PROCEDIMIENTO DE RESOLUCIÓN DE INCIDENCIAS EN SITUACIONES DE I.T.
Una de las causas que genera mayores incidencias en la presentación y cálculo de liquidaciones de cuotas, procede de la falta de conciliación de datos en situaciones de incapacidad temporal,
según la información disponible en la Tesorería General de la Seguridad
Social procedente de las Entidades Gestoras y Mutuas de Accidentes de
Trabajo y Enfermedades Profesionales, en adelante, MATEPSS, y la
disponible en las propias empresas.
Dada la importancia que, para
la correcta cotización empresarial, tienen las situaciones de
incapacidad temporal debe procederse por parte de las empresas y
asesorías a verificar antes de realizar en cada mes la
presentación de la liquidación de cuotas la concordancia entre los datos
sobre situaciones de incapacidad temporal correspondientes al mes
anterior de los que dispone la Tesorería General de la Seguridad Social sobre sus trabajadores y los que dispone la propia empresa, es
decir, en el mes de octubre de 2014 se debe verificar la información
sobre los trabajadores que hayan permanecido durante al menos un día en
situación de incapacidad temporal en el mes de septiembre de 2014.
A tal objeto, los
autorizados del sistema RED disponen de la posibilidad de obtener en
cualquier momento los Informes de Datos de Cotización IDC, a
través de los cuales, en sus distintas versiones, entre las que se
incluye los IDC acotados a los que se refiere nuestro anterior Blog (+ Info aquí ),
se puede verificar la información disponible en la Tesorería General de
la Seguridad Social que acredita las condiciones de cotización de los
trabajadores de cualquier empresa.
Entre la información que se muestra en los distintos informes IDC se encuentra la referida a las situaciones de incapacidad temporal,
con independencia de la contingencia de la que derive, común o
profesional, y de la entidad responsable respecto de la misma, Entidad
Gestora o Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional, así
como de las situaciones de maternidad, paternidad, riesgo durante el
embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
Cuando
se detecte la inexistencia de información, en los citados IDC, sobre
situaciones de baja médica de alguno de los trabajadores de la empresa
correspondiente al período de liquidación respecto del que se va a
proceder al ingreso de cuotas, se debe proceder a subsanar dicha incidencia.
PROCEDIMIENTO:
Con
el objetivo de agilizar la subsanación de estas incidencias y ampliar
sus efectos no solo a las liquidaciones de cuotas presentadas a través
del Sistema RED Directo sino también a las empresas que participan en la
fase de pruebas del nuevo Sistema de Liquidación Directa, el INSS ha
establecido este nuevo procedimiento, que tiene como aspectos más
relevantes los siguientes:
1.- La única entidad responsable de la subsanación de incidencias es el INSS, con independencia de que la baja médica se haya expedido por los Servicios Públicos de Salud o por las MATEPSS.
2.- La comunicación de incidencias se podrá realizar a través los correos electrónicos que figuran a continuación o a través de los CAISS.
3.-
Las empresas que lo deseen podrán centralizar la comunicación de sus
incidencias, con independencia del domicilio del trabajador o CCC donde
figure de alta el mismo, en una única Dirección Provincial del INSS.
4.- Los plazos de subsanación de incidencias quedan reducidos a un plazo máximo de 48 horas.
5.- El INSS, una vez resuelta la incidencia, informará a la empresa a través de correo electrónico de tal circunstancia.
A.- NOTIFICACION:
Por lo tanto, a partir de este momento, las empresas podrán optar, para
acreditar la existencia del proceso de baja médica que ha generado la
incidencia en la liquidación de cuotas, entre:
A.1.- El envío de la documentación –con carácter general, copia del parte de baja médica-, en formato pdf,
a través de correo electrónico a la Dirección Provincial del INSS, en
adelante, DDPP INSS, que proceda, siendo con carácter general la DDPP
INSS a la que habrá que remitir la documentación para subsanar las
incidencias en esta materia serán aquellas en la que radique el
domicilio del trabajador.
No obstante, aquellas empresas que
tengan centralizada su gestión administrativa en relación a esta materia
podrán enviar la documentación al correo electrónico de la DDPP INSS
donde radique la gestión centralizada de la empresa. En este último
caso, será la DDPP INSS receptora la que canalizará el procedimiento
respecto del conjunto de incidencias enviadas con independencia del
domicilio del trabajador afectado.
Los correos electrónicos a los que se podrá enviar la documentación son:
A.2.- La acreditación documental ante el CAISS de forma presencial, con cita previa.
En estos casos, y en el supuesto de que la incidencia no se pueda
subsanar en el mismo momento de la comunicación de la misma, con la
finalidad de agilizar al máximo posible su solución, la empresa deberá
suministrar al CAISS el correo electrónico en el que se desea recibir
información sobre la subsanación de dicha incidencia.
B.- RESOLUCION:
Con independencia del procedimiento que se utilice –correo electrónico o
acreditación presencial-las DDPP INSS darán solución a las incidencias
presentadas en el plazo máximo de 48 horas, ajustando dicho plazo cuando
sea preciso para que la liquidación de cuotas se pueda presentar, en su
caso, antes de la fecha límite para poder realizar el pago de las
cuotas.
C.- REGULARIZACION: Una vez
verificada por la DDPP INSS la existencia de la situación de incapacidad
temporal procederá a la regularización de la situación del trabajador
y, a continuación, procederá a informar a la empresa, a través del
correo electrónico, de dicha regularización.
D.- ENVIO DE LOS SEGUROS A LA TGSS:
A partir de ese momento se podrá realizar la liquidación de cuotas
informando de las bases de cotización correspondientes a la situación de
incapacidad temporal y, en su caso, aplicando las compensaciones de
cuotas que sean procedentes. Por este motivo, se recomienda la
comunicación de las incidencias a través del correo electrónico indicado
anteriormente con suficiente antelación con objeto de posibilitar la
subsanación, durante el plazo reglamentario de ingreso, de las
incidencias que pudieran producirse durante el procedimiento.
En
aquellos casos en los que, bien por la fecha en que se haya presentado
la incidencia ante la DDPP INSS o bien porque la misma no haya podido
resolver dicha incidencia por los motivos que concurran puntualmente en
cada caso, antes de la finalización del plazo reglamentario de ingreso
de cuotas, dicho ingreso se deberá realizar sin la aplicación de la
compensación de cuotas por el pago delegado de la prestación económica
por incapacidad temporal que se haya debido hacer al trabajador.
El
reintegro de los importes pagados a los trabajadores durante las
situaciones de incapacidad temporal que no se hayan podido compensar en
las liquidaciones de cuotas, por los motivos ya indicados, se deberá
solicitar directamente por la empresa de la DDPP INSS o de la MATEPSS,
en el caso de situaciones de incapacidad temporal derivadas de
contingencias profesionales cuando la entidad responsable sea una de
estas MATEPSS.
Fuente: Boletín del Sistema Red 2014/07
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