a3doc Cloud, la manera más eficiente de gestionar la documentación de la asesoría

Subida de documentos en dos simples clics, reduciendo a la mitad el tiempo empleado con otros gestores documentales.

Los usuarios de a3ASESOR tienen ahora la oportunidad de gestionar sus documentos de una manera más rápida y en un entorno colaborativo. Gracias a a3doc Cloud, una solución de gestión documental pensada especialmente para el asesor y para sus clientes facilita, aún más, el flujo natural de los documentos que gestiona un despacho profesional.

a3doc Cloud favorece la eficiencia del trabajo ya que facilita el flujo de trabajo entre los diferentes departamentos y con los clientes. ¿Cómo se consigue? ........

Con la clasificación automática de los documentos. El origen del documento está en un entorno integrado y nace asociado a la carpeta correspondiente, siguiendo el flujo natural del documento. 

Además, el sistema también indexa la información que le llega al despacho y la clasifica por categorías. Esto facilita mucho el trabajo de los empleados que pueden buscar cualquier tipo de información en el sistema, incluso la que llegue de fuera, sin preocuparse de clasificarla. 

Eso no quita que puedan intervenir en la manera cómo se clasifican estos documentos, ya que los usuarios podrán crear criterios propios de clasificación a través de etiquetas o atributos.

Con el nuevo gestor a3doc Cloud se dispone, además, de un buscador inteligente, que ahorra gran cantidad de tiempo en búsquedas. Permite buscar documentos con una sola palabra, por criterios, por contenido y por atributos personalizados.

a3doc Cloud favorece la eficiencia del trabajo ya que facilita el flujo de trabajo entre los diferentes departamentos y con los clientes

a3doc Cloud también hace aún más rápidos los procesos de importar, acceder y compartir documentos. Con un software de gestión documental diferente a a3doc Cloud, la subida de documentos se hace en un mínimo de cuatro pasos por cliente y documento, cosa que supone un riesgo al cometer errores durante el proceso y además hace que el trabajo de búsqueda en las diferentes carpetas sea también más lento. 

En cambio, con a3doc Cloud, la subida de documentos se realiza en solo dos clics, y de manera centralizada en toda la cartera de clientes, el ahorro de tiempo se multiplica.

a3doc Cloud complementa a3ASESOR y a su vez se beneficia de sus soluciones. Se integra dentro de su suite y facilita el uso desde todas sus aplicaciones. Es más, aplica de manera automática la confidencialidad definida en la suite y podrá complementar derechos adicionales.

Los nuevos gestores de contenido, una garantía de seguridad

Cada usuario tiene un perfil personalizado y puede escoger cómo y con quién comparte la documentación.

La seguridad es uno de los factores clave a la hora escoger de qué manera compartimos la información entre los empleados de la empresa y nuestros clientes. Demasiada permeabilidad puede poner en riesgo la confidencialidad de documentos de determinados usuarios o información privada de la propia empresa. Pero un fácil acceso a la información no siempre está reñido con una disminución de la seguridad. La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar.

Los nuevos gestores proponen un sistema de perfiles personalizados que restringen el acceso a la información según el usuario, aumentando así la confidencialidad de algunos documentos. Un seguro para los clientes, usuarios también de los gestores, en un entorno cada vez más colaborativo. Cada usuario decide con quién comparte la información, escogiendo los contactos y asignando categorías a los mensajes. También se puede editar la visibilidad de los documentos. 

Se facilita así que los clientes trabajen a través del cloud sin riesgos para la seguridad de la información, en un entorno de total confidencialidad y respetando al 100% la normativa de protección de datos.

La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar

Pero hay más ventajas. Cuando la información está almacenada en un ordenador, la seguridad se ciñe a él, con los inconvenientes que esto produce. Tanto es así que se calcula que el 51% de las organizaciones no puede recuperar datos después de un fallo del disco duro. Un riesgo que disminuye de manera considerable con el uso de los software asociados a la nube. 

Con los nuevos gestores de contenido, la información está siempre disponible ya que se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo electrónico, evitando así que un fallo técnico concreto acabe con los documentos. Y para más seguridad, también hacen backups automáticos, actualizando la información almacenada, sin riesgos de pérdidas o deterioros. Una serie de elementos a tener en cuenta, si lo que se tiene entre manos es información clave para el funcionamiento de una organización.

La gestión documental compartida, la manera más eficaz de relacionarse con el cliente

Los nuevos programas de software permiten a empresa y cliente trabajar sobre un mismo documento, ahorrando tiempo y ganando productividad.

La nube o cloud, su nombre en inglés, ha revolucionado la manera como organizamos y gestionamos nuestros documentos. Y no es para menos. La idea de poder acceder a servidores con todos nuestros archivos desde cualquier conexión a Internet y en cualquier momento, no tiene más que ventajas. Y las empresas no han querido quedarse al margen. La gestión documental en las asesorías y despachos comerciales se está transformando y no solo a nivel práctico, con el acceso ágil a los documentos, sino también a nivel organizativo, estableciendo unos modelos de trabajo más colaborativos y flexibles.

La gestión documental compartida favorece el flujo de trabajo o workflow de los documentos. No es solo una nueva manera de almacenar la información, sino una ayuda para que los usuarios la clasifiquen, jerarquicen y decidan con quién compartirla. De esta manera, dos o más personas pueden trabajar sobre un mismo documento o sobre los mismos datos de manera colaborativa, ahorrando tiempo y energía y sin las limitaciones propias, por ejemplo, del correo electrónico. Este rápido intercambio de información mejora la gestión del conocimiento dentro de la empresa cosa que ayuda a los diferentes departamentos a trabajar de manera cooperativa y, a su vez, facilita la movilidad del personal dentro de la empresa.

El cloud computing permite además una mejor integración del trabajo durante los viajes de los empleados

Los beneficios de la gestión documental van más allá y están cambiando también la manera como los despachos se relacionan con los clientes, que también tienen acceso a los flujos de información. Los nuevos software permiten a los clientes formar parte del proceso, accediendo a los documentos, revisándolos de manera rápida y añadiendo su feedback, agilizando una vez más el proceso y ahorrando enormes cantidades de tiempo. 

Y aún hay más. Las aplicaciones asociadas a estos nuevos software hacen que la relación entre empresa y cliente sea más rápida e inmediata si cabe, ya que ambos pueden acceder a la documentación desde cualquier dispositivo electrónico. La interacción casi simultánea evita hacer trabajo innecesario y saca el máximo rendimiento del trabajo colaborativo. Las nuevas aplicaciones, además, mantienen la seguridad documental ya que conservan los perfiles que cada usuario tenga configurados.

El cloud computing permite además una mejor integración del trabajo durante los viajes de los empleados o cuando teletrabajan ya que el acceso al material y a los documentos es el mismo desde cualquier terminal. La empresa tiene así mayor flexibilidad organizativa y de adaptación a las necesidades del flujo de trabajo.

La gestión documental compartida abre así un sinfín de posibilidades a las empresas, que ven como su día a día se va alterando en pro de la productividad, agilizando los procesos y ahorrando tiempo.