerciales las suele ejercer el propio asesor o "dueño" de la empresa.

En los tiempos actuales la forma de actuar como un comercial ha variado bastante por lo que vale la pena conocer los dos enfoques que se están dando a esta actividad hoy en día.

En muchas ocasiones pensamos en un comercial o vendedor como una persona que "convence" a cualquiera tan solo con la palabra. Esta clase de vendedores son “personas de acción” y se sienten especialmente cómodos en ambientes de “puerta fría”. Son el tipo de comercial más puro y también el menos frecuente porque se requieren unas afinidades casi de tipo natural para que pueda obtener unos resultados óptimos. Vamos, que cualquiera no sirve para ser un “hunter”. 

Como contrapartida, también existen los que se denominan vendedores “farmer”, que son aquellos profesionales más empáticos con el cliente y que, por tanto, son esenciales para cuidar las buenas relaciones con el cliente. Son uno de los mejores exponentes de los enormes beneficios que un excelente servicio al cliente puede crear. Los vendedores “farmer” son más numerosos y pueden considerarse más afines a la metodología de la venta consultiva. Una tendencia que se está mostrando muy superior en el largo plazo, o al menos era la idea que siempre había guiado a los jefes de venta.

¿Quiere esto decir que los vendedores “farmer” son mejores? No necesariamente, ya que la presión actual por ofrecer productos y servicios a los clientes de la asesoría y empresas conlleva la necesidad de acercarse mucho más al cliente para informar y presentar los nuevos productos y servicios que se comercializan. Por ello es necesario tener una actitud más "hunter" en la actividad comercial.

Y volviendo al punto inicial ... "en la pequeña empresa y en la asesoría las labores comerciales las suele ejercer el propio asesor o "dueño" de la empresa" ... nos lleva a que la situación actual de bajas y altas en las carteras de clientes, provoca que seamos un poco más "hunter" de lo habitual.

Para ello es muy recomendable invertir en formación e información mediante el uso de  herramientas informáticas adecuadas que permitan al despacho y empresa acceder a los nuevos nichos de mercado en este mundo tan "en la nube".

Mejorar la gestión del comercio

El comercio tradicional está sujeto a un entorno agresivo y muy dinámico y se enfrenta a grandes retos que son fruto del profundo proceso de modernización al que se ha visto obligado.

¿Cómo competir? El comercio tradicional apuesta por realzar los valores que le distinguen de las grandes organizaciones: el trato cercano al cliente, la vocación de servicio, la especialización y la gestión eficiente del negocio para optimizar el uso de todos los recursos, siendo la tecnología una pieza fundamental para conseguirlo.

La inversión tecnológica en un ERP para la gestión del comercio, no se debe plantear como un simple cambio de la tradicional caja registradora por un bonito ordenador, sino que, debería buscar mejorar el control de otras áreas críticas para el comercio:

• Gestión de compras: La gestión de compras es una tarea que incide directamente sobre la rentabilidad del negocio, por eso se debe prestar una atención especial a esta área y utilizar funciones como un comparativo de precios de compra de artículos por proveedor, o la reposición de artículos en función de los consumos pasados. Por supuesto, sin descuidar el seguimiento del ciclo de compra (pedido-albarán-factura), lo que permitirá automatizar las entradas de mercancía y controlar lo que nos han entregado y si el proveedor respeta o no, las condiciones marcadas.
• Gestión ventas y cajas: Cualquier ERP que se precie, debe disponer de un Terminal Punto de Venta que destaque por ser ágil y seguro. El objetivo primordial de cualquier comercio es vender y por ello es primordial que la aplicación de TPV disponga de opciones de venta y cobro rápido, debe permitir aparcar un tiquet y recuperarlo posteriormente, además resulta imprescindible la gestión de diversos documentos de pago (efectivo, tarjeta, vale…) para que al final del turno o del día, se pueda cuadrar realizando el arqueo correspondiente, es recomendable el denominado “Arqueo a ciegas”, en cual, el usuario declara el importe por cada documento de pago y el TPV emite un informe con las diferencias (si las hubiera). En cuanto a la Seguridad, es muy importante definir los permisos de cada usuario, limitando, por ejemplo, quien puede hacer un descuento al cliente.
• Gestión de stock: Gracias a la mecanización de los documentos de compra y de venta, cada vez que realicemos una venta o una compra, nuestro stock se estará actualizando, de forma que siempre tendremos actualizado nuestras existencias, además se podrán realizar traspasos entre los distintos almacenes/tiendas y realizar inventarios periódicos para detectar desviaciones.
• Estadísticas e informes: Para sacar todo el jugo a la información generada a con el trabajo diario, hay que plasmar en el ERP nuestro Escenario, detallando las empresas, delegaciones y cajas de las que disponemos, de esta forma podremos realizar análisis de la información de cada uno ellos, no solo podremos analizar los arqueos y sus deviaciones, las ventas por hora, las ventas por vendedor o el ABC de artículos vendidos.

