Dentro de las aplicaciones que se pueden encontrar en la nube está la Gestión Documental; que, aunque no lleva muchos años en desarrollo está tomando fuerza en el mercado, pues los despachos profesionales están comenzando a comprender las ventajas de esta modalidad, que permite gestionar toda la información bajo condiciones óptimas y sin grandes esfuerzos técnicos, humanos o económicos.
Esta herramienta se vuelve una opción mucho más atractiva para los despachos, ya que permite respaldar todas las actividades relacionadas con el uso, producción y gestión de documentos de forma segura y sin depender de herramientas limitantes como el correo electrónico, que se vuelve realmente agobiante cuando al mismo hay documentos adjuntos que deseamos conservar.
En la actualidad muchos despachos están accediendo a toda su información en la red desde cualquier dispositivo conectado a internet, sin necesidad de instalar algún software en sus servidores y terminales, utilizando programas "gratuitos" con escasa seguridad en el tratamiento de los datos.
Aumento en la seguridad: aquí radica la diferencia entre los diversos proveedores de estos sistemas de gestión documental. Los documentos almacenados en la nube deben de contar con un sistema de copias activas: respaldo diario y otro semanal con un sistema de retención de 28 días (puede buscar diferentes versiones del documento hasta esos días). También deberá de contar con un sistema de copias inactivas: una copia cada fin de mes mantenida durante 1 año y una copia cada fin de año mantenida durante 5 años.
Aumento de la eficacia: con esta solución le rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las tareas que antes eran manuales pasan a ser automáticas. Lo anterior permite que hacer más en el mismo tiempo y disminuir el margen de error. La gestión documental debe de permitir que se almacenen de una forma rápida y eficaz los correos electrónicos, con sus documentos adjuntos, que gestione cada empleado del despacho.
Aumento de la productividad: al reducir los tiempo de los procesos la productividad del despacho aumenta. Es muy conveniente que los programas de gestión que utiliza el despacho permita publicar directamente los informes en la gestión documental, evitando así pasos intermedios.
Ahorro de espacio: con gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos se reducen notablemente gracias a la digitalización de la información, ya que aproximadamente el 15% de la superficie útil de un despacho se utiliza en el almacenamiento de carpetas con documentos de los clientes.
Ahorro de costos: reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de almacenamiento y administración de archivos, ya que al eliminar el espacio físico en los servidores del despacho no tenemos un costo fijo de servidor + copias, sino que en una gestión en la nube se paga solo por lo que usa (espacio + usuario + copias)
Acceso rápido a la información: reduce tiempos de búsqueda y permite la recuperación de documentos, maximizando así el rendimiento de las horas de cada empleado en el trabajo. Se estima que éstos dedican unos 56´al día en la búsqueda de documentos.
Cumplimiento de la ley: contribuye al cumplimiento de la LOPD, ya que los archivos almacenados en la nube y puestos a disposición de los clientes están cifrados y sólo de pueden "bajar" con la contraseña que cada cliente posee. Deberá de exigir que los servidores donde se almacene su información radiquen en la Unión Europea.
Ahorro de papel: con gestión documental el uso de papel físico disminuye drásticamente ya que toda la información queda almacenada en formato digital, de esta forma no sólo se ahorran los costos de la administración del papel, sino que se ayuda al cuidado del medio ambiente al reducir la cantidad de impresiones.
Control de la información: facilita la organización de archivos durante las actividades de trámite y la puesta a disposición de los clientes del despacho.
En Canarlab le proponemos una solución de gestión documental en la nube con acceso fácil desde los propios programas de gestión.
Más información en http://goo.gl/WrMwj1
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