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miércoles, 7 de diciembre de 2016

Nuevo blog de Canarlab

¡Tenemos nuevo blog! No dejes de visitarlo en: http://blog.canarlab.es/

 



Próximamente esta plataforma dejará de estar operativa, así que te invitamos a seguirnos en nuestra nueva web, donde podrás encontrar todos los artículos de este blog, además de las nuevas publicaciones que iremos realizando.

¡Gracias!

viernes, 25 de noviembre de 2016

6 ventajas de utilizar un programa contable en tu empresa


Quienes gestionan una empresa conocen el tedioso problema que conlleva la acumulación de facturas, su fiscalización y organización. Las tareas de contabilidad suponen un auténtico quebradero de cabeza para cualquier empresario, que se enfrenta a diario a la difícil labor de mantenerse al día en estas cuestiones, a la vez que gestiona su propio negocio. ¿El resultado? En ocasiones, esta desorganización acaba provocando que se resientan ambos trabajos.
 

TNo se trata de una tarea menor: la contabilidad de una empresa constituye uno de los elementos básicos de su dirección. Su correcta gestión, llevarla al día y tener un fácil acceso a toda la información que se nos proporciona acerca de nuestros ingresos y gastos supone una auténtica necesidad, además de un importante imperativo legal. Cumplir con las normas y con los criterios de Hacienda conlleva tiempo y esta dedicación resulta ineludible.


Por ello, con el avance de las nuevas tecnologías, las formas tradicionales de gestión de la contabilidad están quedando completamente desfasadas, y son cada vez más empresas las que se suman a los programas de contabilidad informatizados.


¿Por qué usar un programa contable?


Los programas contables para la empresa son cada vez más habituales, y esto se debe al amplio abanico de ventajas que ofrecen. En este post te hablamos de las 6 más importantes:


    1.    Ahorro. Contar con un sistema de gestión contable supone un ahorro notable en un doble sentido: en primer lugar, en tiempo, ya que se agilizarán tanto la tareas que lo que antes suponía horas de encuadre de cuentas y búsqueda de datos se reducirá a un simple ‘clic’; y en segundo lugar, en dinero, pues el tiempo que hemos invertido en ello, el uso de recursos humanos y los posibles errores contables -que siempre suponen un coste para la empresa- se eliminan.

    2.    Mejora de la gestión del negocio. Estas soluciones de gestión contable no suponen un simple banco de almacenamiento de datos en los que organizarlos. Al introducir las cuentas de la empresa, este tipo de programas nos proporcionarán un análisis de los datos contables, lo que sin duda se traducirá en un suministro de información útil para la gestión empresarial.

    3.    Ahorro de espacio. Este tipo de programas nos permiten almacenar una cantidad muy superior de información, sin la necesidad de ocupar más espacio que el de nuestro ordenador. Además, el cruce de datos permite evitar duplicidades de documentación.

    4.     Simplificación. Las soluciones de gestión contable traen de la mano una serie de automatismos que nos permiten agilizar el trabajo diario: cierre y apertura de ejercicio, detección de facturas emitidas, recibidas y duplicadas, regularizaciones de fin de año, periodificación de gastos, contabilización automática de las liquidaciones, etc.

    5.    Disponibilidad. La libertad de la que nos dota la informatización de toda nuestra base contable nos permite acceder a nuestra información contable desde cualquier terminal en la que contemos con el programa. El acceso desde cualquier lugar del mundo a través, por ejemplo, de aplicaciones móviles, se ha convertido en tendencia.

    6.    Confidencialidad y seguridad. La pérdida de información deja de ser una opción con este tipo de soluciones, que garantizan la existencia de copias de seguridad. Un accidente con tu ordenador no supondrá nunca la catástrofe de haber perdido para siempre todos tus datos contables. Además, las soluciones de gestión contable cumplen –y ayudan a cumplir- con la Ley de Protección de Datos. 

¿Necesitas una solución contable para mejorar la gestión de tu negocio? Contáctanos y te informaremos sobre el producto que mejor se adapte a tu empresa.


jueves, 17 de noviembre de 2016

3 formas de mejorar tu gestión de recursos humanos

3 formas de mejorar tu gestión de recursos humanos

Contar con un equipo humano motivado, eficaz, cualificado y defensor de la empresa es el sueño de cualquier empresario. Pero para lograr ese nivel de implicación es necesario crear el clima adecuado, y ello pasa irremediablemente por poner especial mimo –e invertir en consecuencia- en al área de recursos humanos. Los tiempos han cambiado y la mayoría del personal cualificado busca mucho más que un sueldo: la aspiración es encontrar un lugar en el que sentirse útil, valorado y realizado.
 

Todo ello ha derivado en un cada vez mayor protagonismo del área de recursos humanos en muchas empresas. El paradigma lo encontramos en compañías como Google, famosa en todo el mundo por ofrecer a sus trabajadores bonos de gimnasio o de masajes gratis, o por instarles a dedicar un 20 por cinto de su jornada laboral a la creatividad. Sin ir tan lejos –no todos contamos con ese presupuesto-, cualquier pequeña o mediana empresa puede valerse de soluciones que la ayuden a gestionar a su equipo y coordinarlo adecuadamente, reduciendo la incertidumbre y ayudándoles a trabajar más felices. 


Todo ello redunda, además, en un ahorro de costes para la empresa: aprovechar adecuadamente la fuerza de trabajo, sin desaprovecharla ni sobrecargarla, ayudándola a desarrollarse a pleno rendimiento, sin duda reportará muchos beneficios a la empresa.