Análisis de datos en Excel

Por si todavía hay alguien que no lo sepa, empecemos aclarando qué es Excel:

Excel es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft e integrada dentro del paquete Office. Excel permite trabajar con tablas de datos, bases de datos y gráficos, siendo de gran utilidad en áreas como administración y finanzas.

Gracias a la conexión de Excel con servidores de bases de datos como SQL Server, es posible realizar hojas de cálculo en las que se importan las tablas de facturas de ventas o de compras (por ejemplo) y mediante formulas, realizar todo tipo de sumatorios y operaciones, con el trabajo que ello conlleva y la inversión en horas necesarias cada vez que se quiere realizar dicho informe.

Y ahora es cuando los usuarios de a3ERP Plus pueden respirar y sonreír, porque ellos lo tienen mucho más fácil, sí mucho más fácil puesto que a3ERP Plus incorpora Excel Services.

a3ERP Excel Services es una librería que permite utilizar fórmulas ya integradas en hojas de cálculo Excel. La fórmula interroga directamente a la base de datos de la aplicación y obtiene el resultado.

Con esta herramienta se puede realizar cualquier tipo de informe en Excel. Algunos ejemplos del análisis que permite son:

• Saldos mensuales o anuales: Permite obtener Balances de Situación y Cuentas de Resultados, comparativas entre los distintos períodos, análisis de origen y aplicación de fondo...
• Análisis de cartera: Se pueden obtener distintas previsiones de tesorería y analiza la situación de cash-flow.
• Estadísticas: De venta, compras, artículos y representantes, cruzando la información como se desee y realizando comparativas definidas previamente.
• Consultas libres: Generadas por el propio usuario a través del lenguaje SQL.

Por ejemplo, a3ERP Excel Services incorpora en Excel la función SaldoMes() que calcula el saldo de la cuenta en el ejercicio y mes indicado, en la siguiente imagen se puede ver un ejemplo:

Otra función que me gustaría nombrar es VentasRepEje(), la cual calcula las ventas por representante para el periodo de tiempo especificado, por ejemplo:

=VentasRepEje("Demo S.A."; "2012";"1-3";""; "ZONA='ESTE'")

Esta función obtendrá como resultado las ventas del primer trimestre, de los representantes de la zona este, del ejercicio 2012, en la empresa Demo S.A. ¿Fácil verdad?


Por cierto, no necesitas conocer de memoria la fórmula y separar los campos por punto y coma, etc, etc, el asistente de fórmulas lo hace por tí.

Existe un completo y detallado manual de a3ERP Excel Services que detalla las fórmulas disponibles y ejemplos de uso de cada una de ellas.

Pues bien, este tipo de herramientas, que ahorran tiempo y que simplifican tareas son las que realmente dan valor a un ERP, que al fin al cabo… están para eso, ¿no?


Y para terminar… un ejemplo de lo que se puede hacer con a3ERP Excel Services: