En las pymes es habitual que no existan unos procesos de recepción de mercancía claramente marcados y que al recibir las compras, tengan que abrir las cajas apresuradamente debido a que tienen un cliente esperando por el artículo que acaba de recibir, lo que conlleva que se realice la venta de un artículo que no ha entrado en el almacén, provocando que nuestro programa de gestión informe de unidades negativas en el stock. Es muy común que se le reste importancia, incluso hay quien piensa: “luego lo grabo, total, el programa puede trabajar con stock negativo”.
Al final, lo excepcional se convierte en habitual y nunca se consigue tener el stock al día. El encargado de compras, tiene que hacer los pedidos “a ojo”, sin llegar a conocer el stock real. Los comerciales hacen los pedidos de sus clientes rezando para que haya stock en el almacén y el gerente… nunca puede conocer el valor real del stock y al hacer inventario… los descuadres son descomunales.
¿CÓMO MEJORAR?
La recepción de mercancías es un proceso de altísima importancia dentro de las actividades de la pyme, puesto que de ella depende en gran medida el proceso de venta.
Para mejorar es imprescindible automatizar tanto como sea posible el proceso de recepción y así eliminar o minimizar la burocracia e intervenciones humanas, las cuales no añaden valor al producto pero sí aumentan los costes operativos de la empresa. Entre los objetivos que se deberán buscar en el nuevo proceso deben estar:
- Rapidez de recepción/entregas
- Fiabilidad
- Reducción de costes
- Maximización del volumen disponible
- Minimización de las operaciones de manipulación y transporte
El proceso de recepción de mercancías debe apoyarse en una previsión de entradas, gracias a las cuales agilizaremos la recepción de albaranes y facturas de proveedores y su introducción en el sistema de gestión.
Otro factor a tener en cuenta y que optimiza el volumen disponible en el almacén y mejora la eficiencia de los recursos del almacén, es el registro de las existencias por ubicación, de esto ya hablaremos otro día.