¿Qué debo tener en cuenta para gestionar bien mis recursos humanos?


Es importante tener en cuenta que son muchas las deficiencias que se pueden encontrar a la hora de gestionar el capital humano de un negocio. No contar con las herramientas organizativas necesarias para la correcta administración de nuestros recursos puede traducirse en un declive de nuestra eficiencia. 

Para que eso jamás te ocurra, en este post recordamos cuáles son las patas más importantes en que se basa una buena gestión de recursos humanos.

  • Cumplir con tu responsabilidad como empleador. Ello pasa, en primer lugar, por gestionar adecuadamente la retribución de los trabajadores y tener siempre a mano la normativa que se les aplica (legislación laboral, convenios colectivos…) Existen herramientas que pueden ayudarte a no fallar en este proceso, automatizando procesos y alertándote cuando debas llevar a cabo alguna tarea –por ejemplo, subir el salario de tus trabajadores cuando corresponda-. Además, existen portales de uso compartido entre empleadores y empleado, desde tu móvil y a través de una app, con los que comunicarte con ellos de forma rápida y eficaz. 
  • Organizar al equipo para que funcione como un engranaje perfecto. No hay nada peor que un trabajador desmotivado, y este problema puede producirse por un exceso de trabajo, pero también por todo lo contrario. Lo mismo se aplica a un mal ambiente laboral, a la ausencia de mecanismos de promoción o de rotación en la empresa o a la mala comunicación entre departamentos. Afortunadamente, existen herramientas informáticas que ofrecen una amplia gama de soluciones a estos problemas.Por ejemplo, relacionadas con procesos de selección de personal tanto interno como externo –con registro de la ficha personal de cada empleado i candidato-, así como soluciones de gestión del tiempo, que sirven para identificar y justificar las incidencias en cuestiones de horarios, calendario, etc. 
  • Formar a tus empleados para que mejoren sus conocimientos y crezcan a nivel profesional. En la actualidad, la formación es más necesaria que nunca. Lo que se da por hecho ahora, habrá cambiado en seis meses. Por eso es tan importante gestionar con inteligencia y mimo la formación de nuestros empleados, ayudándoles a crecer en la empresa y a sentirse orgullosos de ella. Utilizar herramientas de gestión en esta área puede ayudar al departamento de recursos humanos a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo: existen, por ejemplo, portales para empleados de uso compartido con el departamento de RRHH que puedes utilizar para impartir cursos online y medir su grado de conocimiento de forma automatizada. Podrás crear catálogos de competencias y objetivos, formularios, sistemas de evaluación a tu medida… generando un sistema descentralizado de planificación y gestión de las actividades formativas.


¿Necesitas asesoramiento para gestionar de forma más ágil los recursos humanos de tu empresa? Pídenos asesoramiento. 





viernes, 11 de noviembre de 2016

¿Cómo cumplir con la Ley de Protección de Datos en tu negocio?




Abrir una empresa supone mucho más que dar salida a una buena idea de negocio: existen infinidad de factores menos atractivos a los que hay que atender y, por mucho que nos pese, es necesario dedicar cierto tiempo a planificar, por ejemplo, cómo cumplir con todas las normas que rodean nuestra actividad para conseguir que nuestra empresa no solo sea ejemplar en cuanto al producto o servicio que ofrece, sino en todos los ámbitos. Eso sí, hay labores para las que es mejor ponerse en manos de profesionales y ahorrar así tiempo para dedicarlo a lo verdaderamente importante: el crecimiento de nuestra empresa. Una de esas tareas que sin duda merece la pena delegar es el cumplimiento con la Ley de Protección de Datos.
 

¿Qué es la normativa sobre protección de datos y en qué casos debemos tenerla en cuenta? ¿En qué aspectos debes fijarte para saber si estás haciendo las cosas bien? Y lo que es más importante, ¿cuál es la fórmula óptima para cumplir con la legalidad y evitar no solo sanciones, sino quejas por parte de tus clientes? En la actual sociedad de la información, no dar la talla en la protección de datos -nombre y apellidos, email, envío de comunicaciones comerciales…- puede suponer un descrédito para cualquier marca. Y viceversa. Hacer saber a tus clientes que cumples a rajatabla con la ley puede ayudarte mucho a mejorar tu imagen y transmitir la seriedad que caracteriza a tu empresa en todas sus facetas.


¿Qué es la protección de datos?


Sin duda una de las áreas de cumplimiento legal que más afecta a las empresas es la protección de datos. La mayoría de negocios trabajan, como mínimo, con una base de datos de sus clientes en la que se recopila información sobre ellos: nombre, dirección, teléfono, email, profesión, edad… Se trata de información necesaria para nuestro día a día que, sin embargo, no podemos almacenar de cualquier manera ni utilizar a nuestro antojo. 

Para ello existe la Ley de Protección de Datos, que recuerda que nuestra propia Constitución reconoce al ciudadano la facultad de controlar sus datos personales –que son todos aquellos que permitan identificarle- y la capacidad para disponer y decidir sobre ellos. Esta normativa es de obligado cumplimiento para todas las personas físicas o jurídicas que posean datos de carácter personal de personas físicas. Por tanto, la ley afecta tanto a personas jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones, etc.) como a personas físicas (particulares o autónomos) y a las Administraciones Públicas, que estarán sometidas a ella siempre que posean datos de carácter personal de personas físicas. Eso sí, la ley no se aplica a aquellas que sólo posean datos de personas jurídicas (por ejemplo, de otras empresas).

