Notificaciones Electrónicas Obligatorias

Actualmente se ha introducido nuevas formas en la actividad administrativa y empresarial. La más conocida es la Dirección Electrónica Habilitada (DEH), pero ahora otras administraciones públicas han implantado también su propia dirección electrónica,  Dirección General de Tráfico y Seguridad Social. Así mismo se espera que en el 2013 la implanten la Dirección General de Tributos del Gobierno de Canarias. Tampoco hay que olvidar las citaciones y notificaciones en los tablones de anuncios del B.O.E y similares (Notificaciones por comparecencia)

Todos nosotros confiamos en que estas notificaciones nos lleguen por correo electrónico para "bajarlas" y firmarlas. Pero no debemos olvidar que la Administración nos envía los  correos electrónicos por "cortesía", ya que es obligación del contribuyente acceder a la "Sede Electrónica" cada quince días para comprobar la existencia de las notificaciones. 

Al tener diferentes servicios web que revisar cada día para revisar las notificaciones pendientes de nuestros clientes, se va a complicar la labor administrativa del despacho.

WKE dispone de un acuerdo de colaboración con Artic Soluciones a través del cual, y gracias a la integración entre sus plataformas, los despachos profesionales podrán, de una forma ágil y eficiente, gestionar las notificaciones electrónicas de sus clientes.  

Artic Soluciones es una compañía que ha desarrollado un software que permite controlar el proceso de recepción de notificaciones electrónicas desde un único punto de acceso, destacando aquellas enviadas por organismos como la AEAT y la DGT. 

 Es especialmente útil para las asesorías de empresa, ya que pueden hacer uso de la figura del apoderamiento electrónico de la Agencia Tributaria. Como apoderados pueden recibir las notificaciones de sus clientes, ofreciéndoles un servicio diferenciador que:

• Evita a las empresas los problemas de las notificaciones electrónicas, tales como acceder al correo electrónico todos los días, que el e-mail se reciba en la carpeta SPAM y la consulta al buzón emisor antes de 10 días, lo que provocaría que el organismo emisor la considerará notificada y comenzará las acciones administrativas correspondientes.
• No implica carga de trabajo adicional, pues es el sistema quien de forma automatizada accede a todas las Direcciones Electrónicas.
• Les permita avisar a sus clientes de los requerimientos sin notificar, gracias a la opción de rastreo automático de los tablones electrónicos.

La colaboración entre ambas compañías se basa en la integración de Portal NEOS con la suite integrada a3ASESOR. La ventaja de aprovechar la base de datos centralizada que le facilita a3ASESOR, le permitirá minimizar el esfuerzo de carga y gestión de las notificaciones electrónicas. 

Por este motivo se ha incorporado una nueva opción "Notificaciones electrónicas" en el menú de a3ASESOR, que permite realizar la carga y actualización de aquellos clientes a los que desee gestionarle las notificaciones electrónicas en Portal NEOS. 

Visite también el blog sobre la presencia en Internet de las Despachos Profesionales pulsando en este enlace, Asesnet

Pagos en efectivo superior a 2.500€

Desde hoy, día 19 de noviembre, queda prohibido a autónomos y empresas realizar pagos o cobros en efectivo de operaciones superiores a 2.500 euros. El pasado 31 de octubre de 2012 se aprobó la nueva Ley de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, que entre otras medidas prohíbe los pagos en efectivo de operaciones superiores a 2.500 euros en las que alguna de las partes actúe como empresario o profesional.

¿A qué operaciones afecta?

• A cualquier operación superior a 2.500 euros entre empresas o empresarios (ya sean autónomos, profesionales o sociedades). Y cualquier operación entre uno de estos con un particular o entidad.
• A los cobros o pagos de estas operaciones si su importe es superior a 2.500 euros, aunque el pago de la operación se fraccione en cantidades inferiores. Es decir, una compra  de 3.000 euros que se abone en dos pagos de 1.500 estaría incluida en la prohibición porque, aunque los pagos sean inferiores a 2.500 euros, el total de la operación es superior.

Sólo si el pagador es una persona física sin domicilio fiscal en España y no actúa como empresario o profesional, la cantidad máxima a pagar en efectivo será de 15.000 euros.

¿A qué operaciones no afecta la prohibición?

• A las operaciones entre particulares.
• A las operaciones en que intervienen entidades financieras como ingresos o retiradas de dinero a través de cuentas bancarias.

¿Qué se considera pago en efectivo?

• Los billetes y monedas nacionales o extranjeras.
• Los cheques bancarios al portador.
• Los pagos por medios en que no quede clara la identidad del comprador o vendedor, incluyendo los medios telemáticos que no permitan identificar a las partes.

