La FacturaE será obligatoria para trabajar con las Administraciones

A partir del 15 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas.

Antes de seguir, debemos aclarar un par de conceptos:

¿Qué es una Factura Electrónica?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Tipos de facturas electrónicas.

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado.

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado.

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Una factura electrónica obligatoria desde 2015

Con unos cuantos años de retraso frente al calendario inicialmente previsto, la factura electrónica se impone. Los importantísimos ahorros que supone para el conjunto de la sociedad son un colosal argumento para su implantación, lo más rápidamente posible, en el conjunto del tejido empresarial.

¿En qué Administraciones Públicas será obligatoria la factura electrónica?

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:

• Administración General del Estado (Estatal).
• Comunidades Autónomas (Autonómica).
• Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).

Y también a:

• Organismos autónomos.
• Universidades Públicas.
• Entidades de derecho público.
• Órganos constitucionales.
• Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

¿Hay excepciones?

• Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
• Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Hay dos formas de hacerlo:

Mediante un software ERP que cree facturas electrónicas, como a3ERP.

Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

1. Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
2. Estar firmadas electrónicamente.
3. Indicar el destinatario de la factura electrónica.

¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.

Consulte la lista de certificados electrónicos que pueden emplearse.

Tenga en cuenta que es muy probable que usted ya tenga un certificado electrónico reconocido. Por ejemplo:

• Con motivo de las notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre).
• El DNI electrónico.
• En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.

¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?

Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica.

En particular, deberá identificar:

• Oficina contable
• Órgano gestor
• Unidad tramitadora

La administración le proporcionará la información necesaria.

¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. 

¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?

Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas.

Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria , al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:

• Legibilidad: La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica.
• Autenticidad del origen de la factura: Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
• Integridad del contenido de la factura: Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.