Si es tu caso y te ves obligado a cumplir con esta legislación, debes saber que existen ciertos derechos que debes garantizar. Por ejemplo, el ciudadano tiene derecho a ser informado de su recopilación, a consentir siempre expresamente que los almacenes, a revocar su consentimiento en cualquier momento, a ser informado de posibles cesiones a terceros… y a ser indemnizado si se incumplen sus derechos.  Además, con la era de Internet, surgen nuevas posibilidades de incumplimiento: envío de publicidades, política de cookies, política de privacidad…
Las sanciones por incumplimiento en materia de protección de datos pueden oscilar entre los 900 y los 600.000 euros pero, por encima de ello, el riego para tu reputación que implica incumplir con un cliente puede ser tu peor sanción.



¿Puede ser mi empresa responsable en caso de incumplimiento? 


Una de las grandes novedades normativas de los últimos años en España ha sido la introducción de la llamada responsabilidad penal de las personas jurídicas. La reforma del Código Penal de 2010 (aclarada en otra reforma posterior, de 2015) sirvió para introducir por primera vez en nuestro ordenamiento jurídico esta figura, que consiste en que las personas jurídicas (empresas, fundaciones y demás) pueden ser criminalmente responsables de los delitos que se cometan en su seno.

La novedad es importante, ya que hasta 2010 solo las personas físicas podían responder por delitos. Crece, por tanto, la necesidad de que las empresas estén preparadas para evitar posibles incumplimientos que acareen multas millonarias o incluso la obligación de cerrar sus puertas. A día de hoy, las empresas están obligadas a contar con un plan en materia de protección de datos.



Una solución de gestión para delegar el cumplimiento de la Lopd

 

Normalmente las pequeñas y medianas empresas optan por externalizar las labores de cumplimiento en materia de protección de datos: contar con un profesional del sector legal en plantilla que se encargue de estas tareas puede resultar demasiado costoso para estructuras empresariales de pequeño tamaño.

Una vía intermedia consiste en contratar una solución de gestión en materia de Lopd, como a3ERP|Lopd, un software sobre protección de datos desarrollado por Wolters Kluwer que está diseñado específicamente para cumplir los requerimientos que establece la Ley Orgánica 15/99 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, y el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999.


Esta solución de gestión facilita la creación y mantenimiento de tus ficheros de datos, así como su modificación y rectificación. Incorpora todos los documentos de seguridad que necesitarás para cubrir la ley: relación contractual de prestaciones de servicios (entre tu empresa y tu cliente), relación contractual con clientes y proveedores, documentos de confidencialidad, auditorías, sistemas de protección, responsables del tratamiento, copias de seguridad, etc.

La clave está en alcanzar una solución que se adapte a tus recursos y que no quite tiempo a tu negocio, con todas las garantía de cumplimiento con la legalidad. 


¿Necesitas ayuda para implementar un plan de cumplimiento sobre protección de datos en tu empresa? Consúltanos.





lunes, 17 de octubre de 2016

Modelo 190 2016 Modificaciones

El pasado 11  de Octubre se ha publicado la orden HAP/1626/2016 por la que se modifica la Orden EHA/3127/2009.

Artículo primero. Modificación de la Orden EHA/3127/2009, de 10 de noviembre, por la que se aprueba el modelo 190 para la declaración del resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta y se modifican las condiciones para la presentación por vía telemática de los modelos 111 y 117 por los obligados tributarios que tengan la consideración de grandes empresas, así como la hoja interior de relación de socios, herederos, comuneros o partícipes del modelo 184 y los diseños lógicos de los modelos 184 y 193. 

Los campos  de ‘Percepciones dinerarias’ y ‘Percepciones en especie’ pasan a denominarse a ‘Percepciones dinerarias no derivadas de incapacidad temporal’ y  ‘Percepciones en especie no derivadas de incapacidad temporal’ respectivamente, donde se añadirán las referencias de importes no correspondientes a incapacidades temporales.


Las modificaciones que sufren las claves son las siguientes:

Clave A – Rendimientos del trabajo: Empleados por cuenta ajena en general.

Se suprimen las subclaves 01 y 02 de la clave A.

Se incluirán todas aquellas percepciones dinerarias o en especie en concepto de rendimiento del trabajo. También se incluirán en esta clave las percepciones correspondientes a los trabajadores manuales que perciban sus retribuciones por peonadas o jornales diarios, así como las correspondientes a las relaciones laborales especiales de carácter dependiente y a los contratos o relaciones laborales de duración inferior al año.

Se incluirán también en esta clave las percepciones en concepto de incapacidad laboral abonadas directamente por el empleador al trabajador.


Clave B- Pensionistas

Se pasa de 4 subclaves a 3. Las subclaves que se mantienen son:
  • Subclave 01: Se consignará esta subclave cuando se trate de percepciones consistentes en pensiones y haberes pasivos de los regímenes de la Seguridad Social y Clases Pasivas, con excepción de las que deban relacionarse bajo la subclave 02, percepciones en concepto de incapacidad laboral abonadas directamente al trabajador por la Seguridad Social o Clases Pasivas o respectiva mutua colaboradora con la Seguridad Social. Si las prestaciones son directamente abonadas por el empleador, se reflejarán en la clave A.
  • Subclave 02: Se consignará esta subclave en todas las percepciones de la clave B en las que el importe de las retenciones se haya determinado con arreglo al procedimiento especial previsto en el artículo 89.A del Reglamento del Impuesto.
  • Subclave 03: Se consignará esta subclave en todas las percepciones de la clave B distintas de las subclaves 01 y 02.