Sanciones por incumplimiento de la medida

El incumplimiento se sancionará con una multa del 25% del importe abonado. La administración podrá imponer esta sanción a cualquiera de las partes, tanto al pagador como al receptor del dinero.

Denuncia ante la Agencia Tributaria

Sólo se evitará la responsabilidad y la sanción para una de las partes intervinientes cuando, en el plazo de tres meses desde la fecha del pago, denuncie ante la Agencia Tributaria la operación realizada, su importe y la identidad de la otra parte. No se aceptará la denuncia posterior que pudiera realizar esta otra parte. Si las denuncias se presentan de forma simultánea por las dos partes no se evitará la responsabilidad a ninguna de ellas y podrá imponerse una sanción a cualquiera de las dos. Si cualquier autoridad o funcionario, en el ejercicio de sus competencias, tiene conocimiento de algún incumplimiento de esta prohibición de pagos en efectivo, deberá ponerlo de inmediato en conocimiento de los órganos de la Agencia Tributaria.

¿Qué debo hacer?

Debes guardar justificante de aquellos pagos superiores a 2.500 euros que no se realizan en efectivo durante un plazo de cinco años desde la entrega del bien o la prestación del servicio, con el objeto de acreditar, si la Administración Tributaria lo requiriese, que el pago de esas cantidades no se hizo en efectivo.

Recuerda también que el despacho profesional actual necesita tener presencia en Internet, por que te recomiendo el artículo publicado en el Blog sobre este tema y al que puedes acceder desde este enlace.

 

Ley 7/2012 de fraude fiscal

Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude.

Esta ley establece nuevos supuestos de exclusión del método de estimación objetiva en el I.R.P.F. que entran en vigor el 1 de enero de 2013, por tanto, el volumen de rendimientos que se debe tener en cuenta es el correspondiente al año 2012, quedarán excluidos de dicho método, y, por tanto, también del régimen especial simplificado del IVA, los contribuyentes que realicen determinadas actividades y el volumen de los rendimientos íntegros supere una determinada cuantía:

• Para el conjunto de sus actividades económicas, 450.000 euros anuales.
• Para el conjunto de sus actividades agrícolas y ganaderas, 300.000 euros anuales.
• Para el conjunto de sus actividades clasificadas en la división 7 del IAE (actividades de transportes de mercancías por carretera y mudanzas), 300.000 euros anuales.
• Para el conjunto de las actividades  a las que le es de aplicación el tipo de retención del 1% -excluidas las actividades mencionadas en el punto anterior- que proceda de personas o entidades retenedoras supere cualquiera de las siguientes cantidades:

           - 50.000 euros anuales, siempre que además represente más del 50 por 100 del         volumen total de rendimientos íntegros correspondiente a las citadas actividades.
           - 225.000 euros anuales.

En relación con la necesidad de obtener información sobre bienes y derechos situados en el extranjero, se modifica el I.R.P.F. y el Impuesto sobre Sociedades, para regular la incidencia que en el ámbito de las ganancias de patrimonio no justificadas y presunción de obtención de rentas, respectivamente, pueda tener la no presentación en plazo de tal obligación de información, introduciéndose, además, una infracción específica que agrava las sanciones, en los casos en que los obligados tributarios no consignaron en sus autoliquidaciones las rentas objeto de regularización como ganancias patrimoniales no justificadas o presuntamente obtenidas.

En lo que respecta al Régimen Económico y Fiscal de Canarias, se introducen modificaciones en la Ley 20/1991, de 7 de Junio, de modificación de los aspectos fiscales del R.E.F. de Canarias,  en las entregas de bienes inmuebles, rectificación de las cuotas repercutidas y determinados aspectos de la Ley Concursal.

En lo que respecta al IVA se establecen dos nuevos supuestos de inversión del sujeto pasivo en los casos de entregas de inmuebles.

Por una parte, cuando se renuncie a la exención, y, en segundo término, cuando la entrega de los bienes inmuebles se produzca en ejecución de la garantía constituida sobre los mismos, supuesto que se extiende expresamente a las operaciones de dación del inmueble en pago y cuando el adquirente asume la obligación de extinguir la deuda garantizada. 

Con la finalidad de facilitar la gestión e impedir que se altere la neutralidad del impuesto en perjuicio de la Hacienda Pública, se introducen modificaciones en la ley del IVA para contemplar las situaciones de declaración de concurso.

Consulta también los siguientes artículos relacionados

• Ley 4/2012 - IGIC - Resumen Medidas Administrativas
• Ley 4/2012 - IGIC - Resumen Medidas Fiscales
• Cuadro Resumen del I.G.I.C. 

Acerca de la Gestión del Tiempo

En general, poco se ha escrito sobre las ventajas de implantar un control de presencia o gestión del tiempo en las empresas. Sin embargo, éstas son muchas y muy diversas.