Clave G – Rendimientos de actividades económicas
  • Se suprime la subclave 04 en la que se informaban los importes correspondientes hasta el 11 de julio de 2015.
  • El apartado de ‘Datos adicionales’ también modifica su redactado quedando de la siguiente manera: ‘Datos adicionales (solo en las claves A, B.01, B.03, C, E.01 y E.02)’. 
  • En dicho apartado desaparece el campo de Movilidad 2014.
  • Se crea un nuevo campo  ‘Percepciones derivadas de incapacidad temporal’, solo para percepciones correspondientes a las claves A y B.01.
  • Cuando la prestación por incapacidad temporal sea satisfecha por el empleador se hará constar en el campo ‘clave de percepción’ la clave A y cualquier otro caso la Clave B, subclave 01.  





viernes, 2 de septiembre de 2016

El proceso de elección e implantación de un ERP

En el artículo la importancia de contar con un ERP ya hablamos de los beneficios que aporta una herramienta de este tipo a la gestión de las empresas. Ahora es el momento de pasar a la acción, elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades y, finalmente, implantarlo.

No olvidemos que existen ERP para Pymes, Despachos Profesionales y para Departamentos de RrHh, entre otros.

Para saber cuál es el ERP adecuado debemos en primer lugar, determinar cuáles son nuestras necesidades actuales y cuáles serán a medio y largo plazo, así como definir el alcance y los objetivos que pretendemos con su implantación. No será una tarea superficial, pues un análisis de este tipo implica cuestionar nuestros métodos y nuestros procesos. 

Una vez definidos los puntos anteriores, deben ser consensuados con la dirección de la empresa, que ha de ser la punta de lanza del cambio y quien designe la persona responsable de liderar el proyecto, fiscalizar el proceso y velar por el éxito de la puesta en marcha.

Para que todo el proceso sea exitoso, la elección del fabricante y el proveedor responsable de la implantación es fundamental. Las claves de esta decisión son las siguientes:
  1. Reputación  y garantía del fabricante.
  2. Reputación, experiencia y garantía del proveedor.
  3. Modelo de licenciamiento y coste de la implantación.
  4. Escalabilidad del producto (garantía de que no frene o sea un hándicap en nuestro crecimiento, que permita aumentar sus funcionalidades).
  5. Garantía y coste del mantenimiento.
  6. Política de atención al cliente.
  7. Número de implantaciones.
  8. Versión del producto, analizando su recorrido e incidencia en el mercado y su obsolescencia.
  9. Casos de éxito y referencias de implantación.
Una vez resuelto qué producto elegiremos llega el momento de afrontar la implantación.

El proceso de implantación de un ERP o de cualquier otra herramienta nunca puede suponer la parálisis de la actividad ordinaria ni de la capacidad de producción, por lo que es recomendable que la  implantación se desarrolle en fases ordenadas, consensuadas y controladas, bajo la supervisión del jefe de proyecto nombrado por la dirección de la empresa y en estrecha relación con el proveedor.

Es importante que cada una de las fases sea testeada convenientemente para evitar una posible acumulación de errores, que sin duda supondrán un quebranto, un desvío en el presupuesto y la sensación de fracaso entre los afectados, lo cual desembocará en el rechazo y el desánimo generalizado.

Hay que tener en cuenta que la implantación de un ERP durará varios meses, por lo que debemos ser previsores y determinar antes del comienzo de cada fase las necesidades y los recursos que requeriremos para afrontarla, con el fin de evitar retrasos o pérdidas de productividad.

No podemos olvidar tampoco lo importante que es la formación de los futuros usuarios, algo que ha de plantearse con antelación y que se alargará hasta finalizar la implantación. 

Es conveniente, en este punto, combinar la teoría con ejemplos prácticos de la propia empresa; así optimizaremos los resultados y acortaremos la curva de aprendizaje.

Como último paso, y para dar por finalizado el proceso, hemos de analizar los resultados obtenidos en función de los objetivos marcados, lo que nos servirá para determinar si la implantación y la absorción del ERP han sido exitosas.



Fuente: Wolters Kluwer

Más información sobre ERP para Pymes , ERP para Asesorías y ERP para RrHh


martes, 30 de agosto de 2016

La Evaluación del Desempeño como herramienta para medir el valor de las emociones

El capital humano en las empresas es el principal elemento para el éxito o el fracaso de cualquier organización. La empresa que conoce su capital humano, estará en condiciones ventajosas sobre aquellas que no disponen de esa información y que facilitará la consecución de resultados exitosos en su actividad.
Dentro de la gestión integral de un departamento de Recursos Humanos, cabría destacar como elemento fundamental, la aplicación de un Sistema de Evaluación del Desempeño, el cual nos permite establecer el grado en que las personas contribuyen al logro de los objetivos establecidos para el cargo o funciones que deben asumir en una organización. 

El Sistema de Evaluación proporciona a la empresa información muy valiosa sobre su plantilla, que facilita entre otros: la toma de decisiones en cuanto a promoción, aumento de salarios, formación, advertencias y despidos, basándose en estudios formales que ofrecen elementos concretos, sin tener que depender de apreciaciones subjetivas o datos y/o hechos aislados.

Es importante considerar que la Evaluación del Desempeño, no es un sistema uniforme que se aplica a cualquier empresa. Necesariamente cada organización según los objetivos debe establecer su propio sistema de evaluación, considerando factores propios de su organización, por ejemplo, tipo de actividad, nivel profesional, tipo de funciones, etc.

La Evaluación del Desempeño como una necesidad
 ¿Por qué debe realizarse una evaluación del desempeño?
Podemos considerar la Evaluación del Desempeño como una necesidad de las empresas desde tres aspectos fundamentales:

I-Necesidad Económica: Las empresas tienen la necesidad de conocer sobre su función, su permanencia y acción en el medio en que se desenvuelve.
II-Necesidad Organizacional: Conocer la adaptación del personal a la estructura y las funciones establecidas.
III-Necesidad Humana: Que el personal conozca su propia eficacia, fortaleza y debilidades, y tenga la certeza que estos aspectos son considerados bajo criterios positivos, uniformes y previamente divulgados. La Evaluación del Desempeño permite a las organizaciones conocer las aptitudes potencial y las debilidades del personal, no es un fin ensimismo sino una herramienta para medir las emociones.

Aplicando el sistema de Evaluación del Desempeño conseguiremos lo siguiente:
• Conocer las cualidades y debilidades del personal de la organización.
• Obtener información fiable sobre el personal .
 • Medir la efectividad y la eficiencia.
 • Una mejor comunicación entre los mandos intermedios y el personal a su cargo, en ambos sentidos.

Por otra parte, un Sistema de Evaluación del Desempeño debe involucrar a todo el personal, para que haya una efectiva colaboración y retroalimentación del mismo. Ahora bien, la evaluación del desempeño debe concebirse como un instrumento que procura mejorar y fortalecer la gestión del capital humano, que permite detectar problemas personales o colectivos e identificar habilidades en los trabajadores evaluados, el cual nos permitirá desarrollar estrategias que nos permitan subsanar los problemas encontrados y potenciar las virtudes detectadas.

Cuando se habla de implantar un sistema de Evaluación del Desempeño en aquellas empresas que se aplicará por primera vez, por lo general se genera un clima de tensión y desconfianza en las personas, básicamente porque no se ha desarrollado un programa de comunicación e información al personal involucrado explicándole los objetivos básicos de la evaluación. Este tipo de situaciones provoca entre otras cosas: dificultades para reunir la información, el personal no ofrece ninguna colaboración, desconfianza por el uso que se dará a la información, confrontaciones con el evaluador, etc… con lo que se irá  al traste los resultados de un sistema de evaluación y en lo normal de los casos, no contribuye a mejorar las relaciones humanas, la eficiencia y eficacia en la organización, así como el control de las emociones de los trabajadores. Un sistema de Evaluación del Desempeño bien planeado, coordinado y desarrollado, traerá muchos  beneficios a la empresa, a los directivos y a sus colaboradores, así como, denota la implicación del departamento de Recursos Humanos en el crecimiento del conjunto empresarial.

Marcos Torres
Director Comercial Canarlab
Auditor de RR.HH.


Más información sobre a3EQUIPO Evaluación pulsa en siguiente enlace:

sábado, 20 de agosto de 2016

La importancia de contar con un ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) se define como un “software de gestión empresarial que permite gestionar y optimizar de forma integrada los procesos operativos de los distintos departamentos de una empresa, mediante procesos transparentes en tiempo real.”

Contar con un ERP en nuestra empresa nos permite unificar y ordenar toda la información de la que se dispone, acceder de manera inmediata a los datos y custodiarlos de forma segura. Además, este proceso exige la revisión de los procedimientos previos a la implantación del software, lo que incide directamente en su optimización.

Con la implantación de un ERP se integran tanto los procesos internos de la compañía (contabilidad, finanzas, producción, costes, inventarios, ventas,…) como los externos (su relación con clientes y proveedores), quedando toda la información compilada y automatizada en una única base de datos compartida, lo que posibilita además el intercambio de información interna, con todas las ventajas que eso supone en la gestión diaria.

Los beneficios que aporta un ERP a una empresa son los siguientes:
  • Optimización de la organización interna
El ERP facilita la organización de la empresa y permite optimizar  los procesos y los recursos, lo que incide en la optimización y eficiencia de la propia gestión y en la relación con los clientes, sobre todo si además hemos implantado un CRM (Customer Relationship Management).
  • Ayuda en la toma de decisiones
El acceso a toda la información de la empresa de forma fácil, rápida y ordenada nos permite tomar decisiones en base a datos y no a creencias, lo que evitará las decisiones impulsivas, erróneas o mal enfocadas. Para ello, claro está, el análisis y la interpretación de esos datos deben ser los correctos.
  • Aumento de la productividad
La automatización de los procesos internos aumentará la productividad de los empleados, desaparecerán las tareas duplicadas y se eliminará la información redundante.
  • Reducción de costes
La normalización de los procesos y los flujos de trabajo incide directamente en la optimización del tiempo y de los recursos, lo que disminuirá los costes.
  • Mayor control
La implantación de un ERP hace posible un mayor control en todas las operaciones, pues cada una de éstas queda reflejada y asignada a un individuo o recurso, en un tiempo y fecha concreta, con unos objetivos y como consecuencia de un procedimiento, lo que permite hacer un seguimiento en todos los procesos en cada una de sus etapas.
  • Planificación del futuro
Disponer de la información histórica, los comportamientos y las tendencias nos permite crear escenarios futuros con estimaciones realistas, minimizando el margen de error.
  • Crecimiento ordenado
La mayoría de los ERP son modulares, escalables y están conectados entre sí, lo que permite en caso de crecimiento la incorporación de nuevos módulos y el flujo organizado de la información entre ellos.