Nuestra recomendación al departamento de Recursos Humanos, es que trasmita siempre a sus empleados que un control de presencia NO implica únicamente vigilancia, y que bajo ningún concepto debe ser entendido ni trasmitido al personal como tal.

Siempre es positivo que el trabajador no considere como una amenaza un sistema de presencia, ya que de este modo siempre será más fácil la implantación para asegurarnos posteriormente que los datos son más fiables. 

Si entramos en términos de control, el empleado sabe que debe hacer su trabajo y percibe una retribución por ello. Por lo que en teoría, se puede confiar en que lo va a llevar a cabo y simplemente comprobar que se cumplen unos objetivos mínimos planteados. No obstante, como todos sabemos, de la teoría a la práctica …

Normalmente, la política clásica del departamento de RRHH, hasta hace no mucho tiempo, era la de velar porque el empleado hiciese su trabajo y sancionarle cuando no era así. Este hecho convirtió al departamento de Recursos Humanos en el departamento menos querido de la empresa.

Hasta hace poco años no empezaron a verse estrategias basadas en el incentivo, comenzando a usarse en algunas empresas las políticas de sueldos basados en fijo+variable, incentivos por objetivos, etc. …

Como en cualquier transición, se introducen nuevas fórmulas sin renunciar a las clásicas, y el control de presencia o control horario es una de estas últimas.

Tenemos por un lado el recorte en motivación que supone un control, por su vinculación a la disciplina, la obediencia y la falta de confianza. Por otro, tenemos la necesidad de un control de presencia para no convertir la empresa en una casa de locos donde cada uno haga lo que quiera.

Por ello es importantísimo el papel que desempeña el departamento de Recursos Humanos en  la correcta comunicación de este hecho a los trabajadores.

En estos momentos, en que las empresas necesitan más que nunca información sobre productividades, ratios de absentismos, horas de permanencia, gestión de las horas extras, etc. le recomendaría una herramienta que aborde este planteamiento de control, tal y como  A3EquipoGT (A3Equipo Gestión del Tiempo).

El módulo de Gestión del Tiempo de A3EQUIPO está integrado con el resto de aplicaciones de RR.HH. lo que le permite optimizar y descentralizar la planificación y gestión de las presencias y ausencias del personal de la empresa. Como es una herramienta integrada con la nómina, se reducen en gran medida la duplicación de información en varias aplicaciones independientes. Obteniendo de forma fácil y sencilla gran variedad de informes, gráficos,…

Por otro lado, si entramos en la discusión sobre las posibilidades de jornada laboral del personal de la empresa, existen al menos un par de posturas:

1. Hay quien piensa que con las horas de trabajo asignado al trabajador, ha de ser suficiente para desempeñar las labores encomendadas porque si no es suficiente, una de dos: o el trabajo está mal planteado y las labores del puesto en cuestión deberían ser repartidas entre más personas o, si realmente está bien planteado, el empleado designado no es válido para desempeñar esas labores.

2. Y quien piensa que unas veces las tareas se pueden llevar a cabo en menos tiempo del dedicado por jornada (con lo cual sobraría tiempo en algunas jornadas) y que otras, sin embargo, son necesarias más horas y el empleado debe trabajar hasta que sea necesario, compensando así las jornadas de menos horas.

Como conclusión, en cualquiera de las dos posturas, el control de presencia nos puede ser útil para detectar esos casos. Y si se nos dieran ambas casuísticas en nuestra empresa poder llevar un control adaptable de forma transparente y sencilla.

Al fin y al cabo, los empleados felices trabajan mejor.

Lee también sobre Prevención de Riesgos Laborales

Configuración de los Navegadores para Trámites Electrónicos

Cada vez es más habitual realizar trámites electrónicos con la Administración y diversos organismos.

Por otro lado, las medidas de seguridad que debemos tener en nuestros programas para acceder a Internet deben ser las adecuadas para no comprometer la integridad de nuestros ordenadores.

También se han popularizado diferentes navegadores para acceder a Internet, que difieren entre ellos por las medidas de seguridad que aportan, la facilidad de acceso y la compatibilidad con la mayoría de las Web publicadas.

Debido a ello, el principal problema con el que nos enfrentamos es "configurar" de forma adecuada el navegador, sus opciones de seguridad y la configuración del "Java"  para lograr acceder a los trámites electrónicos.

Existen en la red varias ayudas para realizar esta configuración. 

En primer lugar existen determinados programas que realizan por nosotros la "configuración" del navegador:

A.- Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), pone a nuestra disposición su configurador FNMT-RCM en este enlace ...  pulsa aquí 

B.- Agencia Tributaria, dispone también de un configurador del explorador para los trámites en su Sede Electrónica en este enlace ...  pulsa aquí

Por otro lado hay otros organismos que han optado por ofrecer manuales de ayuda para la configuración de los navegadores:

A.- Seguridad Social, ofrece un manual de configuración para acceder a su sede electrónica en este enlace ... pulsa aquí

B.- Registradores de España, dispone de manuales de configuración de los navegadores, manual de utilización del "Java" y los programas adicionales de validación de los libros mercantiles y las cuentas anuales en este enlace ... pulsa aquí

C.- Gobierno de Canarias, pone a nuestra disposición los manuales de configuración de los ordenadores para acceder a su "sede electrónica" en este enlace ... pulsa aquí

Recuerda también que el despacho profesional actual necesita tener presencia en Internet, por que te recomiendo el artículo publicado en el Blog sobre este tema y al que puedes acceder desde este enlace.

La recepción de compras en las pymes

En las pymes es habitual que no existan unos procesos de recepción de mercancía claramente marcados y que al recibir las compras, tengan que abrir las cajas apresuradamente debido a que tienen un cliente esperando por el artículo que acaba de recibir, lo que conlleva que se realice la venta de un artículo que no ha entrado en el almacén, provocando que nuestro programa de gestión informe de unidades negativas en el stock. Es muy común que se le reste importancia, incluso hay quien piensa: “luego lo grabo, total, el programa puede trabajar con stock negativo”.

Al final, lo excepcional se convierte en habitual y nunca se consigue tener el stock al día. El encargado de compras, tiene que hacer los pedidos “a ojo”, sin llegar a conocer el stock real. Los comerciales hacen los pedidos de sus clientes rezando para que haya stock en el almacén y el gerente… nunca puede conocer el valor real del stock y al hacer inventario… los descuadres son descomunales.

¿CÓMO MEJORAR?

La recepción de mercancías es un proceso de altísima importancia dentro de las actividades de la pyme, puesto que de ella depende en gran medida el proceso de venta.

Para mejorar es imprescindible automatizar tanto como sea posible el proceso de recepción y así eliminar o minimizar la burocracia e intervenciones humanas, las cuales no añaden valor al producto pero sí aumentan los costes operativos de la empresa. Entre los objetivos que se deberán buscar en el nuevo proceso deben estar:

• Rapidez de recepción/entregas
• Fiabilidad
• Reducción de costes
• Maximización del volumen disponible
• Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

El proceso de recepción de mercancías debe apoyarse en una previsión de entradas, gracias a las cuales agilizaremos la recepción de albaranes y facturas de proveedores y su introducción en el sistema de gestión.

Otro factor a tener en cuenta y que optimiza el volumen disponible en el almacén y mejora la eficiencia de los recursos del almacén, es el registro de las existencias por ubicación, de esto ya hablaremos otro día.

Canarlab | Distribuidor GOLD en Canarias de a3ERP

Vendedor farmer vs hunter

Cuando hablamos de una red comercial pensamos en un equipo de personas con la misión de vender y vender a toda costa. En la pequeña empresa y en la asesoría las labores comerciales las suele ejercer el propio asesor o "dueño" de la empresa.

En los tiempos actuales la forma de actuar como un comercial ha variado bastante por lo que vale la pena conocer los dos enfoques que se están dando a esta actividad hoy en día.

En muchas ocasiones pensamos en un comercial o vendedor como una persona que "convence" a cualquiera tan solo con la palabra. Esta clase de vendedores son “personas de acción” y se sienten especialmente cómodos en ambientes de “puerta fría”. Son el tipo de comercial más puro y también el menos frecuente porque se requieren unas afinidades casi de tipo natural para que pueda obtener unos resultados óptimos. Vamos, que cualquiera no sirve para ser un “hunter”. 

Como contrapartida, también existen los que se denominan vendedores “farmer”, que son aquellos profesionales más empáticos con el cliente y que, por tanto, son esenciales para cuidar las buenas relaciones con el cliente. Son uno de los mejores exponentes de los enormes beneficios que un excelente servicio al cliente puede crear. Los vendedores “farmer” son más numerosos y pueden considerarse más afines a la metodología de la venta consultiva. Una tendencia que se está mostrando muy superior en el largo plazo, o al menos era la idea que siempre había guiado a los jefes de venta.

¿Quiere esto decir que los vendedores “farmer” son mejores? No necesariamente, ya que la presión actual por ofrecer productos y servicios a los clientes de la asesoría y empresas conlleva la necesidad de acercarse mucho más al cliente para informar y presentar los nuevos productos y servicios que se comercializan. Por ello es necesario tener una actitud más "hunter" en la actividad comercial.

Y volviendo al punto inicial ... "en la pequeña empresa y en la asesoría las labores comerciales las suele ejercer el propio asesor o "dueño" de la empresa" ... nos lleva a que la situación actual de bajas y altas en las carteras de clientes, provoca que seamos un poco más "hunter" de lo habitual.