Fuente: Momo Marrero

Más información sobre ERP para Pymes , ERP para Asesorías y ERP para RrHh


viernes, 29 de julio de 2016

a3doc Cloud, la manera más eficiente de gestionar la documentación de la asesoría

Subida de documentos en dos simples clics, reduciendo a la mitad el tiempo empleado con otros gestores documentales.

Los usuarios de a3ASESOR tienen ahora la oportunidad de gestionar sus documentos de una manera más rápida y en un entorno colaborativo. Gracias a a3doc Cloud, una solución de gestión documental pensada especialmente para el asesor y para sus clientes facilita, aún más, el flujo natural de los documentos que gestiona un despacho profesional.

a3doc Cloud favorece la eficiencia del trabajo ya que facilita el flujo de trabajo entre los diferentes departamentos y con los clientes. ¿Cómo se consigue? ........

Con la clasificación automática de los documentos. El origen del documento está en un entorno integrado y nace asociado a la carpeta correspondiente, siguiendo el flujo natural del documento. 
Además, el sistema también indexa la información que le llega al despacho y la clasifica por categorías. Esto facilita mucho el trabajo de los empleados que pueden buscar cualquier tipo de información en el sistema, incluso la que llegue de fuera, sin preocuparse de clasificarla. 
Eso no quita que puedan intervenir en la manera cómo se clasifican estos documentos, ya que los usuarios podrán crear criterios propios de clasificación a través de etiquetas o atributos.
Con el nuevo gestor a3doc Cloud se dispone, además, de un buscador inteligente, que ahorra gran cantidad de tiempo en búsquedas. Permite buscar documentos con una sola palabra, por criterios, por contenido y por atributos personalizados.

a3doc Cloud favorece la eficiencia del trabajo ya que facilita el flujo de trabajo entre los diferentes departamentos y con los clientes

a3doc Cloud también hace aún más rápidos los procesos de importar, acceder y compartir documentos. Con un software de gestión documental diferente a a3doc Cloud, la subida de documentos se hace en un mínimo de cuatro pasos por cliente y documento, cosa que supone un riesgo al cometer errores durante el proceso y además hace que el trabajo de búsqueda en las diferentes carpetas sea también más lento. 
En cambio, con a3doc Cloud, la subida de documentos se realiza en solo dos clics, y de manera centralizada en toda la cartera de clientes, el ahorro de tiempo se multiplica.

a3doc Cloud complementa a3ASESOR y a su vez se beneficia de sus soluciones. Se integra dentro de su suite y facilita el uso desde todas sus aplicaciones. Es más, aplica de manera automática la confidencialidad definida en la suite y podrá complementar derechos adicionales.


jueves, 14 de julio de 2016

Los nuevos gestores de contenido, una garantía de seguridad

Cada usuario tiene un perfil personalizado y puede escoger cómo y con quién comparte la documentación.

La seguridad es uno de los factores clave a la hora escoger de qué manera compartimos la información entre los empleados de la empresa y nuestros clientes. Demasiada permeabilidad puede poner en riesgo la confidencialidad de documentos de determinados usuarios o información privada de la propia empresa. Pero un fácil acceso a la información no siempre está reñido con una disminución de la seguridad. La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar.


Los nuevos gestores proponen un sistema de perfiles personalizados que restringen el acceso a la información según el usuario, aumentando así la confidencialidad de algunos documentos. Un seguro para los clientes, usuarios también de los gestores, en un entorno cada vez más colaborativo. Cada usuario decide con quién comparte la información, escogiendo los contactos y asignando categorías a los mensajes. También se puede editar la visibilidad de los documentos

Se facilita así que los clientes trabajen a través del cloud sin riesgos para la seguridad de la información, en un entorno de total confidencialidad y respetando al 100% la normativa de protección de datos.

La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar

Pero hay más ventajas. Cuando la información está almacenada en un ordenador, la seguridad se ciñe a él, con los inconvenientes que esto produce. Tanto es así que se calcula que el 51% de las organizaciones no puede recuperar datos después de un fallo del disco duro. Un riesgo que disminuye de manera considerable con el uso de los software asociados a la nube. 

Con los nuevos gestores de contenido, la información está siempre disponible ya que se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo electrónico, evitando así que un fallo técnico concreto acabe con los documentos. Y para más seguridad, también hacen backups automáticos, actualizando la información almacenada, sin riesgos de pérdidas o deterioros. Una serie de elementos a tener en cuenta, si lo que se tiene entre manos es información clave para el funcionamiento de una organización.



martes, 12 de julio de 2016

La gestión documental compartida, la manera más eficaz de relacionarse con el cliente

Los nuevos programas de software permiten a empresa y cliente trabajar sobre un mismo documento, ahorrando tiempo y ganando productividad.

La nube o cloud, su nombre en inglés, ha revolucionado la manera como organizamos y gestionamos nuestros documentos. Y no es para menos. La idea de poder acceder a servidores con todos nuestros archivos desde cualquier conexión a Internet y en cualquier momento, no tiene más que ventajas. Y las empresas no han querido quedarse al margen. La gestión documental en las asesorías y despachos comerciales se está transformando y no solo a nivel práctico, con el acceso ágil a los documentos, sino también a nivel organizativo, estableciendo unos modelos de trabajo más colaborativos y flexibles.

La gestión documental compartida favorece el flujo de trabajo o workflow de los documentos. No es solo una nueva manera de almacenar la información, sino una ayuda para que los usuarios la clasifiquen, jerarquicen y decidan con quién compartirla. De esta manera, dos o más personas pueden trabajar sobre un mismo documento o sobre los mismos datos de manera colaborativa, ahorrando tiempo y energía y sin las limitaciones propias, por ejemplo, del correo electrónico. Este rápido intercambio de información mejora la gestión del conocimiento dentro de la empresa cosa que ayuda a los diferentes departamentos a trabajar de manera cooperativa y, a su vez, facilita la movilidad del personal dentro de la empresa.

El cloud computing permite además una mejor integración del trabajo durante los viajes de los empleados

Los beneficios de la gestión documental van más allá y están cambiando también la manera como los despachos se relacionan con los clientes, que también tienen acceso a los flujos de información. Los nuevos software permiten a los clientes formar parte del proceso, accediendo a los documentos, revisándolos de manera rápida y añadiendo su feedback, agilizando una vez más el proceso y ahorrando enormes cantidades de tiempo. 

Y aún hay más. Las aplicaciones asociadas a estos nuevos software hacen que la relación entre empresa y cliente sea más rápida e inmediata si cabe, ya que ambos pueden acceder a la documentación desde cualquier dispositivo electrónico. La interacción casi simultánea evita hacer trabajo innecesario y saca el máximo rendimiento del trabajo colaborativo. Las nuevas aplicaciones, además, mantienen la seguridad documental ya que conservan los perfiles que cada usuario tenga configurados.

El cloud computing permite además una mejor integración del trabajo durante los viajes de los empleados o cuando teletrabajan ya que el acceso al material y a los documentos es el mismo desde cualquier terminal. La empresa tiene así mayor flexibilidad organizativa y de adaptación a las necesidades del flujo de trabajo.

La gestión documental compartida abre así un sinfín de posibilidades a las empresas, que ven como su día a día se va alterando en pro de la productividad, agilizando los procesos y ahorrando tiempo.


lunes, 27 de junio de 2016

Facturas proforma

No tienen la validez de las facturas ordinarias pero este tipo de documentos también cumple importantes funciones. Se trata de una especie de borrador que permite a las compañías informar a sus clientes de los detalles de la operación que están a punto de cerrar.

Finanzas y contabilidad

Son similares a las facturas convencionales que se elaboran una vez se ha cerrado y completado una transacción, es decir, las que se entregan cuando se ha entregado el producto o prestado el servicio y el cliente ha satisfecho el pago correspondiente, pero cumplen una función diferente. 
Las facturas proforma comparten muchas características con las ordinarias pero, al contrario que estas, no tienen validez fiscal ni contable. Empresas y profesionales autónomos las utilizan principalmente para informar a sus clientes sobre los detalles de una operación que se encuentra en desarrollo, pero también son una pieza importante en el proceso de exportación de mercancías.

Características

•Son muchos los modelos de este tipo de documento que se pueden encontrar por internet y aún más las opciones para diseñarlos de forma personalizada. Lo más importante es que debe mostrar claramente y de forma bien visible las palabras factura proforma, habitualmente en el encabezado para diferenciarlas fácilmente de las facturas ordinarias.

•El resto de datos e información que deben constar en ellas son similares a los de las facturas comunes. Así, tienen que reflejar la fecha, los datos del vendedor y el cliente, los productos o servicios comercializados, así como sus precios detallados, el importe total de la transacción y los impuestos aplicables a la misma. Se pueden añadir también otros datos como el precio del transporte o los seguros pertinentes.

•Además, hay que tener en cuenta que las facturas proforma no siguen la misma numeración que las que tienen validez contable, por lo que es necesario establecer una nueva específica para ellas (aunque también se puede optar por no numerarlas).

•Puesto que no tienen validez oficial, estos documentos pueden ir modificándose según se desarrollen las negociaciones con el cliente, algo que no es posible con la versión definitiva.

Usos

•La principal utilidad de este tipo de facturas es funcionar como una especie de borrador de la factura definitiva. Así, pueden servir como si fueran un presupuesto u oferta comercial para un cliente cuando existe un cierto compromiso de cerrar un trato. Dado que no pueden emplearse como justificante de pago, estos documentos se elaboran principalmente para desempeñar una función informativa.

•Su otra gran misión es la de declarar el valor de la mercancía en las aduanas cuando se realiza una exportación, por lo que son un documento habitual y necesario en el comercio internacional. Así, sirven para justificar los gastos que se pretenden deducir, los cuales deben estar perfectamente especificados en la factura (por ejemplo, las facturas proforma son fundamentales cuando se envían muestras sin valor comercial).