Para ello es muy recomendable invertir en formación e información mediante el uso de  herramientas informáticas adecuadas que permitan al despacho y empresa acceder a los nuevos nichos de mercado en este mundo tan "en la nube".

RR.HH. - Prevención de Riesgos Laborales

Seis consejos para no equivocarse a la hora de elegir Equipos de Protección Individual

Para proteger a sus trabajadores de los riesgos a los que tienen que hacer frente en su actividad, si no ha podido eliminarlos en su origen con medidas organizativas (por ejemplo, implantando nuevos métodos de trabajo), entonces su empresa deberá emplear  diversas protecciones colectivas. Pero si a pesar de ello el riesgo persiste, como último recurso podrá utilizar medidas excepcionales, como pueden ser los Equipos de Protección Individual (EPIs), equipos destinados para ser llevados o sujetos por el trabajador durante su actividad, para protegerle de uno o varios riesgos, así como cualquier  complemento o accesorio que sea necesario para el buen funcionamiento del EPI.

Para poder elegir el EPI adecuado, hay que determinar qué puestos y tareas requieren su uso, así como qué partes del cuerpo tienen que protegerse y qué características tienen que tener estos equipos. Sin embargo, la elección de los EPIs es una tarea compleja en la que influyen muchos factores. Los siguientes seis consejos le permitirán elegir los EPIs más adecuados sin equivocarse:

1. A partir de la evaluación de riesgos, elabore su propio cheklist con los requisitos que deben cumplir los distintos EPIs que sus trabajadores necesiten.
2. Es imprescindible comparar distintos EPIs antes de decidirse por uno. Compruebe si se ajustan a las características de su cheklist y anote las más relevantes: su peso, plazos de entrega y reposición que da el fabricante, precio, etc.
3. Al valorar los costes de los EPIs, no sólo se centre en su precio sino también en los costes de mantenimiento, reparación y sustitución.
4. Es imprescindible que sopese tres variables a la hora de elegir el equipo: la naturaleza y el nivel del riesgo, la protección que proporciona el equipo y el nivel de riesgo que aún persiste mientras el trabajador utiliza el EPI.
5. El EPI que se seleccione tiene que ser compatible con otros equipos que pueda llevar el trabajador, por ejemplo, cascos y protectores auditivos o plantillas y calzado de seguridad.
6. Una vez que haya preseleccionado algunos EPIs, es conveniente que los empleados los prueben en el lugar de trabajo para realizar la elección final.

Las muertes en accidentes laborales descienden un 17%

Entre enero y junio, un total de 281 trabajadores fallecieron en accidente laboral, 58 personas menos que en el mismo periodo del año pasado, lo que supone una reducción del 17,1%. Según datos del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, 222 de estos fallecimientos ocurrieron durante la jornada de trabajo, mientras que 59 se produjeron “in itinere”, es decir, en el trayecto de casa al trabajo y viceversa. Por sectores, en los servicios hubo 103 accidentes mortales (-17,6%), mientras que en la industria se registraron 50 trabajadores fallecidos (+2%). En la construcción perdieron la vida 38 trabajadores (-36,7%) y en la agricultura fallecieron 31 personas (+19,2%) durante el primer semestre del año. Por otra parte, los accidentes laborales con baja disminuyeron un 18,8% respecto del mismo periodo del año anterior, con un total de 293.760 accidentes.

Revisiones médicas y control de material entregado con A3Equipo

Con la plataforma de gestión integral de RR.HH. a3Equipo de A3Software, envíe la convocatoria de revisiones médicos a su personal y realice un completo seguimiento, disponiendo de todo momento de toda la información relativa a altas, bajas y renovaciones del material entregado.
Más info en http://www.canarlab.es/soluciones_RRHH_empresa.php



Fuente: Asesoriza.

Cómo darnos a conocer mediante Internet

Hoy en día los despachos profesionales y las empresas necesitan mostrarse al público y usuarios que utilizan Internet.

No estar presente en estos medios ya no es una opción, es una necesidad que  no podemos obviar.

El medio de búsqueda de servicios profesionales y artículos que una empresa o despacho pueda ofertar se realiza fundamentalmente mediante herramientas basadas en Internet, del mismo modo que utilizamos Internet de forma obligatoria para realizar los procesos más habituales del despacho y de la empresa.

Vamos a analizar algunas herramientas que podemos utilizar para darnos a conocer en este medio.

A.- Buscadores tipo Google que nos llevan directamente a una página web. Por ello es necesario tener una Web que sea el eje fundamental de la presencia de la empresa en el mundo 2.0. Nuestra web debería ser dinámica y que permita actualizaciones frecuentes por parte del usuario sin tener que depender de diseñadores externos a nuestra empresa o despacho. Así mismo debería tener completa flexibilidad en el diseño de los apartados donde se expongan los servicios propios de la empresa o despacho.

B.- Dominio propio. El tener un dominio propio en Internet permite que nuestros Correos electrónicos identifiquen mejor nuestro negocio y, lo que es mas importante, podamos lograr un posicionamiento natural en los buscadores de Internet por el nombre de nuestra empresa (dominio).

C.- Redes sociales. Estar presente en Facebook y Twitter permite darnos a conocer y estar conectados al mundo de los dispositivos móviles que son el presente de las comunicaciones de las nuevas generaciones y los demandantes de nuevos servicios. 

D.- Canal de noticias. Los despachos y empresas deben de comunicar sus inquietudes, noticias sobre nuevos productos y proyectos a sus clientes y potenciales. Existen diversas herramientas para publicar noticias, pero estando integrada en la web del despacho tendría mayor repercusión y consistencia. Estas noticias se enlazan a su vez a las redes sociales en las que nos hemos dado de alta, logrando un mayor alcance de las mismas.

E.- Portal para clientes. Para acercar a nuestros clientes a nuestra empresa y mejorar la comunicación entre ambos, es necesario abrir un canal privado de comunicación que permita enviarles información y documentación privada sin tener que utilizar el correo electrónico con mensajes encriptados. Es también un ahorro se costes ya que utilizando un portal podemos eliminar el envío de información por correo postal. El acceso de los clientes a la web para utilizar el portal de comunicaciones genera un mayor trafico en internet y con ello se mejora el posicionamiento natural del despacho o empresa en los buscadores.

F.- Generar campañas publicitarias desde la web del despacho reforzará los vínculos con nuestros clientes y permite una mayor fidelización con el mismo.

En la actualidad existen multitud de herramientas que nos permiten realizar las anteriores funciones, pero si logramos una herramienta que reúna todas las anteriores, la formación y el conocimiento que tengamos en la misma será más efectiva y por ende podremos sacarle mayor rendimiento.

Mejorar la gestión del comercio

El comercio tradicional está sujeto a un entorno agresivo y muy dinámico y se enfrenta a grandes retos que son fruto del profundo proceso de modernización al que se ha visto obligado.

¿Cómo competir? El comercio tradicional apuesta por realzar los valores que le distinguen de las grandes organizaciones: el trato cercano al cliente, la vocación de servicio, la especialización y la gestión eficiente del negocio para optimizar el uso de todos los recursos, siendo la tecnología una pieza fundamental para conseguirlo.

La inversión tecnológica en un ERP para la gestión del comercio, no se debe plantear como un simple cambio de la tradicional caja registradora por un bonito ordenador, sino que, debería buscar mejorar el control de otras áreas críticas para el comercio:

• Gestión de compras: La gestión de compras es una tarea que incide directamente sobre la rentabilidad del negocio, por eso se debe prestar una atención especial a esta área y utilizar funciones como un comparativo de precios de compra de artículos por proveedor, o la reposición de artículos en función de los consumos pasados. Por supuesto, sin descuidar el seguimiento del ciclo de compra (pedido-albarán-factura), lo que permitirá automatizar las entradas de mercancía y controlar lo que nos han entregado y si el proveedor respeta o no, las condiciones marcadas.
• Gestión ventas y cajas: Cualquier ERP que se precie, debe disponer de un Terminal Punto de Venta que destaque por ser ágil y seguro. El objetivo primordial de cualquier comercio es vender y por ello es primordial que la aplicación de TPV disponga de opciones de venta y cobro rápido, debe permitir aparcar un tiquet y recuperarlo posteriormente, además resulta imprescindible la gestión de diversos documentos de pago (efectivo, tarjeta, vale…) para que al final del turno o del día, se pueda cuadrar realizando el arqueo correspondiente, es recomendable el denominado “Arqueo a ciegas”, en cual, el usuario declara el importe por cada documento de pago y el TPV emite un informe con las diferencias (si las hubiera). En cuanto a la Seguridad, es muy importante definir los permisos de cada usuario, limitando, por ejemplo, quien puede hacer un descuento al cliente.
• Gestión de stock: Gracias a la mecanización de los documentos de compra y de venta, cada vez que realicemos una venta o una compra, nuestro stock se estará actualizando, de forma que siempre tendremos actualizado nuestras existencias, además se podrán realizar traspasos entre los distintos almacenes/tiendas y realizar inventarios periódicos para detectar desviaciones.
• Estadísticas e informes: Para sacar todo el jugo a la información generada a con el trabajo diario, hay que plasmar en el ERP nuestro Escenario, detallando las empresas, delegaciones y cajas de las que disponemos, de esta forma podremos realizar análisis de la información de cada uno ellos, no solo podremos analizar los arqueos y sus deviaciones, las ventas por hora, las ventas por vendedor o el ABC de artículos vendidos.