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miércoles, 15 de junio de 2016

Canarlab presentó sus proyectos de gestión para pymes y autónomos

Santa Cruz de Tenerife, 14 de junio de 2016

En el transcurso de la Jornada Iniciativas Pyme-Tiempo de Crecer que se celebró hoy en la capital tinerfeña

La gestión de los modelos de negocio, las proyecciones económicas, el trabajo previo a la formación de una pyme o un plan de financiación, son algunos de los muchos aspectos que fueron tratados en la Jornada Iniciativa Pyme-Tiempo de Crecer que se ha celebrado hoy en  Santa Cruz de Tenerife. 

Ha sido una jornada profesional que pretendía facilitar datos, ideas, programas y productos que ayuden a las pymes y autónomos a la formación y financiación  con las perspectivas de crecer y ampliar sus proyectos de trabajo y gestión, para lo cual ‘Iniciativa Pymes’ se ha configurado como un programa en el que participaron diversas entidades y profesionales de diferentes sectores financieros y empresariales  que desarrollaron en sus intervenciones las nuevas perspectivas de negocio, sea cual fuere el sector o formato.

En el transcurso de la jornada de trabajo, los primeros ponentes, Miguel Ángel Robles, director general de Interban Network, y Víctor Saavedra, director de Auditoría Interna & Control Financiero y profesor de la Escuela Superior de Estudios Técnicos de Canarias (ESETEC) comenzaron por explicar las necesidades básicas para que el negocio sea real, efectivo y rentable. La vida de un proyecto debe comenzar con el análisis del proyecto, el volumen de rentabilidad, la financiación, la capacidad de deuda y de recursos con todas sus alternativas, teniendo en cuenta todos los cambios y las alternativas que en materia económicas van a llegar progresivamente a nuestros mercados.

La ‘Flexibilidad y optimización de recursos económicos’, fue el tema desarrollado por Luis San Juan, gerente de marketing de Northgate, que quiso transmitir la últimas tendencias y novedades, pero con especialidad énfasis en cómo adaptarse a las nuevas formas del mercado, con ajustes para no endeudarse más de lo necesario, ser flexibles en nuestros servicios y nivelar gastos con ingresos, sin invertir o asumir gastos que se pueden externalizar. Ser realistas en lo que necesitamos y adaptarnos a ello.

‘La Pyme ya es móvil’, fue el tema difundido por Xavier Ciaurriz, director comercial Mass Market de Wolters Kluwer, quien hizo un balance y una exposición actualizada de cómo las conexiones y las aplicaciones móviles son todo el futuro de negocio. Hizo referencia a las aplicaciones, software y servicios que hacen que la gestión sea efectiva, real e inmediata y sin grandes infraestructuras: El móvil o la tablet será tu oficina y desde ahí tendrás todo el control de tu negocio. Canarlab, como partner, es en Canarias quien ofrece este tipo de servicios y quien facilita esa gestión en las islas.

‘Evolucione: crecer para llegar a donde nadie ha llegado’, con la intervención de José Miguel Álvarez, director de sucursal Canarias de Crédito y Caución, explicó cómo trabajar, vender, negociar, pero también innovar para ir a mas, para conseguir más posicionamiento en el mercado y en nuestros sectores de negocio.
 
Canarlab, como entidad partner de Wolters Kluwer encargado del desarrollo de todo el programa de trabajo, invitó a  Ricardo Alayón, director financiero del Grupo Fred Olsen, que disertó sobre la ‘Financiación de la inversión’ desde las perspectivas tradicionales y las nuevas alternativas. Mientras que José Merlo, vocal del Patronato y delegado de finanzas de la Fundación Seur, que habló sobre la ‘Tesorería en equilibrio’ o cómo garantizar que una organización disponga de recursos para el crecimiento.

La última  parte del programa estuvo dedicado a desarrollar la idea y realidad de que las personas son el verdadero valor diferencial del negocio y en el foro final los asistentes realizaron cuestiones que en cada uno de los apartados y, poniendo algunos su empresa como ejemplo, vieron cómo se podían aplicar algunos de  los programas y software que a lo largo de la mañana fueron presentados.---

miércoles, 4 de mayo de 2016

¿Lleva su empresa un registro de jornada diaria?

Todas las empresas deberán instaurar sistemas para registrar la jornada y aplicarlo a todos los trabajadores. 
Así lo ha manifestado la Audiencia Nacional en una reciente sentencia que tiene una especial repercusión por la carga (costes labores y de gestión) impuesta a las empresas.

Lo que dice la Audiencia Nacional
La Audiencia Nacional considera en dos sentencias, de fechas 4/12/2015 y 19/2/2016,  que la obligación de registro de la jornada de cada trabajador que establece el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores (ET) "a efectos del cómputo de horas extraordinarias" se extiende a todos los casos y no queda condicionada a la realización efectiva de horas extras. 

Registro diario de jornada
Es un registro diario de jornada, del que posteriormente se podrá inferir y controlar la efectiva superación de la jornada ordinaria. Se produce de esta manera un doble control o fiscalización: 
a) Por los trabajadores a título individual y personal porque la empresa tiene la obligación de entregar mensualmente los correspondientes resúmenes derivados de los registros diarios a cada trabajador
b) Por parte de la representación legal de los trabajadores que en ejercicio de sus facultades de información y control tiene derecho a recibir copia de los registros diarios de jornada previstos en el artículo 35.5 ET.
Atención. El registro diario de jornada debe existir en todas la empresas de forma obligatorio independientemente de su actividad o tamaño, ya sea a través de medios mecánicos o bien manuales, reflejándose, día a día y de forma individual por cada trabajador, la jornada diaria realizada.


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