Análisis de datos en Excel

Por si todavía hay alguien que no lo sepa, empecemos aclarando qué es Excel:

Excel es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft e integrada dentro del paquete Office. Excel permite trabajar con tablas de datos, bases de datos y gráficos, siendo de gran utilidad en áreas como administración y finanzas.

Gracias a la conexión de Excel con servidores de bases de datos como SQL Server, es posible realizar hojas de cálculo en las que se importan las tablas de facturas de ventas o de compras (por ejemplo) y mediante formulas, realizar todo tipo de sumatorios y operaciones, con el trabajo que ello conlleva y la inversión en horas necesarias cada vez que se quiere realizar dicho informe.

Y ahora es cuando los usuarios de a3ERP Plus pueden respirar y sonreír, porque ellos lo tienen mucho más fácil, sí mucho más fácil puesto que a3ERP Plus incorpora Excel Services.

a3ERP Excel Services es una librería que permite utilizar fórmulas ya integradas en hojas de cálculo Excel. La fórmula interroga directamente a la base de datos de la aplicación y obtiene el resultado.

Con esta herramienta se puede realizar cualquier tipo de informe en Excel. Algunos ejemplos del análisis que permite son:

• Saldos mensuales o anuales: Permite obtener Balances de Situación y Cuentas de Resultados, comparativas entre los distintos períodos, análisis de origen y aplicación de fondo...
• Análisis de cartera: Se pueden obtener distintas previsiones de tesorería y analiza la situación de cash-flow.
• Estadísticas: De venta, compras, artículos y representantes, cruzando la información como se desee y realizando comparativas definidas previamente.
• Consultas libres: Generadas por el propio usuario a través del lenguaje SQL.

Por ejemplo, a3ERP Excel Services incorpora en Excel la función SaldoMes() que calcula el saldo de la cuenta en el ejercicio y mes indicado, en la siguiente imagen se puede ver un ejemplo:

Otra función que me gustaría nombrar es VentasRepEje(), la cual calcula las ventas por representante para el periodo de tiempo especificado, por ejemplo:

=VentasRepEje("Demo S.A."; "2012";"1-3";""; "ZONA='ESTE'")

Esta función obtendrá como resultado las ventas del primer trimestre, de los representantes de la zona este, del ejercicio 2012, en la empresa Demo S.A. ¿Fácil verdad?


Por cierto, no necesitas conocer de memoria la fórmula y separar los campos por punto y coma, etc, etc, el asistente de fórmulas lo hace por tí.

Existe un completo y detallado manual de a3ERP Excel Services que detalla las fórmulas disponibles y ejemplos de uso de cada una de ellas.

Pues bien, este tipo de herramientas, que ahorran tiempo y que simplifican tareas son las que realmente dan valor a un ERP, que al fin al cabo… están para eso, ¿no?


Y para terminar… un ejemplo de lo que se puede hacer con a3ERP Excel Services:

A3Equipo Cloud. Plataforma de RR.HH.

A3 Equipo Cloud

La potencia, seguridad y ahorro que un departamento de RR.HH. necesita.

Es el tiempo de los programas en la "nube", por ello hoy toca presentarles una solución informática que permite afrontar la gestión de los Recursos Humanos de la empresa con garantías de fiabilidad y sobre todo ahorro en costes y máxima información de las variables que determinan el costo salarial de una empresa.

Mucho más que nómina

a3EQUIPO Cloud es una potente plataforma de software modular para la gestión integral del departamento de RR.HH. 

Con el motor de nómina más avanzado y seguro del mercado, a3EQUIPO Cloud posee todos los módulos y servicios necesarios para hacer tu trabajo más fácil y flexible.

La solución Cloud de RR.HH. de A3 Software  permite al director de RR.HH. estar atento a las necesidades de sus empleados sin preocuparte de las actualizaciones de software, mantenimiento de servidor, protección de datos y actualizaciones legales, todo gracias a un soporte tecnológico, 24 h al día, 365 días al año.

Máxima garantía, máxima seguridad

Podemos garantizar la máxima seguridad e integridad de los datos gracias al Data Center de A3Software, uno de los más seguros y modernos de Europa.

Los datos siempre estarán seguros, con a3EQUIPO Cloud tendrás copias de seguridad automáticas y replicadas online en distintas zonas geográficas, navegación segura HTTPS y cifrado de datos.

Ahorro desde el primer día

Con a3EQUIPO Cloud se notará el ahorro desde el primer día ya que no es necesario adquirir una licencia. Además, A3Software se encargará del mantenimiento tecnológico y del servidor, y todo, pagando solo por lo que usas, dependiendo del tamaño de la empresa.

Canarlab se encargará del análisis de la solución más idónea, implantación y formación de los miembros del departamento de RR.HH.

PORQUE SABEMOS DE RR.HH.

• La Plataforma de Servicios 04Servicios ha realizado con éxito cerca de 100 implantaciones del producto A3Equipo con gran satisfacción por parte de los cllientes. 
  
  
  Somos especialistas en ti.

Copias de Seguridad Remotas

La entrada en vigor de la Ley 15/1999 sobre Protección de Datos, nos alerta de  la obligación de proteger los datos de carácter personal incluidos en los ficheros de los programas informáticos que estamos utilizando,  disponer de una COPIA DE SEGURIDAD de respaldo de nuestros datos fuera de la ubicación física de nuestro despacho,  así como a tomar una serie de medidas para su cumplimiento.

Independientemente de que lo exprese una Ley, debemos aplicar el sentido común ... ante una pérdida de información, siempre es más barato y sencillo recuperar los datos desde una copia de seguridad que tener que introducir nuevamente los datos.

Hace unos dias, con las prisas de finalizar el mes e irme de vacaciones, en lugar de calcular las nóminas de Julio, calculé las del mes anterior y se modificaron. La primera idea fue introducir nuevamente las nominas de Junio lo que me hubiese llevado un par de horas, pero caí en la cuenta que diariamente se realiza una copia de seguridad "incremental" de los ficheros más importantes de mi portátil. Sobre la marcha accedí a mi acceso Web de copias de seguridad y ejecuté la "restauración" de la carpeta de nómina ...  el programa solo restauró los cinco ficheros que se habían modificado desde el día anterior y todo quedó solucionado. El tiempo que se tardó en realizar todo este proceso fueron dos minutos ¡¡¡¡¡¡¡. 

¿En qué consiste un servicio de Copias Remotas?

Consiste en enviar a través de Internet una copia de nuestros datos encriptados, es decir, protegidos para que no puedan ser descifrados (solamente el propietario de las claves de encriptación puede tener acceso a los datos), a un Centro de Almacenamiento remoto, que dispone de las máximas medidas de seguridad con vigilancia permanente y acceso de tres niveles de seguridad.

¿Cómo funciona?

Al iniciarse el servicio por primera vez, efectuaremos una copia a través de Internet de la totalidad de los datos de los que se quiera disponer una copia de seguridad en un lugar remoto.
Una vez realizada esta primera copia, se van a enviar tan solo los datos que han sido modificados desde la última copia de seguridad, es decir, la copia incremental. 

La Recuperación de los Datos

El fin último de un sistema de copias remotas es la posibilidad de recuperar la información en caso de desastre: rotura del disco, ejecución de procesos de recálculo erróneos, robo, incendio, inundación, etc. con la mayor celeridad posible.  Vd. mismo debe poder recuperar la última copia de sus datos a través de Internet, de una forma fácil y sencilla. 

Características de un “Sistema Copias Remotas”

Se debe instalar la aplicación cliente de SISTEMA COPIAS REMOTAS en el Servidor Local del cliente y programar los ficheros que hay que copiar y a qué hora se efectuará el proceso de comparación y copia de los mismos para su posterior envío encriptado a través de Internet.

Se tendrán siempre a disposición del cliente, las copias de los últimos quince días.

Todos los datos que se envían vía Internet, son almacenados en un Centro de Datos situado en España, disponiendo de todas las medidas de seguridad necesarias para la salvaguarda de toda la información que se envíe.

Plataforma técnica para un Servicio de Copias de Seguridad Remotas

La plataforma técnica para realizar los servicios de copia de seguridad remota debe estar estar estructurada en dos niveles:

• Servidores de Backup
• Red de alta velocidad y alta disponibilidad para la salvaguarda de información.

El sistema debe permitir una escalabilidad a nivel de servidores y a nivel de almacenamiento en función de la demanda de los clientes. La escalabilidad siempre es online, con lo que el servicio no se degrada ni deja de estar activo en ningún momento.

Características Técnicas del servicio de Copias de Seguridad Remota de Canarlab

• La aplicación de copias de seguridad remotas de Canarlab está diseñada con la más moderna tecnología y es capaz de trabajar tanto en plataformas Microsoft Windows como en plataformas GNU/Linux.
• El sistema de respaldo se programa para que se realice a una hora determinada por el cliente y este último se desentiende de la tarea de la copia de seguridad, ya que el proceso es totalmente automático y transparente para el usuario.
• La realización de las copias de seguridad se basa en la información incremental enviando tan solo los datos que han sido modificados desde la última copia de seguridad. Consiguiendo un uso más eficiente del ancho de banda de Internet.
• Para la recuperación de los datos, se puede recuperar por versiones, es decir, acceder a la última copia o las anteriores. La restauración puede ser tanto online como offline mediante el envío de un DVD a casa del cliente.